Антитайм-менеджмент

Знаете ли вы, что доставляет много неудобств и что проще всего ликвидировать? Беспорядок в компьютере. Когда буклет, письмо или документ, который мы анализируем, не требует действий, его нужно отправить в Архив, организованный так, чтобы на поиск не ушло много времени.

На что похожи архивы многих из нас? На свалку. То есть у нас есть место, где хранятся файлы, но вот его состояние оставляет желать лучшего. Часто мы не знаем, где лежит нужный документ. Иногда это действительно проблема: вместо того чтобы работать, мы вынуждены тратить время, блуждая по жесткому диску. «Тут нет… Наверное, на флешке!», 5 минут ищем флешку – и все по новой. Бывает, что и там не находим. «Наверное, он в домашнем компьютере!» – теперь придется звонить домой, чтобы файл выслали электронной почтой (10 минут на то, чтобы объяснить, как файл выглядит и где его найти). Дома никого нет или файл не нашли? Ну что ж, отложим задачу до того, как окажемся дома…

Слово «архив» вызывает образ порядка, библиотеки, где стоят стеллажи, работает пожилой архивариус, который помогает быстро во всем разобраться. У многих и в компьютере есть хранилище файлов, но это не Архив.

Хороший Архив должен соответствовать следующим критериям:

• быстрое сохранение;

• быстрый доступ;

• надежность.

Я редко встречаю пользователей, у которых действительно есть архив. Многие думают: если на компьютере порядок и файлы лежат стройными рядами – это хороший архив. К сожалению, часто приходится наблюдать, как пользователь тратит кучу времени, чтобы сохранить в такой архив нужный файл, а потом его найти.

Если файл нельзя сохранить за секунды (не десятки секунд, а именно секунды) и так же быстро его найти, хранилище нельзя называть Архивом.

Не расстраивайтесь! Чтобы иметь хороший и удобный Архив, в котором ничего не потеряется и все можно быстро найти, не нужно прикладывать усилия. Прежде чем мы продолжим, давайте посмотрим, почему образуются свалки файлов и документов и как они оказываются разбросаны по всему компьютеру. А потом выясним, почему, когда мы стараемся создать стройный Архив, сами изо всех сил тому мешаем.

Чаще всего хаос, в котором ничего не найти, возникает из-за того, что обращение с файлами не имеет никакого принципа. То, что мы скопировали с флешки, скачали из Интернета, создали сами, сохраняется куда попало и под каким угодно именем.

Всему виной самообман. Иногда так хочется сэкономить пару секунд и 5 кликов мышкой и просто бросить файл там, где предлагает программа или где кажется удобнее. Это приведет к тому, что, когда файл понадобится, придется попотеть, чтобы его найти. Иногда поиск будет безрезультатным и придется потратить еще 3 часа на то, чтобы написать документ заново или искать по всему дому флешку, с которой файл был скопирован. Бывает, спустя неделю случайно обнаруживается оригинал, и теперь мы путаемся между версиями – какая актуальна?

Это известная когнитивная ошибка. Мы выбираем крохотный комфорт сейчас, чтобы получить большую боль позже. Если бы мы выбрали маленькую боль сейчас (потратили немного сил, чтобы правильно сохранить файл), то в будущем получили бы большой комфорт (все легко и быстро нашли и не путались бы в копиях).

Хорошая новость в том, что сейчас не нужно выбирать даже маленькую боль. Достаточно пары секунд и 1 клика мышкой, чтобы навести полный порядок в компьютере. Достаточно следовать простому правилу, но о нем позже. Для начала разберемся с представлением о хорошем Архиве.

У многих из нас в компьютере свалка, у многих – относительный порядок, на поддержание которого уходит прилично сил и времени. Как это выглядит? В компьютере создается общая папка. Обычно ее называют «Работа». В ней делаются папки с проектами. Иногда – папки контрагентов. Внутри этих – очередные подпапки: документы, сканы, чертежи, лицензии и т. д.

Чем дольше «живет» система, тем глубже растет. Иногда, чтобы найти нужную папку, приходится идти вглубь на 8–9 уровней. Когда папок становится много, происходит самое интересное: мы начинаем колебаться, куда сохранить файл.

Например, если скачивается «Договор на поставку преобразователей частоты для компрессорного завода», его можно сохранить в папку по этому клиенту. Можно – в папку по оборудованию, на поставку которого составлен договор. Можно – в папку к проекту «Модернизация насосной станции». Куда лучше?

Положим, мы выбрали папку по проекту и сделали в ней подпапку «Договоры». Куда за месяц отправится еще 7 штук. Допустим, через полгода этот же договор нужно найти. Учитывая, что прошло время и все позабылось, как может выглядеть поиск?

Итак, нам нужно найти договор на поставку частотников компрессорному заводу. Ему модернизировали насосную станцию, наверное, можно посмотреть в папке «Оборудование», которая лежит в «Проекты\Компрессорный завод\насосная станция». Гм… там нет! Так, зайдем в папку клиента.