Думай, решай, управляй! Как стать эффективным лидером и оставаться им в кризис

Это важно

В рамках вашей работы необходимо всегда рассматривать оба показателя в совокупности — и действия, и результаты.

Глава 13. Приорити-менеджмент

Об эффективности мы поговорили, результативность обсудили. Поняли, что необходимо оценивать не только результаты, но и способы их достижения. И пришли к выводу, что самое главное — придерживаться золотой середины и не переводить фокус с одного на другое.

Так что же требуется для того, чтобы сотрудник своевременно выполнял поставленные задачи, решал их грамотно, тратил меньше ресурсов и, что очень важно, добивался хороших результатов?

В последнее время стало модно упоминать понятие «тайм-менеджмент». Дословный перевод — «управление временем». Я уже употреблял этот термин в главе 2, но тем не менее глубоко убежден в том, что управлять временем нельзя — это не автомобиль, не лошадь и даже не космический корабль. Такая прерогатива нам не дана, и это надо признать.

Для себя я разработал понятие «приорити-менеджмент» — управление приоритетами (о них мы уже много говорили выше). Напомню: начиная рассматривать задачи подразделения в целом или собственные, мы четко определяем степень важности, или, по-другому, приоритет каждой из них. Мы можем в рамках одного отрезка времени выполнять действия, направленные на достижение одной определенной приоритетной задачи.

Есть хорошая поговорка: «Слона надо есть частями». Но у нее есть продолжение: по кусочку за единицу времени.

Многозадачность

Мы любим говорить «работаем в режиме многозадачности». Что это значит? Вы не можете одновременно слушать музыку, читать книгу, воспитывать ребенка и есть; завязывать шнурки и строгать что-нибудь из дерева. Почему? Потому что фокус будет размыт и толком вы ничего не сделаете.

Логика управления приоритетами лежит в плоскости того, что в единицу времени мы можем выполнять только одну задачу. Единица времени может быть любой — минута, час, день, неделя, месяц, квартал, год. Вы начинаете с того, что расставляете свои задачи по приоритетам, определяете, сколько времени потребуется на выполнение каждой из них, и только потом начинаете работу.

Как это на самом деле работает

Допустим, у вас есть приоритет: реализация товара или услуги вашей компании. Ясно, что приоритет № 1 — это, например, продажа корпоративным клиентам десяти автомобилей. Но очевидно и другое: до того как и для того, чтобы выполнить эту задачу, необходимо решить ряд подзадач, в частности:

1) вы должны провести совещание с сотрудниками и научить их продавать;

2) сотрудники должны найти клиентов и встретиться с ними;

3) и так далее, и тому подобное.

Именно поэтому приоритетная задача разбивается на подзадачи. Каждая из них тоже имеет определенную степень приоритетности. Здесь все зависит от вашего понимания технологических процессов.

Прежде всего мы выстраиваем правильную систему приоритетов. Составляем недельный/месячный график (какому процессу сколько времени будем уделять), затем расписываем эти позиции в своем календаре. Однако в любом планировании есть слабое место: мы всё расписали, но у нас случается форс-мажор — то тот придет, то этот позвонит. Так что необходимо согласовать все приоритеты со своим непосредственным руководителем, со смежниками и с подчиненными.

Каждый ваш коллега должен знать, чем вы занимаетесь в то или иное время, какому приоритету сегодня уделяете внимание, к чему прилагаете усилия и энергию.

Биоритмы

Каждый человек живет по определенным биоритмам. Среди нас есть совы и жаворонки; кому-то комфортнее работать ночью, а кому-то — рано утром, до обеда. Если вы ярко выраженная сова или «махровый» жаворонок, составьте график с учетом собственных биоритмов и наложите на него все свои приоритеты. Главные приоритеты поставьте на самое продуктивное время дня.

Есть также недельные биоритмы. Например, мы с вами знаем, что в понедельник и пятницу лучше всего проводить совещания, заниматься аналитикой или обучением сотрудников. А для переговоров эти дни практически не подходят.

Вторник, среда и четверг — наилучшие дни для встреч. Выбирайте время, когда вы наиболее готовы к обсуждению важных вопросов. Для меня, например, время после 14:00 в части умственной активности неудачное. Я получу результат хуже, чем до обеда, да и эффективность будет более низкой.

Я стараюсь планировать встречи на первую половину дня. Иногда приходится подстраиваться под обстоятельства, но я отдаю себе отчет, что, скорее всего, встреча пройдет не слишком результативно. И либо попытаюсь ее перенести, либо займусь аутотренингом, чтобы все-таки достичь нужного результата.

После 14:00 мой организм лучше справляется с рутинными отлаженными задачами, не требующими дополнительной концентрации и фокусировки. Значит, в это время я буду подписывать документы, изучать почту, отвечать на письма, читать что-то легкое.