Антитайм-менеджмент

2. Тип договора – договор поставки.

3. Предмет документа – преобразователи частоты.

4. Сторона договора – компрессорный завод.

Это 4 ассоциации, по которым его можно найти в мгновение ока. Лично мне такого обычно мало. К названию договоров желательно прибавить дату, а при широком штате – и имя ответственного сотрудника. Тогда мы сможем на 90 % приблизиться к тому, чтобы хранить и искать файлы так, как это делает наша память.

Нужно найти договор? С кем? С компрессорным заводом! Открываем «Пуск» (или вызываем Spotlight в Mac OS) и пишем: «договор компрессорный». Обратите внимание, даже не нужно писать полностью! Достаточно двух ключей: что ищем и с кем договор.

Моментально вывалится список всех файлов, в названии которых есть эти слова.

Если их много, уточняем поиск третьим ключом «преобраз» (если можно ошибиться в окончании слова, его лучше опустить). Список документов сократился до нескольких пунктов. И теперь мы уже видим, что из трех договоров с компрессорным заводом на поставку преобразователей частоты нам нужен только тот, что был заключен в марте. Время поиска – 10 секунд (и это еще с запасом).

Обычно возникают вопросы: нужно ли потратить 2 недели, чтобы все файлы, которые уже есть в архиве, переименовать и назвать подробно? Что делать с текущей структурой Архива?

Конечно, нет. Тратить 2 недели – это не для тех, у кого и так мало времени. Переименовать файлы в текущем Архиве – слишком расточительно. Вместо этого можно переименовать папки и подпапки. Увеличьте название папки, чтобы оно полностью отражало суть и содержало хотя бы 3–4 ключа. Папки тоже выводятся при поиске, так что это будет оправданно.

Структуру ломать ни в коем случае не надо. Достаточно просто перенести весь архив со старой структурой в общую папку («Работа» или «Мои документы»), затем подключить к ней синхронизацию с облаком. Больше ничего не нужно. Однако есть оговорка: теперь мы сохраняем документы по-новому.

Каждый новый документ мы сохраняем в общую папку и не тратим время, чтобы встроить файл в старую структуру.

Чтобы оценить преимущество сквозного поиска, полезно потренироваться. Заодно это избавит от страха перед тем, что я рекомендую. Порой бывает непросто свалить в кучу вообще все файлы, независимо от принадлежности и типа. Слишком велика сила привычки в том, чтобы разделить по папкам документы, сканы, аудиозаписи или видео.

Вот простое упражнение: откройте поиск и введите там расширение doc. Компьютер показывает все документы MS Word 2003 и младше. Теперь введите любой ключ, например, «фирменный бланк». Как видите, поиск происходит мгновенно (если включено индексирование, проверьте это в панели управления).

Бывает, что есть несколько файлов с одинаковыми названиями, но разных типов. Например, книга и конспект книги. Книга – в формате epub. Конспект – в виде интеллект-карты. Если я хочу сразу найти конспект, то ввожу ключи по названию и расширению. Это будет выглядеть так: «Прокачай себя mmap».

Аналогично я поступлю, если захочу посмотреть электронные книги, которые есть у меня в компьютере. В поисковой строке я введу epub и сразу увижу все файлы с этим расширением. Обратите внимание! Фактически они могут быть разбросаны где угодно, но поскольку поиск сквозной, он идет по всем уголкам компьютера. Отсюда вопрос: зачем хранить все в одной материнской папке? На него тоже два ответа.

Первый ответ – это удобно для синхронизации с облаком. Например, какой-нибудь сервис типа Google Drive, Dropbox, Яндекс Диск, Microsoft Softcloud или облако от Mail.ru при установке создает одноименную папку. Можно все скинуть в нее и на сервер отправится копия. Потом поставить такой же клиент на другом компьютере, и вуаля – везде одинаковые файлы. Никаких флешек, никаких страхов «а что будет, если я залью ноутбук кофе». Даже в отпуске можно зайти в интернет-кафе и увидеть весь Архив в самом актуальном состоянии. Очень удобно.

Отдельно стоит вопрос безопасности. Не страшно ли хранить документы в облаке? Ответ может звучать так: Dropbox зарабатывает, продавая место на сервере тем, кто хочет хранить там документы, и на сей момент стоит более 11 000 000 000 (одиннадцати миллиардов) долларов. Как вы думаете, он заботится о том, чтобы файлы были в безопасности?

Как обычно, все сводится к тому, чтобы пользователь выбирал защищенный пароль и следовал правилам работы с компьютером. Например, не давал сидеть за ним посторонним и не загружал программы из непроверенных источников. К тому же большой безопасности не гарантируют и защищенная флешка и сервер, который стоит в секретном месте. Но это уже зона ответственности специалистов.