Как 1% усилий помогает сделать 99% работы

Я уже предвижу возражения, что в документах важен не внешний вид, а содержание. Вы правы, но правда и то, что это содержание нужно представить так, чтобы его было легче воспринимать визуально.

Рисунок 1. Единство форматирования

Считается, что зеркальная симметрия особенно важна для ощущения «красоты», «стабильности» и «правдивости». Единство форматирования документа делает его не только более пригодным для чтения, но и повышает доверие к изложенной информации (и одновременно доверие к вам).

Распределяйте пустое пространство и текст в соотношении 3:7

Мне иногда попадаются презентации, в которых пространство слайда плотно заполнено текстом и картинками. Такой дизайн заставляет читателя чувствовать себя подавленным и не располагает читать дальше.

Независимо от размера текста или картинок, примерно треть пространства оставляйте пустой. Не нужно точно вымерять 30 %, достаточно положиться на собственные ощущения. Небольшое пустое пространство значительно меняет впечатление читателя о вашем документе. Например, структура большинства книг подчинена тому же правилу.

Каким бы прекрасным ни было содержание написанного, в документе нет смысла, если никто его не прочитает. Думаю, вы понимаете, что готовить тексты, которые никто не захочет прочитать, бессмысленно.

Рисунок 2. Границы и пустое пространство

Учитывайте траекторию движения глаз читателя

Большинство японцев (да и, наверное, всех людей, кроме жителей Ближнего Востока) при чтении горизонтально написанного текста производят движения глазами сверху вниз и слева направо. Естественно, ваши материалы следует составлять, учитывая эти движения.

В списках, часто используемых в документах, также существует правило, что пункты размещаются сверху вниз и слева направо в порядке важности. Наверное, есть люди, которые стремятся перенести самое важное в конец списка в виде кульминации или которые откладывают все самое вкусное на попозже, но бизнес – это борьба со временем. Всегда помните о том, что ваш документ могут не дочитать из-за занятости или из-за внезапного срочного дела, поэтому определите приоритетность каждого пункта списка и расположите наиболее важные из них выше или левее.

Конечно, иногда бывают причины, чтобы расположить информацию по-другому, но если таких причин нет, то «железное правило» – располагать информацию сверху вниз и слева направо в порядке важности. Даже соблюдая правило «сверху вниз и слева направо», если текст занимает много страниц, может оказаться, что на одной странице пункты расположены сверху вниз, а на другой – слева направо. Правило не должно меняться от страницы к странице. Текст должен иметь одинаковое форматирование не только на одной странице, но и во всем документе.

Также при использовании графиков и диаграмм их оси должны располагаться одинаково. Следите, чтобы не было ситуаций, когда, например, на одной странице хронологический порядок указан по горизонтали, а на другой – по вертикали.

Если у документа нет единого форматирования, вы не только можете запутать читателя, но и заставить его сомневаться в вашей компетентности.

Если у вас нет особых причин отклоняться от общего формата документа, придерживайтесь единства с первой до последней страницы. Всегда помните об этом правиле.

Рисунок 3. Траектория движения глаз и перенос на следующую страницу

Используйте разные прямоугольники с текстом

Есть один секрет при составлении схем. Этот секрет – использование прямоугольников с закругленными краями и обычных прямоугольников для разной информации.

Прямоугольник с закругленными краями: подходит для передачи неточной информации, информации с множеством неутвержденных вопросов.

Обычный прямоугольник: подходит для утвержденных положений и подтвержденной информации.

Посмотрите на пример ниже.

Одна лишь форма прямоугольников абсолютно изменяет впечатление от схемы.

Меняя форму прямоугольников в зависимости от содержания, используйте этот небольшой эффект изменения впечатления и тем самым повышайте уровень доверия к вашему документу.

Рисунок 4. Использование разных прямоугольников с текстом

Используйте цвета стратегически

Так как сейчас широко распространены цветные принтеры и проекторы, все чаще можно создавать не черно-белые, а цветные документы. При использовании цвета небольшие усилия помогут вам добиться больших результатов.

Я хотел бы познакомить вас с тремя техниками.

Используйте холодные и теплые цвета для разных целей

Наверное, всем известен психологический эффект теплых и холодных цветов. И действительно, когда человек видит красный или оранжевый, он становится агрессивнее, поэтому, например, если вы хотите вызвать активные обсуждения, вам лучше подготовить презентацию в теплых тонах. И наоборот, если нужно спокойно рассказать о каком-то вопросе, советую использовать холодные тона.

Используйте неяркие цвета одного тона