Интегрированный тайм-менеджмент

В главе 3 мы открыли секрет запоминания имен новых знакомых: не забыть использовать образную ассоциацию, превратив тем самым неконтролируемую деятельность мозга в контролируемую и упреждающую. Попав в ловушку разговора, люди зачастую оказываются жертвами именно такого неконтролируемого момента: они мечтают, чтобы разговор закончился (или вовсе не происходил), но связаны по рукам и ногам нормами вежливости. Чтобы попросить человека оставить вас в покое, требуется немалая сила духа, а по отношению к клиенту, пусть даже невероятно многословному, подобная просьба вообще исключена.

КАК ОГРАНИЧИТЬ СОБЕСЕДНИКА: ЗАЧИН И ФИНАЛ РАЗГОВОРА

Телефонные звонки — прекрасный пример неконтролируемых, убивающих время ситуаций, поскольку разговоры вживую, как правило, протекают спонтанно и длятся куда дольше, чем требуется.

В ваших силах в корне изменить положение, для чего нужно в начале разговора четко обозначить его границы. Попробуйте в качестве зачина произнести такую фразу: «Билл, привет. Страшно рад тебя слышать. У меня есть ровно четыре минуты до начала телеконференции. Чем могу помочь?» Если произнести эту фразу правильно, вы очертите границы разговора, сконцентрируете собеседника и создадите у него благоприятное впечатление. Запомните две ключевые фразы зачина разговора:

• «У меня ровно четыре минуты до...» — информирует собеседника, сколько у него времени на беседу. Считайте эту фразу мини-повесткой дня: «Совещание продлится ровно четыре минуты, так что давайте начнем».

• «Чем могу помочь?» — обеспечивает позитивный тон беседы, демонстрируя вашу готовность помочь собеседнику, насколько позволят рамки разговора.

С приближением обозначенного времени можно воспользоваться похожими, правильно сформулированными фразами, например «Мне пора — телеконференция начинается», чтобы закруглиться с беседой, не обидев абонента (даже если никакой телеконференции у вас в этот день нет).

У некоторых людей возникают сложности с придумыванием подобных полуправд для завершения беседы; если вы из таких людей, воспользуйтесь примерами фраз, которые не лягут слишком тяжелым бременем на вашу совесть и которые вы сможете произнести убедительно:

• У меня через четыре минуты совещание.

• Меня ждет шеф.

• Меня вызывают по параллельной линии.

• Я занят — замещаю коллегу.

• Батарея мобильника садится.

• Клиент на пороге.

• Давай обсудим это через пару деньков — пятница подойдет?

Суть в том, что при огромном ежедневном количестве звонков масса времени расходуется из-за импровизированного характера живых разговоров. Обозначив правила разговора как в начале, так и в конце, используя социально приемлемые оправдания и позитивный тон, вы сможете удержать беседу в разумных и предсказуемых границах. Выгода этого метода очевидна:

• Вы быстрее подбираетесь к теме разговора.

• Вы меньше времени тратите на телефонный разговор.

• Вы не только эффективно используете время, но и сохраняете хорошие отношения с собеседником.

• Во время I-образного планирования вы достигаете большей точности в вычислении предполагаемой занятости на телефоне.

Да-да, конечно: к некоторым звонкам данный метод неприменим — например, если на проводе важный клиент или ваш шеф. Не забывайте о правиле 80:20 из главы 7. Цель не в том, чтобы применить этот метод ко всем без исключения звонкам; однако если вы воспользуетесь им в большинстве случаев, то добьетесь гораздо большего, чем если будете бездействовать.

НЕЖДАННЫЕ ПОСЕТИТЕЛИ

Многие из нас работают в офисах открытого типа, где пространство разделено перегородками. У некоторых и письменный стол один на двоих с коллегой. Вот почему для большинства предметом вожделения является кабинет с дверью. «Закрыв дверь, я хотя бы поработать смог», — объясняют они свое желание. Но оказывается, что у работающих в собственных кабинетах схожие проблемы, поскольку чаще всего дверь оказывается бесполезной по одной или нескольким из следующих причин:

• Коллеги и посетители все равно постоянно заходят в кабинет.

• Сотрудники то и дело подсовывают под дверь служебные записки.

• Сотрудники подсовывают под дверь служебные записки, а затем еще и имейлы отправляют — по поводу оставленного под дверью документа.

• Обладателя кабинета делает беззащитным политика открытых дверей в фирме.

В отношениях с людьми, которые вас постоянно отвлекают, возникает дилемма: как не выглядеть неприступным, при этом не превратившись в вечную жертву грабителей времени. Сохранить равновесие не так просто. Нам ведь хочется выглядеть в глазах окружающих деловитыми, увлеченными и готовыми всегда прийти на помощь, а это желание вынуждает нас ставить интересы коллег выше своих собственных. Мы делаем это не задумываясь — либо из вежливости, либо следуя корпоративному духу. Мы позволяем себе эту слабость, потому что просто не видим иного выхода. Чтобы восстановить справедливость, пора воспользоваться методом «интеллигентного отказа».