Я руководитель отдела

– Порядок процессов. Но не всегда оптимизация идет следом за автоматизацией. Когда-то давно, Отдел кадров сидел с кипой не подписанных работниками документов. Огромное количество времени мы тратили на беготню за работниками или звонки с уговорами приехать для подписания документов (Компания имела несколько офисов по Москве). Трудовые договоры и приказы о приеме обычно были готовы к концу дня, реже – через день-два. Все зависело от подписывающего руководителя.

В результате Отдел кадров начал проводить работника в программе только после того, как он подпишет трудовой договор и приказ. Без проводки в программе новый работник не получал компьютер, рабочее место, ему не подключали необходимые программы, данные о нем не выходили на внутренний Портал, не выдавали пропуск, не платили зарплату. Конечно, это не совсем в рамках закона, ну так и мы при приеме активно предупреждали людей о последствиях отсутствия их подписи на документах. Такой подход способствовал более активному приходу новичков в Отдел кадров. Но часто даже однодневная задержка включения нового работника в процесс вызывала существенное недовольство руководителей подразделений.

Тогда мы предложили нашему руководителю поменять порядок подписания трудовых договоров и приказов о приеме. Первыми стали подписывать работники. Т.е. мы принципиально договорились с руководителем, что его электронное согласование является окончательным. И ни при каком раскладе он не откажется подписать правильно оформленные документы, уже подписанные работником. Такой подход сразу решил кучу проблем без всякой автоматизации. Кандидат приходил на оформление и, при отсутствии «противопоказаний» от Отдела кадров через час-полтора выходил из нашего кабинета полностью оформленным работником. Мы проводили его в программе максимально быстро – сразу после проверки наличия всех необходимых документов. И все остальные подразделения могли параллельно начинать свою часть работы. А главное, и у нас снялась проблема отсутствия подписей, и у руководителей подразделений снялись все претензии.

– Хранение документов. Обычно наибольшую проблему составляет хранение документов, не подписанных работниками. С отпусками, приемами и увольнениями у нас проблема была решена, но вот с дополнительными соглашениями к трудовым договорам, с приказами о работе в выходные дни и т.п. – нет. Мы принципиально хранили такие документы в специальной папке строго по алфавиту. Раз неделю, листая папку, вызывали работников к себе. Но, как я уже говорила ранее, часто работники не слишком торопились к нам. Поэтому пару раз в месяц устраивали выходы в подразделения, а еще договаривались с руководителями, чтобы они сами знакомили своих работников с кадровыми документами. Эта папка хранилась на видном месте, и при увольнении девочки всегда проверяли, что за работником не осталось неподписанных документов.

Поскольку документы по отдельным работникам могли храниться в папке более года, то туда помещали копии приказов, а в оригиналах помещали фразу, что работник поставил ознакомительную подпись на копии, хранящейся в личном деле. Таким образом, приказные папки содержали абсолютно все приказы без исключения.

– Распределение обязанностей. Можно отметить, что распределение обязанностей по направлениям работы также является элементом оптимизации кадровых процессов, позволяющее кадровикам более глубоко погружаться в специфические вопросы. Логика такова – чем меньше видов решаемых вопросов, тем меньше работнику придется тратить время на переключение с одной темы на другую, тем глубже он погрузится в решаемые вопросы и меньше сделает ошибок.

– Рассадка работников. Когда нам позволила площадь кабинета, девочки стали меняться не только участками, но и рабочими местами. Работники, занимающиеся ЦО (прием, увольнение…) и Архивом (справки, копии, ознакомление…), садились за ближайшие ко входу столы, чтобы было удобнее общаться с работниками. Т.е. в начале каждого месяца две дамы из менялись друг с другом местами. Такое физическое движение, к тому же, не позволяло девочкам «врастать» в свои места ненужными вещами, ведь каждый раз, садясь на новое место, девочки полностью опустошали свои тумбы и все лишнее выбрасывали.

– Расстановка техники. Никто не подсчитывал, сколько времени работники тратят на походы к принтерам / копирам / сканерам? А если там еще и очередь? В частности, у нас на шестерых работников (начальник, заместитель и четыре функциональных кадровика) было два принтера / копира / сканера. Сидели рядом с ними ЦО и Архив, имеющие самое большое количество печатных документов. Кстати, наличие двух принтеров позволяло и принимать одновременно по два работка (Архив вставал на помощь ЦО), и делать большое количество копий / сканов по запросам, правда не спасало от очередей. Все-таки, количество бумаги в кадрах зашкаливает.

Недавно в МФЦ увидела настольные индивидуальные сканеры, больше похожие на настольные лампы. Шикарная вещь! Рекомендую.

Обучаем новому – методология

Методология – наверное самое слабое место.