Антитайм-менеджмент

Идем «Работа\Клиенты\Компрессорный завод\договоры». Пролистываем 200 договоров, пару смотрим – не тот. И тут нет! Еще одна попытка: наверное, он в папке по оборудованию? Идем «Работа\Номенклатура\Преобразователи частоты\договоры». Перебираем документы. Находим! Бессмысленно прошло 3 минуты.

Пусть мы ищем 10 документов в день. На каждый тратим в среднем по 3 минуты. Полчаса в день, почти 150 минут в неделю. 450 в месяц. 21 600 минут в год. Это 360 часов рабочего времени на бессмысленные щелчки мышкой.

Пусть время ваших сотрудников стоит 400 рублей в час и их у вас 10. В год вам это стоит 1 440 000 рублей. Один миллион четыреста сорок тысяч рублей за то, как мы привыкли сохранять и искать документы. Не дороговато ли?

Пусть речь идет лично о нас. Допустим, это время мы себе не оплачиваем, а просто тратим на работу. Представьте, что значат 360 часов? Это:

• курс иностранного языка;

• 45 дней по 8 часов, которые мы «прощелкали» мышкой;

• время, которое выброшено из жизни;

• полноценный отпуск (кто жаловался, что на него нет времени?);

• сотни вечеров, которые мы могли бы провести с родными, а не с компьютером;

• еще масса очень и очень ценного.

Как давно вы работаете с компьютером? Сколько лет трудитесь в офисе? Пусть будет пять лет! Не жалко ли 1800 часов впустую? А мы еще сетуем на нехватку времени. Да за 1800 часов можно экспедицию на Марс подготовить!

Кто виноват и что делать?

К счастью, это тот случай, когда не виноват никто. Нас не учили использовать память, как не учили пользоваться компьютером в таких подробностях. В том не было необходимости. Вот мы и сохраняли файлы, как было принято при бумажном документообороте. Курсы компьютерной грамотности до сих пор имеют задания типа «создайте дерево каталогов», где учат делать такие вот папки и подпапки…

Человек мыслит ассоциациями и имеет врожденную потребность к структурированию и систематизации. Мы стараемся объединить вещи в категории, руководствуясь общими признаками, разместить их в папочках и поставить на мысленные полки. В памяти это происходит автоматически. В компьютере так хранить информацию невозможно.

Система папок плоха тем, что, когда документ относится к нескольким темам (как в примере с договором), место, куда его можно сохранить, будет только одно. А вот искать его мы станем по всем папкам, где он может быть. Знания связываются ассоциациями и находятся так же. К счастью, нечто подобное можно организовать и в компьютере, что сделает поиск и хранение файлов невероятно простым и удобным. Как? Мы будем опираться на ассоциативные связи!

Небольшое отступление: вы сможете хранить файлы так, если работаете под Windows 7 или Windows 8.1 и Mac OS последних поколений. Одним словом, нужны операционные системы, в которых есть «сквозной» поиск по всему компьютеру и функция индексирования файлов. Если у вас Windows XP, самое время подумать об обновлении.

Первым делом нужно отказаться от традиционного понимания слова «архив». В нашем случае то, как он выглядит, вообще не важно. Существенны три критерия: мгновенное сохранение, быстрый поиск и безопасность. Последняя достигается синхронизацией с облаком[8] (для удобства и резервного копирования). Это подойдет тем, кто устал от флешки и хочет, чтобы на нескольких компьютерах были одинаковые файлы.

Теперь правило, о котором я обещал рассказать. Для наступления светлого будущего в отдельно взятом компьютере нужно удивительно мало:

• хранить все файлы в одной папке и

• называть их как можно более подробно.

Давайте разбираться с каждым пунктом по очереди.

Вы можете подумать, что под первой рекомендацией я подразумеваю, что надо свалить все в одну кучу. Что ваш нынешний архив, в котором есть стройная система папок, нужно разрушить и все переложить в одну папку, где не будет никакой системы. Конечно, нет.

Мы должны хранить файлы, с которыми работаем, в одной ОБЩЕЙ папке. В том смысле, что у нас не должно быть нескольких, разбросанных по компьютеру, в которых лежат куски работы. В одной – чертежи, в другой – договоры, в третьей – личные данные сотрудников и т. д. Все должно быть в одной папке.

Можно положить все в «Мои документы», включая то, что лежит в «Моих рисунках» и во всех остальных местах. Можно сгрузить все в общую папку «Работа». Неважно. Самое главное – должна быть одна общая материнская папка. Это первое.

Второе. Называть файлы нужно как можно подробнее. Когда я приводил пример с договором, то уже использовал неплохое название. Можно взять его на вооружение: название «Договор на поставку преобразователей частоты с компрессорным заводом» содержит аж 4 ключа:

1. Тип документа – договор.