Аудит расчетов с персоналом

Пример.

Работник организации был направлен в служебную командировку с 12 июня 2006 г. по 15 июня 2006 г.

Для исчисления среднего заработка за дни командировки в качестве расчетного периода принимаются 12 календарных месяцев, а именно период с 1 июня 2005 г. по 30 мая 2005 г.

В настоящее время очень часто встречаются командировки в страны СНГ и дальнее зарубежье. И хотя порядок оформления заграничных командировок в целом аналогичен порядку оформления командировок по России, имеются и некоторые особенности, которые мы рассмотрим ниже.

1. Документальное оформление загранкомандировки.

При направлении работника в командировку за рубеж необходимо оформить следующие первичные учетные документы:

1) приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам № Т-9 и форма № Т-9а, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1;

2) служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1;

3) командировочное удостоверение формы № Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1;

4) авансовый отчет по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. № 55.

Однако здесь имеется одна особенность: командировочное удостоверение необходимо оформлять только при командировке сотрудника в страны СНГ. Командировочное удостоверение выписывается по форме № Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1, и должно иметь все соответствующие отметки о времени убытия, прибытия и пребывания в пунктах командировки.

При поездке в страны дальнего зарубежья оформление командировочного удостоверения необязательно, так как подтверждением времени пребывания работника в командировке за рубежом является ксерокопия страниц загранпаспорта с отметками пересечения границы.

Так же как и при командировке по России, после возвращения из загранкомандировки работник обязан не позднее 3 рабочих дней составить и сдать в бухгалтерию организации авансовый отчет АО-1 (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций).

К авансовому отчету сотрудник должен приложить все оправдательные документы, подтверждающие понесенные расходы по командировке, а именно проездные билеты, счета за проживание, ксерокопию загранпаспорта и т. д.

Если к авансовому отчету были приложены документы на иностранном языке, то в соответствии с пунктом 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н, к авансовому отчету должен быть приложен построчный перевод на русский язык.

2. Выдача денежных средств на загранкомандировку.

Согласно статье 167 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных с командировкой.

Однако в отличие от командировки по России денежные средства на загранкомандировку обычно выдаются в иностранной валюте. Приобрести валюту для загранкомандировки организации может как в безналичном порядке, так и за наличный расчет – в обменном пункте.

Раньше покупать наличную валюту в обменных пунктах запрещало Положение ЦБ РФ от 25.06.1997 г.

№ 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов».

Однако в связи с вступлением в силу с 18 июня 2004 г., Федерального закона от 10.12.2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» данное Положение утратило силу.

В соответствии с п. 1 ст. 11 Федерального закона № 173-ФЗ в случае недостаточности денежных средств в иностранной валюте на своих счетах организации-резиденты могут приобретать иностранную валюту через уполномоченные банки.

Следовательно, теперь организация вправе выдать наличные денежные средства своему сотруднику для покупки наличной иностранной валюты на командировочные расходы в обменном пункте. При этом необходимо помнить, что сотрудник организации, направленный в обменный пункт для покупки валюты на командировочные расходы, должен принести бухгалтеру организации справку по форме № 0406007, содержащую сведения, идентифицирующие его личность как покупателя валюты.

Выдача наличной иностранной валюты сотруднику производится в пределах сумм, причитающихся командированному лицу, в соответствии с приказом руководителя организации.

Расчеты с сотрудником организации, получившим наличные денежные средства в иностранной валюте на загранкомандировку, производятся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

3. Выплата суточных и оплата проживания при загранкомандировках.

Все гарантии установлены ст. 166–168 Трудового кодекса РФ, согласно которым при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ при направлении работника в служебную командировку, в том числе и за рубеж, работодатель обязан возмещать работнику следующие расходы:

1) расходы по проезду;

2) расходы по найму жилого помещения;

3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В ходе проверки правильности исчисления суточных при загранкомандировках нужно учитывать некоторые особенности.

Во-первых, согласно Письму Минтруда РФ и Минфина РФ от 17.05.1996 г. № 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу» суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию – по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации.