Как 1% усилий помогает сделать 99% работы

Ваш электронный почтовый ящик быстро наполняется письмами. Вы откладываете их на потом и не успеваете сделать то, что вас просили, или вообще забываете о просьбе. С вами такое бывает? Некоторые создают специальную папку «Ответить» для писем, на которые не ответили, или помечают их специальным флажком, или помечают как-то еще, чтобы не забыть, но лучший способ – ответить на письмо сразу, как только прочли его. Уверен, вы можете сразу же принять решение по большей части писем. Нет причин откладывать ответ на потом. В ту же минуту, как только получили письмо, соберите все свое внимание и ответьте, порадуйте собеседника быстрой реакцией на просьбу или вопрос.

Тем не менее бывают ситуации, когда вы никак не можете ответить сразу же из-за каких-то срочных дел или горящих сроков. Тогда стоит нажать на кнопку «Ответить» и оставить окно ответа открытым. В этом случае вы не забудете про письмо и сможете ответить, как только появится свободная минутка. Есть только одна ситуация, в которой я в виде исключения советую отвечать на электронное письмо на следующий день.

Это ситуация – написание электронных писем на эмоциях. Недостаток электронной почты в том, что через письмо вы не видите эмоций собеседника и не можете следить за ними, и если возникли противоречия, то их бывает сложно разрешить. Поэтому старайтесь не отправлять слишком эмоциональные письма.

Кроме того, в последнее время люди все чаще работают из дома, не обращая внимания на время, и, бывает, просматривают электронную почту после употребления алкоголя. Такое состояние тоже подпадает под определение «на эмоциях» и может стать причиной разного рода неприятностей. Сохраните написанное письмо и отложите его до следующего дня, затем перечитайте на свежую голову и отправьте, если не нужно его исправлять. Так вы сможете избежать ненужных проблем.

Используйте чаты

Кроме электронной почты, в организациях, стремящихся к высокой эффективности, для непрерывной коммуникации в последнее время все чаще нормой становится использование чатов для решения рабочих вопросов.

Хотя частично это может быть связано с тем, что они сами создали этот чат, но компания IBM на ранней стадии устанавливает его в качестве стандартного ПО на компьютеры всех примерно 400 тысяч сотрудников по всему миру.

Чат – это прекрасный инструмент, одновременно обладающий как преимуществом личного общения и общения по телефону, а именно «мгновенностью», так и преимуществами электронной почты, заключающимися в отсутствии необходимости выбирать место и время, а также сохранении «истории сообщений». В чате вы можете быстро обменяться сообщениями, даже если вы сами или собеседник не можете просто позвонить или поговорить лично, потому что, например, сейчас находитесь в дороге или на совещании, или если собеседник за границей, и потребуется много времени, чтобы узнать его номер телефона.

Здесь важно не начинать разговор с приветствия или уточнения, свободен ли сейчас собеседник, а переходить сразу к делу. На вопрос «Могу я с вами сейчас поговорить?» вам не смогут ответить «Нет», поэтому просто начинайте излагать нужную информацию, предвидя вопросы и возможные ответы собеседника. Например, напишите: «Здравствуйте. Пожалуйста, уточните: мы должны были предложить время следующей встречи до понедельника, верно? Ответьте «да» или «нет». При таком построении вопроса собеседник даже во время совещания сможет написать вам одно слово, и ваша проблема разрешится.

Но не стоит отправлять в чате конфиденциальную информацию, ведь вы не знаете, что в этот момент происходит у собеседника (например, если он на совещании и изображение с экрана выводится на проектор, раскрытие конфиденциальной информации может стать большой проблемой!).

Чаты только начинают завоевывать популярность, но если условия позволяют вам их использовать, непременно проявите инициативу и начните работать с чатом, чтобы еще немного повысить эффективность своей работы.

Глава 4. Секреты написания текстов

Запоминайте образцы структур

Вид документов и презентаций удивительно меняется при небольших изменениях. В этой главе мы познакомимся с незаметными, но значительно влияющими на качество техниками составления материалов.

Опыт и знания позволяют импровизировать. Эта «импровизация» может повлиять на качество материалов, которые вы готовите, и, следовательно, может повысить вашу репутацию. Кстати говоря, в данном случае «импровизация» относится не к самому содержанию, а означает структуру, созданную благодаря переработке текста, направленной на повышение эффективности презентации, с помощью графиков, таблиц, схем, картинок, анимации и пр. Даже одна эффективная структура позволит усовершенствовать ваши презентации и станет мощным оружием.

Хорошие презентации имеют общую структуру. Чтобы расширить свой арсенал структур и повысить способность к импровизации, в первую очередь необходимо просмотреть как можно больше презентаций. При этом обращайте внимание только на один момент: какая техника используется. Не стоит стремиться понять содержание.