Microsoft Access 2007

4. При установке флажка Сохранить шаги импорта или Сохранить шаги экспорта появятся поля, в одном из которых вам будет предложено указать файл сохранения (то есть файл спецификации), в другом вы можете ввести некоторые описания, заметки (рис. 4.24). Введите название спецификации и сделайте заметки в соответствующих полях. После выполнения указанных действий нажмите кнопку Закрыть .

Рис. 4.24. Сохранение спецификации

5. Средствами Microsoft Outlook можно автоматизировать запуск спецификации, установив флажок Создать задачу Outlook . При этом создается задача Microsoft Outlook, которая напоминает о выполнении импорта или экспорта. Поэтому автоматизация с помощью Microsoft Outlook проводится в случае регулярного импорта или экспорта. В окне задач Microsoft Outlook вы создадите новую задачу, введя, а затем сохранив определенную информацию.

6. После выполнения указанных операций нажмите кнопку Сохранить импорт или Сохранить экспорт для создания спецификации с определенными параметрами, сохраненной в этой базе данных.

Используя информацию, представленную выше, вы научились создавать спецификации. В следующем разделе вы научитесь их использовать.

Выполнение спецификации

Для запуска сохраненной спецификации импорта или экспорта выполните следующее.

1. Откройте базу данных Microsoft Access 2007 для запуска созданной спецификации. Щелкните кнопкой мыши на вкладке Внешние данные (см. рис. 4.1). Нажмите кнопку Сохраненные операции импорта или Сохраненные операции экспорта для просмотра созданных спецификаций, в результате чего появится окно Задачи управления данными , в котором отобразятся сохраненные спецификации (рис. 4.25).

Рис. 4.25. Окно Задачи управления данными

2. Выберите необходимую спецификацию. Вы также можете изменить название файла сохранения, текст описания и путь к файлу, щелкнув кнопкой мыши на тексте нужного исправления. После этого нужно нажать кнопку Выполнить , чтобы начать выполнение процедуры. Спустя несколько секунд на экране появится сообщение о завершении операции.

3. Нажмите кнопку ОК в появившемся окне с сообщением и кнопку Закрыть в окне Задачи управления данными .

На этом заканчивается знакомство с возможностями импорта и экспорта данных в программе Microsoft Access 2007. Эти операции позволяют обмениваться данными с другими приложениями, а также просто сохранить информацию на жестком диске.

Резюме

В этой главе были рассмотрены операции по импорту и экспорту данных в программе Microsoft Access 2007. Они позволяют передавать данные из Microsoft Access 2007 в другие приложения, а также использовать данные, созданные в других приложениях. Прочитав эту главу, вы научились:

• импортировать данные в Microsoft Access 2007;

• использовать различные форматы данных для импорта в базу данных Access;

• связывать данные;

• экспортировать информацию из Microsoft Access 2007 в некоторые приложения Microsoft Office, указывая различные форматы файлов;

• создавать спецификации при автоматизации импорта и экспорта данных.

Использование импорта и экспорта данных необходимо, если вы работаете не только с одним приложением для хранения и обработки данных. Эти операции позволяют вам обмениваться данными между разными приложениями, что значительно повышает эффективность работы.

Глава 5 Запросы на выборку

Создание простого запроса

Изменение запроса

Сложные запросы

Использование запроса

Резюме