Fast-менеджмент. Управлять – это просто, если знаешь как

Дату и время лучше выбирать так, чтобы не разрывать день на части: сразу с утра, перед обедом, сразу после обеда, в конце дня. Во всех этих случаях экономится время сотрудника на переход к месту совещания: он либо сразу приходит на него из дома или с обеденного перерыва, либо сразу с него идет на обед или домой. Казалось бы, мелочь, но мы экономим при этом как минимум 5-10 минут х количество участников.

Из практики и научных исследований известно, что если человека отвлечь, на то, чтобы снова вернуться в рабочий режим, он тратит дополнительное время. Поэтому производительность работы сотрудников за один продолжительный отрезок времени будет выше, чем если разбить его на два отрезка времени.

Продолжительность совещания в любом случае не должна превышать 1 час. После этого времени сосредоточенность участников на предмете совещания существенно снижается[24], а расходы времени катастрофически растут.

Поэтому чем короче совещание, тем лучше. И в этом вам помогут:

♦ тщательная подготовка (об этом мы поговорим отдельно);

♦ хорошая работа ведущего – он должен вести совещание в темпе и не позволять участникам отвлекаться на обсуждение других тем. Если в процессе проведения совещания всплывут другие важные вопросы, то для их обсуждения лучше назначить отдельные совещания, а ход проведения этого лучше не ломать;

♦ специальные мероприятия – нельзя позволять участникам расслабляться и снижать внимательность. Для этого существует много методов, включая такие экзотические, как замена удобных кресел на жесткие стулья. Короткие совещания вообще рекомендуется проводить стоя.

Какую информацию нужно подготовить для участников совещания

Участникам любого совещания желательно предоставить возможность предварительно ознакомиться с информацией по обсуждаемым вопросам. Это правило обязательно в случае обсуждения вопросов с длинной историей, множеством уже совершенных действий и т. д.

Каждый человек по-разному обрабатывает информацию: одному достаточно просто взглянуть, а другому нужно все прочитать и взять сутки на обдумывание. Поэтому идеальный вариант – когда информация перед совещанием рассылается за день или несколько дней. Тогда участники придут на совещание не просто подготовленными, а с уже заранее сформированными мнениями, которые останется только обсудить.

Какую подготовку должны провести участники совещания до его начала

Во многих случаях нужно требовать от участников, чтобы они тоже провели подготовку к совещанию: собрали информацию, написали отчет о своей работе к отчетному собранию, нашли мнение эксперта к собранию по выработке решения. В таких случаях требования к участникам о том, какую подготовку они должны провести, нужно передать им вместе с другими материалами о совещании (датой, временем, повесткой дня, информацией для участников и т. п.).

Ответственность за сбор материалов от участников до начала совещания возлагается на организатора.

Что должно быть сделано в рамках организации совещания

Чем тщательнее проведена подготовка, тем выше будет результативность совещания и тем меньше затраты времени на его проведение. Поэтому лучше всего составить план подготовки совещания. Для этого можно использовать следующий список вопросов:

♦ конечная цель совещания;

♦ ожидаемый результат;

♦ прогноз продолжительности совещания и как ее можно сократить;

♦ дата, время и место совещания;

♦ кто созывает совещание;

♦ список участников;

♦ распределение ролей среди участников;

♦ какую информацию нужно подготовить и разослать участникам, в том числе описание цели совещания и его повестка;

♦ какую подготовку должны провести сами участники;

♦ какое оборудование и/или материалы нужны для проведения (бумага, ручки, доска или флипчарт с фломастерами, проектор для презентаций, вода для участников и т. п.).

Кроме того, необходимо, чтобы до проведения совещания лидер собрал команду подготовки совещания (ведущего, организатора и секретаря) и четко поставил им задачу на проведение совещания.

Пожалуйста, без фанатизма

В предыдущих разделах был описан полный комплекс задач по подготовке совещания по серьезному вопросу, такому как подведение итогов работы за период (с поощрениями, наказаниями и кадровыми выводами), обсуждение стратегии компании и т. п.

Большинство рабочих вопросов не являются такими масштабными, поэтому не нужно каждый раз фанатично исполнять все описанные процедуры. Единственным обязательным элементом будет выполнение функций лидера, который должен хорошо продумать, зачем он собирает совещание и что будет его конечным результатом. А уже из этого будут вытекать необходимый масштаб подготовки и формат проведения.

Признаки хорошо организованного совещания