Автосервис. Структура и персонал: Практическое пособие

Администратор СТО

Администратор подчиняется непосредственно руководителю службы приемки. На должность администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы от 1 года, или по результату собеседования. На время отсутствия администратора его обязанности исполняет мастер-приемщик.

В своей деятельности администратор руководствуется:

♦ законодательными и нормативными документами, регулирующими вопросы бухгалтерского и налогового учета и отчетности;

♦ методическими материалами по соответствующим вопросам;

♦ приказами, распоряжениями директора, руководителя службы приемки;

♦ настоящей должностной инструкцией;

♦ законом о защите прав потребителей;

♦ правилами деловой этики.

Администратор должен знать:

♦ структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;

♦ постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы по организации учета денежных средств и расчетов;

♦ организацию документооборота;

♦ правила и методы организации обслуживания посетителей;

♦ виды оказываемых услуг;

♦ порядок оформления документов на оказание услуг;

♦ формы ведения отчетностей, введенных на предприятии для данной должности;

♦ порядок документального оформления операций, связанных с движением денежных средств;

♦ современные средства компьютерной (вычислительной) техники и возможности их применения для выполнения учетно-вычислительных работ;

♦ правила внутреннего трудового распорядка;

♦ правила и нормы охраны труда.

Обязанности

Текущая работа. Администратор СТО:

осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий;

консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг;

принимает документы от клиентов, проверяет полномочие лиц на право представления собственника на СТО, наличие сервисной книжки;

выдает клиентам бланк заявки, оформляет разовые пропуска на въезд/выезд автомобиля на территорию СТО.

При закрытии заказ-наряда мастером-приемщиком пробивает кассовый чек, аннулирует его и выдает данный пакет документов клиенту;

принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций;

занимается списанием материальных ценностей, применяемых при ремонте и техобслуживании автомобилей, в базе 1-С;

изучает поступающий товар (цены, наименование); выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя;

немедленно извещает непосредственного руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве, или об ухудшении состояния своего здоровья, в том числе о признаках профессионального заболевания (отравления).

Ведение кассовых операций. Администратор СТО: осуществляет операции по отражению на (в) ККМ всех полученных денежных сумм в соответствии с руководством по эксплуатации для соответствующего типа ККМ;

определяет для каждого клиента общую сумму сделки по показанию индикатора ККМ или с помощью счетного устройства и сообщает клиенту;

получает от клиента денежные средства за оказываемые услуги согласно сумме, указанной в заказ-наряде, с соблюдением следующего порядка:

– четко называет сумму полученных денежных средств и кладет полученные от клиента денежные средства на виду у покупателя отдельно от любых (иных) денежных средств;

– пробивает на ККМ чек;

– называет сумму причитающейся клиенту сдачи, убирает полученные от клиента денежные средства в кассу и выдает клиенту сдачу вместе с чеком (бумажные купюры и разменная монета выдаются администратором одновременно).

В конце смены (при необходимости и в прочих случаях) снимает кассу, сдает полученные от покупателей деньги кассиру предприятия.

Бережно обращается с деньгами (не загрязняет их и не производит каких-либо надписей на бумажных купюрах).

Администратор может выдать деньги по возвращенным покупателями чекам только при наличии на чеке подписи руководителя СТО и только по чеку, выданному в данной кассе в течение 14 дней. Чек, возвращенный покупателем, пришивается в тот же день в кассовый отчет.

Для разрешения спора покупатель имеет право потребовать снятия кассы, о чем администратор обязан уведомить руководителя;

заправляет ККМ контрольной и чековой лентами, записывает показания счетчиков;

ведет контроль своевременного пополнения рабочего запаса контрольной и чековой ленты, сменного картриджа.

Контроль. Администратор СТО:

осуществляет контроль исправности и правильной эксплуатации ККМ;

контролирует работу уборщицы, ведет учет ее служебной загрузки;

контролирует расход материалов, их рациональное использование;

контролирует использование рабочего времени сотрудников службы приемки и ведет табель учета рабочего времени (за прошедший месяц табель сдается не позднее 5 числа текущего месяца).

Соблюдение корпоративных требований. Администратор СТО обязан:

соблюдать принципы делового этикета, внутрифирменные стандарты;

соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, своевременно и качественно выполнять приказы, распоряжения, поручения вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, бережно относиться к имуществу;

контролировать состояние техники безопасности и принимать меры к устранению выявленных недостатков, нарушений правил производственной санитарии, несоблюдения инструкций по охране труда;

при увольнении (расторжении трудового договора) передать товарно-материальные ценности, находящиеся у него на учете, лицу, назначенному директором компании, по акту инвентаризации;

своевременно и точно исполнять распоряжения администрации.

Администратор службы приемки взаимодействует со всеми функциональными подразделениями (отделами) и должностными лицами компании в пределах своей компетенции.