Однозадачность

Запишите на бумаге, что вы хотите сделать в следующие три дня. Выберите типичные рабочие дни. Подберите удобный для вас способ фиксации времени, потраченного на каждое дело. Это может быть смартфон, планшет, блокнот и ручка — выбор велик.

Записывайте в течение дня по порядку, что именно вы делаете и сколько времени это занимает. Избегайте мелких деталей. Ваша цель — проверить, на что уходит ваше время!

Ниже приведен пример (если не любите, чтобы кто-то оказывал на вас излишнее влияние, не обращайте на него внимания).

8:30–9:30. Приехал на работу, поприветствовал коллег, сделал себе кофе, почитал электронную почту.

9:30–10:30. Сделал звонок по поводу отраслевой конференции.

10:30–11:30. Просматривал заметки с совещания, работал в интернете.

12:30–14:30. Совещание в департаменте, пустая потеря времени.

14:30–15:15. Встречался со специалистом по компьютерам по поводу удаления вируса.

15:30–15:45. Разговаривал по телефону со школьным психологом по поводу плохих оценок сына.

15:45–16:00. Смотрел в окно, думая, как заставить сына учиться.

16:00–17:00. Ответил на большинство важных писем.

17:00–17:30. Оставил голосовые сообщения людям, которые сегодня уже ушли с работы.

Разумеется, все эти дела я выдумала. Но попробуйте сделать то же самое.

Какой инструмент вы выбрали?

На чем споткнулись?

Какой совет вы можете дать коллеге, который хочет повысить производительность?

Что бы вы сделали иначе завтра?

Всегда помните о полезном, но иногда раздражающем правиле: если перед вами неотложная и пугающая вас задача, старайтесь решать ее как можно раньше, в самом начале дня. Соберитесь! Жизнь — тяжелая штука! Если вы будете откладывать важные и трудные задачи «на потом», они все равно будут висеть над вами дамокловым мечом, не давая сосредоточиться на чем-то другом.

Объединение задач в группы

Можно ли связанные задачи объединить в группы, чтобы время от времени по одному шаблону решать их в течение рабочего дня? Лично я включаю в такие группы прочтение и составление ответов на электронные сообщения, перемещение текущих материалов (газетных и журнальных статей, бумаг на подпись, писем на отправку и т. д.) в другие помещения нашего здания, ответы на звонки и назначение встреч и интервью.

Чтобы использовать эту методику, нужно уметь определять похожие или близкие друг к другу задачи. Сгруппируйте их в связанные сегменты, которыми можно заниматься несколько раз в день, вместо того чтобы отвлекаться на них постоянно.

Методика группирования задач экономит вам время. Вот некоторые рекомендации для ее успешного применения.

Решайте группы задач в те часы, когда вы наиболее работоспособны.

Это может быть от одного до трех раз в день.

Заранее решите, сколько времени вы потратите на решение группы однотипных задач, и придумайте ограничитель, который подскажет вам, когда остановиться.

Избегайте заниматься этими задачами в не запланированное для этого время.

Угрожает ли вашей продуктивности работа с электронной почтой и текстовыми сообщениями на ваших устройствах? Отвлекают ли вас социальные сети от важных задач, нанося ущерб неотложным проектам? Если да, то вам стоит опробовать методику группирования задач. Для начала выделите в своем рабочем дне три 20-минутных отрезка, в которые вы могли бы заниматься электронной почтой. Первый — по прибытии на работу, второй — перед обедом, третий — перед окончанием рабочего дня.

Вижу, вы настроены скептически. Наверное, думаете, что люди ожидают от вас более быстрой реакции на свои послания. Но я же не предлагаю вам отвечать на письма раз в неделю. Трех раз в день вполне достаточно.

Порой цепочки писем в электронной почте становятся неразумно длинными из-за обмена малозначащими фразами. Чтобы сделать их короче и понятнее, лучше использовать следующие короткие примечания:

«Ответа не требуется»;

«Спасибо, на сегодня все»;

«Отвечать только в случае каких-то изменений»;

«С этим может справиться мой коллега, направлять копию мне не нужно»;

«Хорошо. Увидимся»;

«Последующие два часа я буду работать в режиме офлайн»;

«Свяжитесь с моим коллегой, чтобы уточнить детали».

Такая тактика позволяет избежать неожиданных ситуаций. Я, например, даже в те дни, когда поджимают сроки завершения проектов, всегда начинаю день с того, что в одно и то же время просматриваю свои планы на него и читаю почту, накопившуюся с прошлого дня.

Представьте себе, что вас не было в офисе несколько дней и по возвращении на вас обрушивается лавина просьб и требований в форме писем, документов и мерцающих огоньков компьютера. Без паники! У меня есть система именно для таких ситуаций. Это вариант группирования задач, который я называю 1×10×1.