Fast-менеджмент. Управлять – это просто, если знаешь как

Обратите внимание: очень часто для того, чтобы найти решение, нужно изменить формулировку задачи.

Изначальная формулировка была «как справляться с множеством дел», что подразумевает «как в условиях ограниченных ресурсов справляться с множеством дел». Поэтому мы подсознательно искали решение, которое позволит нам растянуть наши ограниченные ресурсы на множество дел.

А правильное решение – без потери эффективности сократить список дел в соответствии с имеющимися ресурсами. И оно очевидно – нужно заниматься только важнейшими делами, на которые хватит ваших ресурсов и которые позволят достичь максимальной эффективности.

Задание 8. Только важные дела

1. Среди своих дел на неделю выберите самое важное и сосредоточьтесь на его выполнении в то свободное время, которое вы уже отвоевали себе как руководитель. Не отвлекайтесь на выполнение других дел, пока не выполните это. После того как выполните его, определите следующее важное дело и занимайтесь им.

2. Ведите учет своих выполненных важных дел за каждую неделю: записывайте их в конце каждой недели.

3. Старайтесь увеличивать их еженедельное количество.

4. По итогам месяца составьте график количества выполненных важных дел по неделям. Проанализируйте, насколько ускорилось после этого достижение вами целей.

Как проводить совещания

Среди различных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени поглощают совещания. Вряд ли найдется другой такой вид деятельности, при котором бы напрасно расходовалось столько времени сотрудников, как при проведении совещаний! Ведь чем больше участников, тем дольше это мероприятие. В некоторых компаниях менеджеры до 80 % своего времени проводят на конференциях и совещаниях.

Пример

Однажды, когда я был молодым инженером научно-исследовательской лаборатории, в которой работало менее 50 человек, я как-то подсчитал количество времени, проводимого на плановых совещаниях. Получилось, что на работу у меня оставалось всего около 4 часов в неделю, все остальное время я сидел на совещаниях. Пытаясь как-то исправить ситуацию, я распечатал свое недельное расписание, черным закрасил на нем время совещаний и повесил эту мрачную картину над своим рабочим местом.

Начальник увидел этот документ в мое отсутствие. Говорят, содрал его со стены, черкал, кричал, что это неправда… Но через пару недель после этого количество и продолжительность совещаний он сократил почти в два раза. Только за счет этого мое свободное время руководителя увеличилось почти в пять раз!

Как вы думаете, это произошло случайно?

Можно ли вообще обойтись без совещаний? Наверное, нет: главная задача руководителя – организовывать работу других людей. Для этого нужно обмениваться информацией друг с другом. Совещание – один из удобных способов такого обмена информацией. Поэтому, чтобы сократить расходы времени сотрудников до приемлемого уровня, руководителю нужно:

♦ убедиться, что в данном случае без совещания обойтись совершенно невозможно;

♦ организовать правильную подготовку и проведение совещания.

Существуют целые книги, специально посвященные тому, как правильно готовить и проводить совещание. Мы же выделим только наиболее важные правила, позволяющие сохранить пользу совещаний и при этом сократить расходы времени в разумных пределах.

Рекомендуется созывать совещание, когда:

♦ вы нуждаетесь в информации или совете, которые вам может предоставить только групповое обсуждение;

♦ вы хотите, чтобы команда приняла участие в принятии решения или обсуждении проблемы;