Магия таблиц. 100+ приемов ускорения работы в Excel (и немного в Google Таблицах)

В подавляющем большинстве книг по Excel и визуализации данных авторы сходятся в том, что объем — главное зло в диаграммах: он уже никого не впечатлит из ваших слушателей и читателей, а вот исказить данные вполне может. Используйте двумерные диаграммы, чтобы доносить информацию точно.

Правило пяти секунд

Стремитесь к тому, чтобы читатель вашего отчета/диаграммы мог сразу понять, что имеется в виду и о чем говорит ваша визуализация. Сложность вводит нас в ступор (и к тому же сложность вокруг нас только возрастает во всем), так что иначе вы рискуете потерять вашего читателя. Здорово, если у каждой диаграммы есть один посыл, одна идея, которую вы хотите донести до слушателя, и надписи / элементы / сам макет диаграммы позволяют ее быстро и однозначно считать.

СОЗДАНИЕ ДИАГРАММ В EXCEL

Диаграмма — визуальное представление числовых данных в Excel. Диаграммы бывают внедренными и расположенными на отдельном листе.

Внедренные диаграммы находятся на графическом слое обычного листа Excel — поверх ячеек. Диаграммы можно передвигать (напомню, что с зажатой клавишей Alt диаграммы и другие объекты графического слоя «приклеиваются» к границам ячеек), можно менять их размеры.

Быстро создать внедренную диаграмму можно с помощью клавиш Alt + F1 (Fn +  + F1). Правда, создается с помощью горячих клавиш определенный тип — гистограмма.

Поменять тип существующей диаграммы всегда можно на ленте на вкладке «Конструктор диаграмм».

Диаграммы на отдельном листе занимают целый лист, на котором не может быть других объектов, диаграмм, ячеек. Это может быть удобно в некоторых случаях:

• такую диаграмму проще найти (у нее будет свой ярлык, так как она занимает отдельный лист);

• она не закрывает данные, которые тоже могут быть важны;

• на ней самой лучше видно мелкие детали.

Но все же их используют не так часто: нередко на одном листе для построения отчета нужны и сводная/таблица, и отдельные ячейки с показателями (вычисляемыми формулами), и спарклайны / условное форматирование / внедренные диаграммы.

Можно переместить внедренную диаграмму на отдельный лист, нажав соответствующую кнопку на контекстной вкладке «Конструктор диаграмм»; она появляется, когда вы активируете диаграмму.

Диаграммы можно вставить не только горячими клавишами, но и с помощью соответствующей группы команд на ленте на вкладке «Вставка». Там вы можете выбрать нужный тип диаграммы (напомним, что с помощью горячих клавиш строится только один тип — гистограмма, столбики).

Если в вашей версии доступна опция «Рекомендуемые диаграммы» (Recommended Charts) (она появилась в версии 2013), Excel сразу предложит несколько вариантов, наиболее подходящих для ваших данных.

ЭЛЕМЕНТЫ ДИАГРАММ

У диаграмм довольно много элементов (их набор отличается от типа к типу), их можно удалять и изменять (форматировать).

Чтобы выделить объект, можно щелкнуть на него мышкой.

Кроме того, при выделении диаграммы появляется контекстная вкладка на ленте — «Формат», в ней есть выпадающий список элементов.

Чтобы удалить элемент, нужно нажать Delete либо щелкнуть правой кнопкой мыши и нажать «Удалить» в контекстном меню.

Добавить элементы в диаграмму можно несколькими способами. Если в вашей версии есть кнопки настройки диаграммы (появляющиеся справа от нее), то это самый быстрый способ. Первая кнопка с плюсом — «Элементы диаграммы».

Можно добавить элемент с помощью команды на вкладке «Конструктор диаграмм» (Chart Design), она контекстная и появится при выделении диаграммы.

Рядом есть кнопка для выбора одного из готовых макетов (макет — это готовое сочетание элементов диаграммы).

Вы можете навести мышкой на любой макет и посмотреть, как будет выглядеть ваша диаграмма. Но не факт, что для вашей задачи подойдет хотя бы один из готовых макетов; скорее всего, вам нужно будет его донастраивать, добавляя и меняя элементы диаграммы.

Настроить любой элемент можно с помощью контекстного меню и боковой панели «Формат». Чтобы ее вызвать, нужно дважды щелкнуть на элемент диаграммы, либо щелкнуть правой кнопкой на элемент и нажать «Формат…», либо выбрать команду «Формат выделенного» на ленте инструментов во вкладке «Формат», либо воспользоваться сочетанием клавиш Ctrl + 1.

Некоторые настройки можно изменить не только на панели, но и прямо в контекстном меню, которое появляется при щелчке правой кнопкой мыши на элементе. Например, заливку ряда данных (обратите внимание, что тот элемент, к которому применяются настройки, выделен на диаграмме маркерами).

Настраивать можно не только ряды данных, но и отдельные точки данных. Щелкните сначала на ряд данных, а потом еще раз на точку — и сможете настроить ее отдельно.

Подписи данных