Как успевать все на работе и в жизни

_____________________________

Теперь, вооруженные полезными улыбками, мы переходим к следующему разделу, который посвящен рабочим делам.

Глава 3. Принимаемся за дело!

Теперь, когда мы разобрались с охватывающим нашу душу вихрем эмоций, мы можем спокойно взяться за дела. Этот раздел посвящен работе, и неважно, являетесь ли вы наемным работником или работаете на себя, проблемы в организации времени возникают похожие. Будем решать их вместе!

Правило № 21. Расставляйте приоритеты

Умение расставлять приоритеты правильно поможет эффективно управлять своим распорядком дня. Наблюдения убедили меня в том, что многие хорошо справляются с разделением главного и второстепенного. Небольшой затык может получиться с ранжированием второстепенного. Его же так много! Что делать в первую очередь? Что отложить на потом? В этом может помочь ежедневное планирование.

Очень рекомендую свой рабочий день начинать с составления плана на этот день. Если вы этого не делаете или не делаете регулярно, пренебрегаете такой формой планирования или забываете про нее, то очень советую ее возвести в закон. Ежедневный план держит человека в тонусе, помогает успевать больше, ничего не забывать и нигде не опаздывать.

Создайте файлик «План на сегодня» и начинайте день с того, чтобы перечислить все, что вам надо сделать. Десять-пятнадцать минут на свежую голову – и вы расставили ежедневные приоритеты. Ведь план вы пишете, нумеруя каждую позицию, тем самым автоматически распределяется второстепенное. Что приходит в голову раньше, то и главнее последующего. Какие-то пункты плана определяются временем, в которое надо сделать звонок или провести встречу.

В течение дня обязательно ставьте плюсики в своем плане, как только очередной пункт выполняется. Плюсики, обозначенные графически и подмеченные вашим взором, повышают самооценку. Ставя плюсики, вы автоматом хвалите себя, даже если не отдаете себе в этом отчета. Ваше подсознание работает на вас!

Итак, со второстепенным и главным разобрались. Проблема может возникнуть, если вдруг помимо главного возникает важное. Мы постоянно сталкиваемся с тем, что в одну единицу времени необходимо сделать два необходимых дела. Какое из них главное, а какое еще главнее, то есть важное? Как с этим разобраться?

Порой мы в отчаянии хватаемся за все сразу, а это не приводит ни к чему хорошему. Буратино так вообще норовит делать пять дел одновременно, но в итоге не доделывает ничего. Но ему часто везет: дела отваливаются сами собой. Как выясняется позже, некоторые из них оказываются и неважными, и ненужными. Так бывает!

Но не будем уповать на везение. Я предлагаю вам несколько хитростей, чтобы разрубить гордиев узел, то есть разделить важное и главное.

Мы договоримся, как это делали прежде, что есть главное и что есть важное. Условимся, что главное – это то, что мы делаем каждый день, что мы считаем главным для себя, что стоит первым пунктом в нашем плане. А вот что такое важное?

Важное – это пожар, и его необходимо потушить немедленно, а ради этого приходится отложить главное. Пожары в жизни (тьфу, тьфу, тьфу) случаются нечасто. Могут вообще не случиться, но в работе аварийные ситуации возникают постоянно. Чтобы отличить главное от важного, задавайте себе вопрос: это пожар? Я должна (должен) делать это немедленно? Это действительно важно сию секунду, здесь и теперь?

Очень часто пожарную ситуацию создают начальники. У них все срочно, все немедленно, все прямо сразу, и их подчиненные вынуждены прерывать свои текущие важные и главные дела и бросаться выполнять то, что требует шеф. При этом нередко происходит так, что бывшее секунду назад важным задание вдруг переходит в разряд не только не важного, не только не главного, но и не нужного, а шеф рычит, мечет громы и молнии, и вообще начинается мировая катастрофа.

Мы хватаемся за голову, за сердце, делаем все сразу и в итоге никуда не продвигаемся. От такого переполоха даже у стойкого оловянного солдатика рухнет самооценка! И как быть в таких случаях?

Правило № 22. Не стесняйтесь уточнять и переспрашивать

Переспрашивайте! Уточняйте! Дискутируйте! Поговорка о том, что шеф (режиссер, директор, начальник – нужное подчеркнуть) всегда прав, неверна. Шеф – тоже человек, а каждый человек, даже папа римский, может ошибаться, заблуждаться и путаться. Вы очень поможете своему шефу, если спокойным голосом спросите: «Иван Иванович, я должна (должен) сделать это немедленно? Мне надо отложить в сторону предыдущее поручение?» И не стесняйтесь переспрашивать, добивайтесь вменяемого ответа. Будьте готовы к тому, что шеф может выплеснуть на вас новый шквал эмоций, но он непременно задумается. Если он не ответит вам в первый раз, можно обратиться к нему еще.