Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

Но не со всеми площадками можно оформить отношения официально: у некоторых владельцев может не быть юрлица, типового договора и просто желания его заключать, они привыкли к устным договоренностям и постоянным клиентам. Как правило, этим грешат хозяева камерных пространств. Тут уже решать вам в каждом отдельном случае.

6. Внесение предоплаты. После этого шага только серьезный форс-мажор может помешать вам провести мероприятие на этой площадке. В договоре у вас прописаны сроки внесения предоплаты и оставшейся суммы. Будьте пунктуальны и внимательны ко всем вопросам, связанным с документами. Это та область, где порядок чрезвычайно важен.

7. Согласования с государственными органами, комитетами, госпожнадзором и так далее. Помните громкие истории отмены больших фестивалей накануне даты проведения? Например, OUTLINE. Вряд ли у широкой общественности будет шанс узнать со 100 %-ной уверенностью, что же там на самом деле произошло. Однако официальная версия заключается в следующем: организаторы не подали вовремя запрос на проведение фестиваля в официальные органы, а именно не согласовали пожарную безопасность территории. Вспоминая «Хромую лошадь», можно сказать, что все, безусловно, правильно. Соблюдайте формальности, даже если вы этого не любите. И (важно!) чем более глобальное и резонансное мероприятие вы задумали, тем больше внимания вам нужно уделить согласованиям и сбору официальных документов и разрешений. Особенно если пространство изначально не предназначено для проведения массовых мероприятий, как в случаях с заброшенными заводами, многими новыми креативными пространствами и т. д.

8. Помните, что иногда за ранний заезд для монтажа, а затем демонтаж и выезд с площадки позже времени, указанного в договоре как непосредственное время проведения мероприятия, придется заплатить отдельно. Все это оговаривается заранее, конечно. В некоторых случаях цены на аренду залов указаны с копейками, и каждые дополнительные полчаса стоят половину стоимости часа. И наоборот: бывает, что накануне вашего большого ивента на площадке ничего не проводится, и вас радушно приглашают заехать на монтаж в любое удобное время и, если надо, монтировать хоть до полуночи.

9. Получите контактный телефон менеджера площадки, который отвечает на все вопросы, взаимодействует с вами и ведет документооборот, предоставляет оборудование и специалистов, предусмотренных договором, присутствует во время мероприятия или оставляет замещающее контактное лицо. Во время события этот человек должен быть постоянно на связи (а не так, как однажды было у нас: когда случились, кажется, все возможные форс-мажоры, наш менеджер просто спал (!) и проснулся аж в 5 вечера – за полтора часа до окончания крупного фестиваля. Мы, конечно, победили все обстоятельства и решили проблемы, но больше ничего не проводим там и никому не рекомендуем).

10. Если вам нужны дополнительные помещения (комната отдыха спикеров, гримерки, комната для организаторов, склад), узнайте, входят ли они в стоимость аренды или их нужно бронировать и оплачивать дополнительно. Если они вам объективно необходимы, то настоятельно рекомендуем заплатить эти деньги, но иметь возможность предоставить всем вашим гостям и участникам комфортное размещение, пространство для отдыха. Мало что ценится так, как искренняя забота.

11. Если вам нужны места для нетворкинга, кофе-брейка, расположения партнерских зон и так далее – заранее продумывайте и бронируйте их. Потому что потом, когда вы поймете, что вам нужен еще «вон тот холл на 80 метров», его уже могут оплатить другие арендаторы, если мы говорим о многозальных мультиформатных пространствах. Или владельцы площадки вдруг сдадут его в аренду кофейне. Или… В общем, продумывайте все, чем раньше – тем лучше.

12. Если нужен гардероб, оговаривайте это заблаговременно. Где-то он является бесплатной опцией при аренде, где-то за него придется доплатить (или, например, гардероб есть, но услуги гардеробщика стоят денег), а где-то он просто не предусмотрен изначально и надо будет приглашать выездной. Еще обязательно уточните, есть ли в гардеробе достаточное количество вешалок и номерков. Потому что на одном из ивентов, куда мы пришли в качестве участников, номерков было в два раза меньше, чем гостей. В итоге мы ходили с куртками в руках (дело было зимой).

13. Договаривайтесь о скидках, если вы регулярно проводите что-то на этой площадке или, например, устраиваете конференцию в отеле, где можно разместить гостей мероприятия. Просите скидку на номера, ее с удовольствием в таких случаях предоставляют.

14. Также советуем узнать, есть ли у площадки возможности для анонсирования вашего ивента – сайт, рассылка, анонсы, соцсети и так далее. Так как в ряде случаев вы взаимно заинтересованы, чтобы как можно больше людей узнало о вашем мероприятии и пришло на него, то вполне вероятно, что администрация площадки с радостью пойдет вам навстречу и поможет с анонсированием события.