Магия таблиц. 100+ приемов ускорения работы в Excel (и немного в Google Таблицах)

Подписи данных — это значения тех или иных точек на диаграмме. Их можно добавить в контекстном меню по правому щелчку на ряде данных — «Добавить подписи данных» (Add Data Labels).

В этом примере мы добавили подписи данных для ряда данных с плановыми значениями.

Это тот случай, когда разместить все подписи не представляется возможным: если мы добавим подписи и для второго ряда данных, они будут перекрывать друг друга, места уже не осталось. Что можно сделать в такой ситуации?

Уменьшить шрифт. Выделите подписи данных, щелкнув на любой из них, и измените шрифт на ленте.

Поменять цену деления у оси. Для этого в формате оси нужно выбрать цену деления, в нашем случае можно выбрать тысячи или десятки тысяч. Теперь подписи будут короче.

У оси появится обозначение «Тысячи», чтобы у тех, кто будет просматривать диаграммы, было понимание, какой масштаб исходных данных.

Еще одно решение — таблица данных.

Таблица данных

Таблица данных позволяет совместить в диаграмме и собственно диаграмму, и таблицу с теми данными, на основе которых она построена.

Особенно полезна таблица данных может быть для диаграмм, расположенных на отдельном листе, ведь в таком случае ячеек рядом с диаграммой быть не может и это единственный вариант совмещения таблицы и диаграммы.

Но таблица данных может быть полезна и для внедренных диаграмм. Она позволяет показать исходные данные под диаграммой, совместить их с легендой, а в метки данных на самой диаграмме вывести еще какой-нибудь показатель.

Заголовки в цвет рядов данных

Есть простое решение, которое может заменить легенду: цветовая индикация в заголовке. Если вынести в заголовок названия ваших рядов данных, то можно выделить каждое слово тем же цветом, какой у соответствующего ряда данных.

Тогда легенду можно удалить: ее функцию теперь выполняет заголовок.

Как это сделать? Достаточно выделить слово (часть заголовка) — например, мышкой — и потом на ленте на вкладке «Главная» поменять цвет шрифта, как если бы вы делали это просто в ячейке. Можно сделать текст полужирным, чтобы цвет считывался лучше.

Ссылка на ячейку из заголовка

Если вы хотите, чтобы в заголовке диаграммы отображалось значение из ячейки, выделите его, введите знак «равно» (=) в строке формул и щелкните на эту ячейку!

Теперь в заголовке будет отображаться то, что в текущий момент отображается в этой ячейке. Если в ней формула, которая пересчитывается (например, в зависимости от других значений или от текущей даты), то и в диаграмме результат вычисления всегда будет актуальный.

Более того, так можно ссылаться не только в заголовке, но и в других объектах диаграммы, например в отдельном ярлыке данных.

Фильтр диаграммы

В Excel 2019 появилась очень полезная опция — фильтр, позволяющий отобразить только часть данных или только некоторые ряды данных на диаграмме. Это третья кнопка рядом с диаграммой — с иконкой фильтра.

В предыдущих версиях можно скрывать строки или столбцы, чтобы данные не отображались на диаграмме.

Если же вам, напротив, нужно отображать данные со скрытых строк и листов (второе может быть особенно актуально, если вы сделали отдельный лист с заготовкой данных для диаграммы, но в остальном этот лист для работы не нужен, и его хочется скрыть), эту опцию можно включить в окне «Выбор источника данных».

ОСНОВНЫЕ ТИПЫ ДИАГРАММ

Выбрать подходящий тип диаграммы — уже половина успеха. К разным данным подходят разные типы диаграмм (круговая диаграмма вряд ли подойдет для анализа динамики какого-то показателя, а график — для отражения структуры).

Основные типы диаграмм, использующиеся чаще всего: круговая, график, линейчатая, гистограмма (столбики).

Для чего подходят эти типы диаграмм? Наиболее простая схема выбора диаграммы — у Джина Желязны, автора книги «Говори на языке диаграмм».

Есть и более сложные схемы для выбора диаграммы в простых и не очень случаях. Например, схема Эндрю Абела (на русском языке она есть в книге «Сделай наглядно» https://bombora.ru/book/66100/).

Круговая диаграмма — базовый вариант для визуализации структуры (доли элементов).

Отмечу, что во многих источниках не рекомендуют использовать круговую диаграмму, если в анализируемой структуре больше пяти-семи элементов: диаграмма становится трудночитаемой.

В таких случаях можно использовать другой тип («Дерево», если есть в вашей версии Excel, или линейчатую — о них ниже) либо построить вторичную круговую (Pie of Pie) или вторичную линейчатую диаграмму (Bar of Pie) — в обоих случаях часть значений переносится на вторую (соответственно круговую или линейчатую) диаграмму, а на основной диаграмме они все становятся одним значением «Другой» (это название можно изменить).

Обратите внимание, что в подписях данных можно выбрать несколько параметров: и имя категории, и значения, и доли. Это можно сделать в боковой панели «Формат подписей данных».