Интегрированный тайм-менеджмент

По завершении обсуждения всех запланированных пунктов повестки до присутствующих следует донести методы контроля за их исполнением. Нежелание участников совещания признать, что дальнейшие действия им не совсем ясны, — это классический источник непонимания и проволочек. Посчитать, что всем все понятно, — недостаточно. Председательствующий обязан убедиться, что каждый из участников покидает конференц-зал, точно зная, что ему делать дальше. Секретарь также должен уяснить следующие шаги, поскольку он вносит их в протокол. Желательно, чтобы до конца совещания секретарь огласил дальнейшие действия вслух — этим вы введете в курс всех присутствующих.

Заканчивайте точно в срок. Будет замечательно, если вы сможете завершить совещание несколькими минутами раньше срока; но уж ни в коем случае не позволительно задерживать участников дольше, чем было обещано. Заканчивая вовремя, вы исполняете условия контракта, который распространили в форме повестки дня и который позволил участникам спланировать свой день, исходя из уверенности, что совещание завершится, как и было обещано, ровно в 10.55. А представьте, какое это облегчение для тех присутствующих, которые уже отсидели свое на бесконечных совещаниях! В ваши обязанности входит:

• поблагодарить всех за участие;

• напомнить включить мобильники;

• завершить совещание на мажорной ноте;

• четко объявить о конце совещания, вместо того чтобы просто позволить коллегам разойтись по своим местам.

Протокол должен быть оформлен и распечатан не позднее чем через двадцать четыре часа после совещания — следовательно, секретарю следует запланировать время для этого в своем графике. Это часть финального этапа управления проектами (см. главу 3).

Приглашайте нужных людей и отпускайте по мере необходимости. Разумеется, приглашать на совещания имеет смысл только тех, кто действительно нужен, однако чаще всего среди участников оказываются и лишние. Возможно, причина кроется в традиции приглашать весь коллектив, а возможно — в опасении оскорбить тех, кто не попал в список приглашенных. Тщательный отбор участников — ни в коем случае не проявление своеволия и не упражнение в дипломатии. Напротив, приглашая только тех, чье присутствие необходимо, вы оказываете любезность всем, демонстрируя уважение как к приглашенным, так и к тем, чье время вы в этот раз не отнимаете.

Отсюда вытекает и вопрос: к чему задерживать участников, вопросы которых уже решены? Присутствующим наверняка есть чем заняться за пределами конференц-зала, а значит, лучше их отпускать, как только будет обсужден пункт повестки, имеющий к ним прямое отношение. В совещаниях важна продуктивность, а не время, которое потратили его участники. Кроме того, это поможет оставшимся сконцентрировать внимание на следующем пункте. Не забудьте только обеспечить протоколами всех, включая и ушедших до конца совещания.

Позвольте людям перевести дух. Бывает, что для достижения наибольшей результативности нужно просто снять напряжение хотя бы шуткой. На первый взгляд анекдот — не самая нужная или желательная вещь на серьезном мероприятии, однако помните, что иногда при работе с людьми эмоциональная разрядка — единственный способ решить вопросы, которые в противном случае застопорили бы ход всего собрания или проекта. Подозревая, что необходимость в разрядке возникнет, лучше заранее запланировать на нее время.

НЕСКОЛЬКО СОВЕЩАНИЙ ПОДРЯД: КАК СПРАВИТЬСЯ

Если от вас хоть что-нибудь зависит, избегайте совещаний, следующих одно за другим. Планируйте время на то, чтобы отдышаться, собраться с мыслями, обдумать решения предыдущего совещания и подготовиться к следующему.

Учтите, что отдышаться — значит в буквальном смысле отдышаться, а не хвататься за телефон или мчаться к себе в кабинет (где вы наверняка окунетесь в текущие дела, вместо того чтобы сосредоточиться на предстоящем совещании).

Ваше тело, мозг и душа должны быть максимально свежи и бодры, а для этого нужно дать себе время, чтобы переключиться с одной деятельности на другую, не утратив энергию и способность противостоять дневной нагрузке. Даже если в данный момент время совещаний от вас и не зависит, помните: чтобы изменить привычки человека или группы людей, нужна не одна неделя. С течением времени вы сможете влиять на сроки, организацию и ход совещаний, в которых принимаете участие.

Если уж участие в нескольких совещаниях подряд неизбежно, справьтесь у обоих председательствующих, можно ли вам уйти с первого совещания пораньше и прийти на второе попозже — скажем, к началу обсуждения второго пункта. Гибкость, как мы уже видели, — это сила, а шансы нам предоставляет общение.

БЛАГОПРИЯТНАЯ ОБСТАНОВКА