Администратора позовите!

Встреча клиентов, общение, приём входящих и исходящих звонков, ведение таблиц, знание программ Word и Excel, ведение Instagram, умение пользоваться электронной почтой – это и есть делопроизводство в центре. В каждом центре используется своя СРМ система, по которой вы работаете. Это может быть как программа «Беркана», кому-то удобнее 1С, либо ваша другая программа. Навыки работы в таких системах приветствуются, это очень облегчает и помогает в каждодневном использовании. Например, напоминания о поздравлениях с днём рождения детей, подготовке отчётов за месяц или квартал или даже за год. Администратор отвечает за всю документацию, подготовка которой входит в его обязанности: например, запрос напечатать справку о посещаемости центра, объявления, списки канцелярии, списки детей.

Администратор следит за порядком в центре, все ли бахилы на месте, есть ли они в наличии, все ли комнаты готовы к занятиям, все ли лампочки работают, работает ли принтер, оплачен ли телефон, чисто ли в центре, убрались ли педагоги после своих занятий, убралась ли хорошо уборщица. Администратор контролирует наличие канцелярских и хозяйственных товаров в центре. Чтобы не получилось так, что закончилась бумага или плёнка для ламинирования в самый неподходящий момент, нужно в течение месяца собирать информацию от педагогов и записывать в тетрадь или журнал (как вам удобно – делать это в электроном или бумажном виде), создавая список необходимого. И производить закупку канцелярских и хозяйственных товаров заранее. Обычно это должно происходить в начале месяца.

Администратор контактирует с педагогами, и это играет важную роль в работе центра. Взаимодействие должно быть налажено так, чтобы работало как система «единое целое». Здесь не должно быть никаких личных претензий друг к другу – это работа! Продажа абонемента во многом зависит и от педагога. Ваша задача – довести клиента до занятий, а задача педагога – сделать всё возможное, чтобы этот ребёнок остался у вас. Для того чтобы ваша услуга была качественной, всегда контактируем с педагогом – сообщаем количество детей в группе до начала занятия, сколько ожидается новых детей на пробное занятие, кто заболел и не пришёл, кому отправить домашнее задание, делаем фото и видео с занятий, предупреждая педагога. Контактируя с педагогом, вы будете узнавать информацию о курсе, какие темы проходят ребята, чтобы в дальнейшем можно было рассказать родителям. Администратор всегда должен контролировать работу педагогов (пришёл ли вовремя, подготовился ли к занятию, вышел ли к родителям после урока, есть ли необходимость в отмене занятий, нужна ли помощь в подготовке к занятиям – что-то вырезать, приклеить, заламинировать, куда-то позвонить). И если что-то пошло не так, нужно своевременно сообщить управляющему либо руководителю, так как это может повлиять на дальнейший ход работы (если педагог регулярно опаздывает – незамедлительно сообщаем об этом руководству для принятия необходимых мер, не нужно прикрывать и скрывать). Особенно любят опаздывать шахматисты (мужчины) – я это говорю не просто так, а потому что уже убедилась много раз. Они то проспят, то забудут, то в пробке, а это всё сказывается на вашей репутации. Поэтому берём «на контроль».

Администратор в каком-то смысле заменяет ребёнку, который к вам пришёл, и маму, и няню. Нужно проявить свою нежность и заботу. Ведь дети это чувствуют. Многие детишки, придя впервые, боятся зайти в клуб. У кого-то возникает ассоциация с поликлиникой, кто-то просто не может расстаться с мамой (особенно малыши), поэтому администратор должен чем-то заинтересовать малыша, чтобы все страхи у него развеялись. Возможно, стоит сделать игровую зону в холле, чтобы предложить ребёнку игрушку, машинку, раскраску, книжку. Нужно заинтересовать малыша: если понравится ребёнку у вас в центре и это увидит мама – всё, клиент ваш. Так приятно, когда дети не хотят уходить из центра. Это значит, что вы организовали правильный подход и демонстрируете свой профессионализм. Администратор должен быть начеку и смотреть, чтобы ребёнок зашёл на занятия, перешёл в другой кабинет, не вышел на улицу, не ушёл домой один. Вы понимаете, какая ответственность ложится на вас и на центр?

Как ни странно, родители так же, как и дети, требуют к себе внимания. Многие из них – многодетные, они устают дома от рутинных будней, некоторые просто приходят к вам пообщаться, рассказать о своих проблемах и обсудить насущные темы. Для комфорта и безопасности в центрах могут быть установлены камеры видеонаблюдения, чтобы родители и ожидающие видели, как их чадо занимается на уроке. В некоторых центрах предлагают чай или кофе; можно установить книжный уголок, чтобы ожидание ребёнка проходило с пользой и интересом.