Microsoft Access 2007

Для полей с типом данных Поле МЕМО , Поле объекта OLE , Гиперссылка и Вложение сортировка не поддерживается.

Время сортировки в таблице с большим количеством записей значительно сокращается, если для поля был создан индекс (см. подраздел «Индексирование»).

Если вам необходимо упорядочить записи по значениям нескольких полей, выполните следующие действия.

1. Расположите столбцы друг за другом в той последовательности, в которой будет осуществляться сортировка. Например, если в таблице Клиенты необходимо отсортировать записи по значению поля Рейтинг , а записи с одинаковым рейтингом упорядочить по имени клиента, необходимо поместить столбец Рейтинг непосредственно перед полем Имя .

Для перемещения столбца вначале выделите его, щелкнув кнопкой мыши на его названии, затем повторите операцию, не отпуская кнопку мыши, перетащите столбец в нужное место.

2. Выделите диапазон столбцов для сортировки. Для этого щелкните кнопкой мыши на названии первого столбца, затем нажмите клавишу Shift и, удерживая ее нажатой, щелкните кнопкой мыши на названии последнего столбца.

3. Откройте на ленте вкладку Главная и нажмите кнопку

для сортировки по возрастанию или кнопку

для сортировки по убыванию.

Чтобы созданная сортировка была применена при следующем открытии таблицы, сохраните изменения, нажав сочетание клавиш Ctrl+S .

Далее рассмотрим применение фильтра для отбора записей таблицы.

Фильтрация

Для выборочного отображения записей таблицы служат фильтры. Фильтр содержит условия отбора записей: в результате применения фильтра в таблице отображаются только те записи, которые удовлетворяют условиям, остальные записи скрыты.

В программе Access предусмотрены следующие типы фильтров:

• простой фильтр и фильтр по выделению обеспечивают отбор записей по значениям одного столбца;

• фильтр по форме позволяет отбирать записи по значениям нескольких столбцов;

• расширенный фильтр позволяет использовать сложные условия отбора.

Простой фильтр и фильтр по выделенному легко создать, однако фильтр по форме предоставляет более гибкие возможности отбора записей. Расширенный фильтр имеет много общего с запросом на выборку (см. гл. 5).

Создание фильтров каждого типа будет обсуждаться в последующих подразделах.

Если вы желаете использовать однажды созданный фильтр при следующем открытии таблицы, необходимо разрешить сохранение фильтров. Для этого выполните следующие действия.

1. Перейдите в режим конструктора (кнопка Режим вкладки Главная ).

2. На вкладке Конструктор нажмите кнопку Страница свойств .

3. В появившемся окне свойств таблицы (см. рис. 2.24) щелкните кнопкой мыши на значении свойства Фильтр при загрузке . Нажмите кнопку

справа от значения свойства и выберите из списка значение Да .

4. Сохраните изменения, нажав сочетание клавиш Ctrl+S .

5. Вернитесь в режим таблицы (кнопка Режим вкладки Главная или вкладки Конструктор ).

Теперь, когда для свойства Фильтр при загрузке установлено значение Да , для сохранения фильтра после создания или изменения достаточно нажать сочетание клавиш Ctrl+S . Сохраненный фильтр будет доступен при следующем открытии таблицы.

Для управления фильтрами служит группа команд Сортировка и фильтр вкладки Главная (см. рис. 2.29). Чтобы включить или отключить созданный фильтр, нажмите кнопку Применить фильтр . Чтобы удалить фильтр, нажмите кнопку Дополнительно и в появившемся меню выберите пункт Очистить все фильтры .

Приступим теперь к созданию фильтров. Вначале рассмотрим создание простейших фильтров.

Простой фильтр и фильтр по выделенному

Простой фильтр содержит условие на значение одного столбца. Создание простого фильтра заключается в выборе одного из встроенных критериев отбора (набор критериев зависит от типа данных столбца). В таблице можно применить одновременно несколько простых фильтров, каждый для своего столбца.

Фильтр по выделенному полностью аналогичен простому фильтру и отличается только способом создания.

Если вы хотите создать простой фильтр, выполните следующие действия.

1. Щелкните кнопкой мыши в любой ячейке столбца.

2. На вкладке Главная нажмите кнопку Фильтр . На экране появится окно сортировки и фильтрации (рис. 2.30).

Рис. 2.30. Окно сортировки и фильтрации