В самом крайнем случае допустимо позвонить в редакцию, чтобы выяснить имя и должность человека, который занимается рукописями данного рода. Такого рода звонки допускаются «редакционным этикетом». В отличие от России, где многие редакции и издательства спокойно относятся к звонкам от авторов, а некоторые их даже поощряют («позвоните нам насчет рукописи недельки через три»), американские и отчасти британские издательства и агентства крайне негативно относятся к подобным звонкам. «Позвонить по поводу рукописи», «напомнить о себе» в лучшем случае бесполезно, а в худшем – может повредить шансам сданной рукописи. Но звонить с целью выяснить правильное имя, должность и (см. ниже) пол редактора – нормально и даже похвально:-).
Если редакция большая, но имена сотрудников не афишируются, следует адресовать письмо на имя главного редактора. Никогда не следует адресовать письма на имя ассистента/помощника редактора или рецензента, несмотря на то, что именно они, скорее всего, и будут заниматься вашим произведением!
В отличие от рукописей (которые ВСЕГДА, за исключением научно-технических работ для специализированных изданий, должны оформляться как Courier 12, через два интервала, выравнивание по левому краю и т. д.) сами письма (включая заявки и синопсисы) должны оформляться не как рукопись, а как деловая переписка: Times New Roman 12 или 10, через один интервал, выравнивание по обоим краям. Действительно, зачем нам Courier или выравнивание по левому краю – ведь они придуманы для того, чтобы легче было рассчитать объем написанного, а считать слова в письме или заявке никто не собирается. И через два интервала тоже незачем писать – ведь никто не будет править наше письмо или синопсис, никто не будет делать пометки между строк.
Как и в случае с титульным листом рукописи, всегда следует поэкспериментировать с расположением текста письма, чтобы выглядело красиво и с достоинством. В отличие от рукописей, заявок и синопсисов, которые всегда подаются только на белой бумаге, деловые письма можно писать на бумаге очень светлых пастельных тонов (особенно слоновой кости и сероватой), можно придумать красивую «шапку» со своим адресом – главное не переборщить. Чем скромнее, тем лучше.
Шапка письма (и в бумажном, и в электронном варианте) будет такая:
Столбиком в левом верхнем углу или по центру ваши контактные данные:
Полное имя по паспорту (не псевдоним!)
Полный почтовый адрес
Телефон обычный и мобильный с указанием кодов
Электронный адрес
Сайт (если есть)
Правило следующее: контактных данных необходимо предоставить как можно больше, чтобы в случае необходимости редакция или агент могли с вами связаться любым образом и как можно скорее.
Затем, пониже вашего обратного адреса, столбиком в правом верхнем углу листа или левом верхнем углу электронного письма ставится:
Имя и должность редактора/агента
Название издательства/агентства
Полный почтовый адрес
Адрес сайта
Электронный адрес (если у данного редактора есть свой отдельный адрес e-mail, привести именно его, а не «общий» адрес издательства).
Затем идет личное обращение.
Например:
В случае, если письмо адресуется редактору-женщине, чье семейное положение автору письма неизвестно, современная политкорректность требует использовать титул Ms. («миз»). Например: Dear Ms. Brown
Бывают сложные случаи – например, когда по имени редактора или агента невозможно определить, дяденька это или тетенька. По закону подлости двуполые имена типа Бобби, Робин или Алекс весьма распространены среди редакторов. В таких случаях придется провести небольшое расследование: поискать в тексте сайта, нет ли где фотографии данного сотрудника, не упоминается ли тот где-нибудь как «он» или «она» и т. п. В особо сложных случаях приходится и погуглить: поискать ссылки с информацией по данному человеку, поспрашивать коллег-авторов на форумах и проч. В крайнем случае (см. выше) позвонить в редакцию. И только в том случае, когда найти эту информацию почему-то оказалось невозможно (а так практически никогда не бывает – почти всегда можно найти в сети интервью с данным редактором/агентом, фотографию или даже отдельный собственный сайт), только тогда можно использовать следующую неуклюжую, грубоватую, но в данном случае извинительную форму обращения, например: