Как не «сгореть» на работе, или управление стрессом в условиях многозадачности

С левой стороны пускай останутся дела, выполнение которых требует непосредственного вашего участия, а справа – дела и задачи, которые вы можете перепоручить своим починенным, или решение которых требует взаимодействия с другими людьми. Тогда ваша таблица будет выглядеть следующим образом:

Такой метод является наиболее простым, но довольно эффективным в условиях необходимости быстрого принятия решений относительно того, какой именно задаче отдать предпочтение. Этот метод называется Матрица Эйзенхауэра или квадранты Кови.

В более общем виде матрицу Эйзенхауэра можно представить в следующем виде:

Самое главное следует запомнить, что «важное» довольно сильно отличается от «срочного».

«Важное» приближает намеченную цель, но при этом оно необязательно является «срочным». А вот «срочное», наоборот, требует вашего непосредственного внимания и участия.

Но обратите внимание на то, что «важное» стоит перед «срочное» – это означает, что необязательно выполнять все в спешке, поскольку здесь таится опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и, самое главное, – необязательным.

Еще один метод, который используется при расстановке приоритетов – это метод с помощью АВС-анализа.

Суть данного метода заключается в следующем: с помощью литер А, В, С задачи распределяются на три группы, в соответствии с их значимостью:

А – важнейшие

В – важные

С – несущественные (менее важные)

АВС-анализ основывается на трех закономерностях:

– важнейшие задачи составляют примерно 15 % всего количества дел, и вклад этих задач для достижения целей составляет около 65%

– важные задачи составляют около 20 % общего числа дел, а их значимость также составляет 20%

– менее важные дела составляют приблизительно 65 % со значимостью всего лишь 15%

Как явствует из названия, важнейшими или первоочередными являются задачи, нетерпящие отлагательства – их просто жизненно важно решить, а иначе крах! Второстепенными или важными являются задачи, которые желательно сделать как можно быстрее, но не произойдет ничего страшного, если эти дела будут отложены на день или два.

Главное, не затягивать с их решением, иначе они перейдут в категорию жизненно важных. И последняя категория задач – малозначительные (менее важные) задачи представляют собой задачи, которые надо когда-нибудь решить (оптимально, конечно, если сегодня), но сроки не поджимают, и если сегодня не останется на них времени, то можно их отложить и на завтра, и на послезавтра или вообще на другую неделю, или месяц.

Чтобы понять, как работает АВС-анализ, давайте выполним следующее упражнение.

Составим таблицу, где предусмотрены два специальных столбца: для обозначения приоритетов задачи и для обозначения статуса. Эти столбцы заполняются в ходе работы и обязательно проверяются в конце рабочего дня. Теперь в произвольном порядке записываем в таблицу свои производственные задачи.

Чтобы не путать приоритет задачи с ее порядковым номером, мы будем обозначать приоритетность как А, В, С.

Столбец «статус» служит для того, чтобы было наглядно видно, что происходит с каждой задачей: выполнена ли она, отменена или отложена.

Завершенные дела рекомендуется отмечать знаком «» (галочкой), отмененные – знаком «х» (крестик) и желательно вписывать причину, по которой эта задача была отменена.

Для перенесенных или отложенных дел рекомендуется использовать знак «->» (стрелка) и проставляется дата, когда должна быть выполнена работа.

Такая система помогает более эффективно планировать свою работу и расставлять соответствующие приоритеты.

1.2.2. Как научиться управлять временем?

Успешная работа в офисе зависит не только от вашего умения расставлять приоритеты или ранжировать задачи, но и от правильного распределения времени. Специалисты в области тайм-менеджмента и стресс-менеджмента утверждают, что один из главных врагов современного менеджера – хроническая нехватка времени на выполнение поставленных задач. Потоки информации растут как снежный ком, знания успевают устаревать еще до того, как вы успели их усвоить, и нужно очень быстро двигаться, чтобы не оставаться на месте.

Для того чтобы определить, насколько хорошо вы умеете планировать свое время, вам необходимо ответить на следующие вопросы теста:

Тест. Управление личным временем человека:[1]

Перед вами имеется ряд утверждений. Они касаются некоторых сторон вашей жизни и работы. Прочтите утверждение и выберите один из вариантов ответа, который обозначен соответствующей цифрой:

1. Полностью согласен

2. Согласен

3. Не согласен

4. Абсолютно не согласен

1. Мне постоянно требуется дополнительное время, чтобы закончить свою работу

(1), (2), (3), (4)

2. Я регулярно беру работу на дом

(1), (2), (3), (4)

3. Я готовлю ежедневный перечень дел

(1), (2), (3), (4)