Я руководитель отдела

В такой схеме распределения обязанностей я проработала больше пяти лет. Мой отдел (четыре кадровика, мой заместитель и я) в спокойном режиме обслуживал три тысячи человек. После увольнения (а наша Компания ликвидировалась) девочки все, как одна говорили, что в других Компаниях им не хватает смены деятельности по месяцам и автоматической помощи, которая предусмотрена такой схемой.

В последний год из-за большого количества сокращений по вполне объективным обстоятельствам объем работы на участке Архив увеличился. И мы передали регистрацию кадровых документов моему заместителю, у которого исчезла функция автоматизации. Это я к тому, что не обязательно распределять обязанности именно таким образом, как у меня. Схема достаточно гибкая. Однако, хочу обратить внимание, что цикл в четыре месяца проверен, и он работает. Цикл в пять месяцев и более может оказаться слишком большим. Работникам может понадобиться гораздо больше времени для адаптации на новом участке. К тому же больше шансов, что на участках могут произойти организационные изменения, о которых работник не будет знать.

Автоматизация

Мое отношение к автоматизации достаточно неоднозначно. С одной стороны, увеличивается скорость работы, меньше теряются документы, резко уменьшается количество ошибок. С другой стороны, резко увеличивается интенсивность труда, отсюда и необходимость в перерывах, а главное уменьшается интеллектуальная составляющая работы. В результате, кадровики превращаются в диспетчеров, основная роль которых сводится к аккуратному вводу данных в программу и обработке готовых документов – клеить ляпочки, проставлять печать, ознакамливать работников, раскладывать документы по папкам.

На мой взгляд кадровое делопроизводство очень хорошо автоматизируется. Даже трудовые книжки и листки нетрудоспособности сейчас начинают переходить в электронный вид.

Все, что можно описать «если…, то…» можно автоматизировать. Здесь вопрос не только в профессионализме программиста, который с Вами работает, но и в Вашей собственной способности четко поставить задачу.

Я по жизни часто сталкивалась с коллегами, которые рисовали себе в голове какой-то отчет или схему работы в программе и требовали, чтобы программист сделал им именно так. По разным причинам программист не мог им этого сделать – не хватало опыта, не понимал, что они хотят, в программе не хватало возможностей. Это не важно, почему. Важно то, что коллеги годами ругались с программистами, а их автоматизация буксовала на месте.

Конечно, очень много зависит от программиста, от его знания программы. Поэтому я всегда начинала беседу с ними с разъяснения, что я хочу в конечном виде, почему мне это надо и как я вижу реализацию в программе. В ответ программисты разъясняли мне, какие конкретно вещи программа не позволит доработать, и от них следует отказаться или заменить на другое. Естественно, они не сообщали мне, что им просто не хватает опыта. Но по моему глубокому убеждению, пусть лучше программист сделает мне не всё, но зато то, что он сделает, будет надежно работать. Очень часто программисты предлагали мне конкретные вещи взамен отвергаемых ими.

Что я этим хочу сказать – очень часто мое первичное представление о том, какой должна быть доработка, весьма сильно отличалось от реализованной. Причем, реализованная была куда круче и функциональнее. Как ни крути, а программисты ориентируются в программах гораздо лучше, чем самые продвинутые пользователи.

Для себя все автоматизационные штуки я делила так.

– Внесение данных в печатные формы. Например, в разные периоды мы вносили в печатную форму трудового договора и дополнительного соглашения к нему разные утверждаемые изменения про ненормируемый рабочий день, про моющие средства, про ПОД ФТ, про специальную оценку рабочего места и прочее, и прочее. Для программы это простейшие изменения. На каком-то этапе мы даже настояли, чтобы моему заместителю дали доступ с Конфигуратору 1С ЗУП, и она сама вносила такие изменения в текущем режиме.

– Открытие в карточках (физического лица / должности / подразделения / организации) новых полей для заполнения и включение этих данных в существующие отчеты. Это также несложные доработки. Мы использовали достаточно много нестандартных полей, характерных только для нашей Компании – код ставки, грейд, уровень должности, даты открытия и закрытия должностей и подразделений и т.д. и т.п.

– Разработка отчетов. Для программиста это более сложное задание, потому что с течением времени наши аппетиты росли, и нас совершенно не удовлетворяли стандартные отчеты.