Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

Правила работы с партнерами и подрядчиками

В работе мы постоянно сталкиваемся с делегированием части полномочий, ведь невозможно быть везде и сразу, решать разноплановые задачи и являться экспертом во всех областях. Добросовестные и адекватные партнеры – то, о чем все мечтают, но далеко не всегда встречают на практике.

Соблюдение ряда несложных правил при выборе партнера или подрядчика способно сэкономить большое количество ваших нервов, времени, сил и денег. Итак:

1. Все договоренности должны быть оформлены письменно до того, как начался рабочий процесс. Иными словами, все права и обязанности должны быть прописаны в договоре, прочитаны сторонами и скреплены подписями. Случай из практики: владелец предоставил под мероприятие свою площадку бесплатно. Увидев, сколько пришло людей и как здорово все получилось, он передумал и ближе к концу фестиваля предложил нам оплатить помещение, в чем ему было отказано. Ибо не договаривались.

2. План и тайминг работы должны быть составлены с учетом возможностей и условий всех сторон. Эти документы также должны быть подписаны, и их соблюдение должно легко контролироваться.

3. Мониторинг цен и услуг на рынке. Идеальная ситуация – у вас есть подрядчик, проверенный годами и закаленный в боях, дающий вам большие скидки и бонусы и никогда не косячащий. Но в реальности бывает так, что со временем условия и качество услуг, предоставляемые вашим старым партнером, могут перестать быть лучшими и конкурентными. Исследование рынка может дать вам два варианта развития событий: или вы найдете нового партнера, более заинтересованного в вас и предлагающего лучшие условия сотрудничества, или же на основе имеющихся на рынке на данный момент цен и условий сможете получить от нынешнего партнера более выгодное для вас предложение.

4. Не платите ни за что до заключения договора. Особенно это актуально при работе с незнакомым подрядчиком. Вообще никаких денежных отношений до подписания соглашений.

5. Заранее бронируйте время и оборудование, договаривайтесь с людьми. Подрядчик не гадалка, он не может предсказать, сколько, чего и в какой момент вам от него понадобится. Своевременно оформленная заявка гарантирует вам получение всего необходимого. Причем, повторимся, все должно быть оформлено в письменном виде и подписано сторонами. Договоренности на словах ничего не стоят и ничего не гарантируют.

6. Ищите отзывы. И помните, что написать десятки фейковых отзывов о том, какой подрядчик хороший, – вполне реально. Постарайтесь собрать реальные отзывы о компании-подрядчике, желательно среди своих знакомых или коллег.

7. Обязательно получите контакты ЛПР со стороны подрядчика. Если локальный менеджер не может решить ваш срочный вопрос, а промедление смерти подобно – не стесняйтесь звонить вышестоящему звену.

8. Держите документацию в порядке – для каждого подрядчика выделите отдельную папку, в которой в хронологической последовательности будут подшиты все ваши договоры, счета, сметы, акты и так далее. Если возникнут разногласия, благодаря этому нудному бюрократическому процессу вы сможете всегда легко найти любой документ.

9. Платите всем вовремя. Своевременно выполняйте все свои обязательства. И вообще – ведите себя по-человечески. Ваша репутация в деловых кругах складывается из совокупности факторов, и испортить ее можно достаточно легко и быстро. Это, правда, касается всех сторон процесса.

1 0. Требуйте пунктуальности от всех, с кем вы имеете дело. Если подрядчик регулярно опаздывает, переносит сроки и так далее – это может быть поводом для расставания. Опоздания иногда могут быть слишком критичны и стоить вам очень дорого.

Выбор площадки для мероприятия

После того как вы придумали идею мероприятия, прокрутили со всех сторон и приняли решение о ее претворении в жизнь, неминуемо встает вопрос: где провести ваш ивент? Площадка, выбранная с учетом стоящей перед вами задачи, сильно упростит реализацию проекта на месте и избавит вас от многих стрессов и забот. Сейчас есть большой выбор пространств под любой запрос, с разными параметрами и возможностями – нужно только знать, на что обратить внимание при выборе, с какими проблемами можно столкнуться и как их избежать.

Критерии выбора площадки:

• Количество участников. Вам не нужен зал на 500 человек, чтобы провести семинар для 100 участников. Даже если он стоит столько же, сколько и тот, что меньше, – берите последний (который больше отвечает вашим требованиям). Ужасно выглядят мероприятия, где сиротливо стоят 7 рядов стульев, а за ними зияет огромное пустое и неуютное пространство. Даже если вы собрали заявленные 100 человек, по ощущениям (и фотографиям) все равно будет создаваться впечатление, что к вам почти никто не пришел.