Как использовать перемены себе во благо

1. Дайте ясную и достоверную оценку существующего положения дел в организации. Как мы уже отмечали ранее, первый шаг на пути к проведению изменений – это анализ текущей ситуации. Изучите всю необходимую информацию, включая данные о производстве, затратах, времени для выполнения задач и т. д. Дополните ее результатами тестирования (см. главу 2), чтобы можно было выявить возможные проблемы, их признаки и причины. Когда мы прячем голову в песок в надежде, что все решится само собой, никакие изменения не будут иметь должного эффекта. Если существующая система тормозит дальнейшее развитие организации, это необходимо признать и раскрыть причины сложившегося положения. Только после этого можно предпринимать меры по изменению организационной культуры.

2. Представьте ясное, четкое видение того, какой должна быть ситуация. Покажите руководителям и рядовым участникам предстоящего процесса изменений, как должна выглядеть новая система. Поставленные цели должны быть достижимыми и понятными для всех.

3. Составьте реалистичные планы для каждого этапа проекта. Все участники процесса должны одобрить эти планы и принять обязательства по их выполнению. Поскольку не всегда возможно точно определить, сколько времени займет осуществление того или иного мероприятия, планы должны быть гибкими, чтобы при необходимости их можно было скорректировать. После этого нужно приложить все усилия для достижения поставленных целей.

4. Составьте бюджет для осуществления плана. Проведение изменений, как и любой бизнес-проект, требует определенных затрат. Составление сметы доходов и расходов поможет вам убедиться в прибыльности вашего проекта. Тщательно проанализируйте все возможные затраты.

5. Разработайте отдельную программу, направленную на постоянное информирование сотрудников о ходе проводимых изменений. Поскольку для успешного осуществления проекта важно участие всего персонала организации, а не только ее руководства, весьма эффективным является периодическое составление отчетов о проделанной работе. Это позволит сотрудникам быть в курсе происходящих событий, преобразований и достижений. Кроме того, в таких отчетах может содержаться благодарность и признательность тем работникам, которые достигли особых результатов в своей работе.

Планирование – это прямой путь к вашей цели. Если вы не знаете, куда идете, как вы собираетесь туда попасть?

Бэзил С. Уолш

6. Установите систему измерения прогресса, чтобы отмечать достигнутые успехи. Определите, какая из множества таких систем наиболее соответствует проводимым вашей организацией изменениям, и встройте ее в календарный план проекта.

7. Сделайте процесс изменений непрерывным. Планы крупных преобразований находятся в процессе постоянного развития. Даже когда проект реализован, всегда остается открытым вопрос поиска новых идей, подходов и задач. Успешные планы основаны на постоянном взаимодействии с людьми, что поощряет их выдвигать свои предложения и рекомендации.

Ключ к успеху лежит в нашей способности изменяться, но люди недооценивают эту способность. Не бывает подходящего времени для выполнения сложных задач. Задача лидера заключается в том, чтобы помочь людям раскрыть свой потенциал.

Джон Портер

Увеличьте свои шансы на успех

Поскольку любые преобразования почти всегда вызывают сопротивление у сотрудников организации, мы должны направить все усилия на достижение успеха. Приведенные ниже советы помогут инициировать и успешно осуществить процесс изменений.

1. Создайте в компании команду лидеров. Она должна состоять из представителей всех уровней, а не только руководства. Включайте в нее и неформальных лидеров своих команд.

Практически в каждой организации есть сотрудники, которые не занимают официальных руководящих позиций, но тем не менее играют важную роль в происходящих в их коллективах процессах. Часто это могут быть ветераны, долгое время проработавшие в данной организации, завоевавшие уважение своего руководства и имеющие влияние на мнения и поступки других работников. Если нам удастся завоевать их доверие и абсолютную поддержку, то это во многом повысит наши шансы на успех.