Microsoft Access 2007

В этой главе вы познакомитесь с объектом запрос и его использованием в Microsoft Access 2007; узнаете, какие бывают виды запросов, на практике рассмотрите процесс создания и изменения запросов. В итоге вы научитесь самостоятельно создавать и редактировать запросы для своих нужд.

Запрос – это обращение к данным для получения информации либо выполнения действий над ними. С помощью запросов вы сможете просмотреть, проанализировать, отредактировать данные из одной или нескольких таблиц, отсортировать определенные данные, сделать выборку по желаемым условиям, выполнить запрос из таблиц, который может пригодиться вам для составления форм и отчетов.

Существуют следующие виды запросов:

• к серверу – выборка данных с сервера;

• на выборку – выборка данных из таблиц базы данных;

• на изменение – разрешает изменять данные в таблицах (удалять, обновлять и добавлять записи);

• на автоподстановку – позволяет автоматически заполнить поля для новой записи;

• на создание таблицы – создание новой таблицы на основе данных одной или нескольких существующих таблиц.

Рассмотрев существующие виды запросов, стоит остановиться на запросе на выборку, так как этот вид запроса используется намного чаще, чем другие.

Создание простого запроса

К данным таблиц можно обратиться, затем извлечь их, выполнить какие-либо вычисления – все это осуществляется с помощью запроса на выборку. Та ким способом также можно получить любую информацию о данных, выполнить фильтрацию данных, внести данные в форму или отчет, осуществить автоматизацию управления данными.

В Microsoft Access 2007 существует четыре пути создания запросов:

• с помощью мастера запросов;

• с использованием конструктора запросов;

• в режиме SQL-редактора;

• на основе существующего фильтра.

Далее подробно будет разобран каждый из способов создания запросов.

Создание с помощью мастера

Сейчас вы узнаете, как создать простой запрос в Access 2007 с помощью мастера запросов. Для этого следует выполнить следующее.

1. Откройте желаемую базу данных.

2. Перейдите на вкладку Создание (рис. 5.1).

Рис. 5.1. Вкладка Создание

3. На вкладке приведены группы Таблицы , Формы , Отчеты , Другие . Нажмите кнопку Мастер запросов в группе Другие . Откроется первое окно мастера запросов (рис. 5.2).

Рис. 5.2. Первое окно мастера запросов – создаем новый запрос

4. В появившемся окне предложено четыре варианта создания запросов. Выберите вариант Простой запрос и нажмите кнопку ОК . Откроется следующее окно мастера запросов (рис. 5.3).

Рис. 5.3. В следующем окне мастера следует указать таблицу для запроса

5. Для создания запроса в раскрывающемся списке Таблицы и запросы выберите необходимую таблицу.

148

6. Выбрав таблицу, укажите также нужные поля из списка Доступные поля . Переместите их в список Выбранные поля нажатием кнопки

(рис. 5.4).

Рис. 5.4. Выбранные поля таблицы

7. После переноса полей в правый список нажмите кнопку Далее , на экране появится окно мастера запросов (рис. 5.5).

Рис. 5.5. В этом окне мастера задается имя запроса

8. Вы можете указать название вашего нового запроса в поле Задайте имя запроса . Можете также посмотреть результаты выполнения запроса, установив переключатель в положение Открыть запрос для просмотра данных . После выполнения указанных действий переходите к следующему шагу, нажав кнопку Готово .

9. Мастер запросов завершит свою работу. При этом создастся и сохранится запрос в текущей базе данных. Вы сможете увидеть название вашего нового запроса в области переходов, а выбранные данные – в таблице главного окна (рис. 5.6).

Рис. 5.6. Таблица с выбранными по запросу данными