Интегрированный тайм-менеджмент

Секретарь ведет протокол совещания. Вносить в протокол все дословно ни к чему, однако записи должны включать следующее:

• ключевые вопросы, которые были рассмотрены;

• кем они были рассмотрены;

• что следует предпринять в связи с рассмотренными вопросами и кому поручить.

Записи в протоколе должны освещать эти три момента для каждого пункта повестки дня, и если секретарю хоть что-то не ясно, он имеет право уточнить все, что нужно, до конца совещания. Если секретарю удобнее использовать ноутбук или наладонный компьютер, то протокол можно оформить и раздать сразу по завершении совещания. Готовый протокол должен содержать также следующую информацию: имя, номер телефона (и/или добавочный номер) и электронный адрес как председателя, так и секретаря совещания — на случай, если у участников возникнет необходимость уточнить какие-то моменты.

ХОД СОВЕЩАНИЯ

Начинайте минута в минуту. Пунктуальность — это знак уважения к людям и их рабочему графику, а также проявление авторитета председателя. Не забудьте назвать время, тем самым подтвердив готовность не выходить за оговоренные временные рамки. Начиная совещание точно в срок, вы создаете позитивный настрой и добавляете веса своему обязательству закончить тоже вовремя. Если среди участников есть гости, такая пунктуальность создаст благоприятное впечатление о вашей фирме. Дожидаться кого-то из вежливости не так выгодно, как начать строго в установленное время.

Если опаздывает президент фирмы (или еще кто-нибудь из руководства), причина наверняка уважительная, однако это все же не основание для того, чтобы оттягивать начало. В случае если опаздывающий должен произнести приветственную речь, время до его появления стоит использовать на обсуждение какого-либо из пунктов повестки дня. В конце концов от вас зависит, организует ли группа собравшихся в одном зале людей продуктивное общение либо пустится в ненужные разглагольствования. Если опаздывающее начальство не входит в число докладчиков и его отсутствие не отразится на ходе встречи, то проще всего объявить о начале и ничего не менять в распорядке. Вспомните еще раз, сколько стоит в долларах время всех людей, собравшихся в конференц-зале и ожидающих начала совещания. А опоздавшего шефа можно ввести в курс событий в любое удобное для него время.

Итак, ровно в назначенное время председательствующий объявляет о начале совещания, а затем:

• представляет участникам ответственного за регламент и секретаря;

• сообщает о том, когда будет сделан перерыв;

• сообщает о том, когда подадут напитки и закуски;

• просит всех собравшихся отключить мобильные телефоны.

«ПРОВОЗГЛАШАЮЩИЕ ТОСТЫ»

Хотите больше узнать об ораторском искусстве, научиться выступать на собраниях и вести их? Посетите местный филиал организации «Провозглашающие тосты». Основанная в 1924 году, эта организация предоставляет помощь в обучении и развитии ораторского мастерства. Адрес ближайшего филиала вы найдете на сайте www.toastmakers.org

Обсуждайте только пункты повестки дня. В ходе совещания председатель должен придерживаться запланированной повестки дня и времени, отведенного на каждый ее пункт. Исключение возможно, лишь если тема конкретного пункта оказалась настолько злободневной, что свернуть ее обсуждение было бы невыгодно. В этом случае, конечно, стоит продолжить разговор — вплоть до пятидесятой минуты совещания. (Не забывайте о принципе Парето: из правила всегда возможны исключения.) Однако прежде чем продолжить, необходимо сообщить о своем решении отступить от повестки дня. Следите за соблюдением регламента, и если выступающий уходит от темы или превышает лимит времени, остановите его дипломатично, но твердо. Напомним еще раз: придерживаться сроков и тематики совещания — значит выказывать уважение к присутствующим.

Обсуждайте каждый вопрос отдельно. Помимо пунктов

повестки и прочих вопросов, которые будут отмечены в протоколе, совещание неизбежно коснется еще каких-то моментов, не имеющих прямого отношения к повестке, но все равно важных. Вынести за скобки — один из способов уделить данным моментам то внимание, которого они заслуживают, не упуская, однако, контроля над ходом совещания. Некоторые менеджеры заранее планируют несколько дополнительных минут в конце совещания именно для обсуждения подобных моментов. Другие откладывают обсуждение до следующего совещания. Какой бы вариант вы ни выбрали — если хотите достичь целей совещания, не позволяйте этим внеочередным вопросам выйти из-под контроля.