Event-маркетинг. Все об организации и продвижении событий

Форс-мажоры на мероприятии

Даже у самого прекрасного, профессионального и опытного организатора, который провел сотни больших и малых ивентов, съел десяток собак на сложных клиентских мероприятиях и может одной левой решить практически все проблемы, бывают ситуации, которые от него никак не зависят. Потому что мы живем в реальном мире, в котором могут подвести все: подрядчики, техника, собственная память. Когда происходит то, что можно назвать емким shit happens, главное – не растеряться, не впасть в состояние паники и не утратить контроль над ситуацией. Что же это может быть?

Форс-мажор – это то, что случилось неожиданно. Нельзя, например, сказать, что у вас форс-мажорно не продались билеты. Плохо продавали, значит. Это не моментальная проблема, а системная ошибка. А вот если:

• отключили электричество. Такое бывает: начиная от того, что просто выбило пробки, и заканчивая блэкаутом во всем районе. Что вам может тут помочь? Стоит заранее узнать, есть ли у площадки, на которой вы проводите мероприятие, резервный генератор, который позволит вам хотя бы вернуть свет в залы. Также обязательно нужно уточнить, будет ли во время проведения вашего мероприятия на площадке дежурный технический специалист, и если нет, то кто отвечает за быстрое реагирование на подобные ситуации. Если вы сам себе организатор или владелец данного места, то вам, конечно, нужно знать телефоны электрика, управляющей компании и аварийных служб. Никогда большое количество информации, даже если она вам не пригодится, не будет лишним. Если срок возвращения света адекватный – придется сидеть и ждать. Предложите гостям воду и что-то перекусить.

• Не работает ноутбук/кликер/проектор. В идеале нужно иметь по дополнительной единице каждого элемента из списка оборудования. Но если взять с собой, допустим, запасной кликер вполне реально, его может заменить беспроводная мышка, то захватить еще один ноутбук или проектор получается далеко не всегда. Как минимизировать риски? Ну, во-первых, если вы арендуете оборудование у площадки, то нужно подробнейшим образом обсудить, когда было его ТО, проверить, как оно работает, увидеть своими глазами, что яркость проектора достаточная, а ноутбук не тормозит столь ужасно, что открывает простую презентацию по 5 минут, а видео вообще не в состоянии воспроизвести. Если в первом приближении все хорошо, то нужно задать вопрос, как все будет налажено, если что-то сломается. Ответ «ну, мы обязательно решим эту проблему, вы не беспокойтесь, да и не возникнет она, скорее всего» не должен вас удовлетворить и успокоить. Узнавайте, кто и как будет этим заниматься, какими средствами и в какие сроки. Вам нужны контакты данного специалиста и уверенность в том, что он окажется на связи. Также стоит иметь под рукой телефоны компаний (внимание: желательно работающих 24/7, такие есть в крупных городах точно), которые готовы в ограниченные сроки привезти вам в аренду оборудование. Да, там может быть заоблачный коэффициент, но в такой ситуации вам важнее репутацию сохранить, чем сэкономить.

• Не приехал спикер (или музыкальная группа, или Снегурочка с Дедом Морозом, или любой другой ключевой участник). Сразу спросим: он у вас один? Или в этот день будет еще несколько? Если это ключевая фигура, то, конечно, большой вопрос, как так получилось. Потому что, во-первых, находиться в постоянном контакте с выступающими – одна из главных задач организатора, а во-вторых, так портить репутацию могут позволить себе считанные единицы. Как такое могло случиться, вы будете выяснять позднее, и иногда бывают вполне реальные ситуации, вследствие которых происходит подобное. Задержка самолета на несколько часов, приступ аппендицита, потеря паспорта… Да мало ли. Вариантов у вас два: вернуть деньги за билеты (не надо сходу обещать провести это мероприятие в другой день, разберитесь сначала, почему такое стало возможным) или предоставить равнозначного спикера или Снегурочку. Да, вероятно, вы понесете серьезные финансовые потери ввиду такого форс-мажора, но запомните: лучше потерять деньги, чем репутацию. Потому что первое зарабатывается легче и быстрее второго. Есть, конечно, еще один вариант: иметь в запасе 1–2 спикеров из числа живущих в городе проведения мероприятия, которым будет удобно приехать и оперативно спасти вас. Но это полумера. Потому что, как вы понимаете, топовые спикеры на такое вряд ли подпишутся, хороших всех вы, по идее, и так позвали, а остальные могут просто не подойти вам по уровню подготовки и качеству информации.