Внедрение SAP R/3: Руководство для менеджеров и инженеров

Измерение характеристик работы любого процесса крайне важно, потому что из-за недостатка информации о характеристиках того или иного процесса было бы невозможно отличить радикальный эффект реинжиниринга процессов от обычного, постепенного улучшения в результате применения такой методологии, как Тотальное управление качеством (TQM). Измерение характеристик работы процессов необходимо, потому что:

• они являются основой для оценки эффективности процессов

• они мотивируют дальнейшие прорывы в улучшении процессов, что очень важно для будущей конкурентоспособности.

Измерения процессов, подвергающихся реинжинирингу, должны обладать следующими качествами:

• быть прозрачными

• быть осмысленными

• быть не очень многочисленными

• применяться последовательно и регулярно

• иметь количественное выражение

• проходить с участием персонала, непосредственно задействованного в процессе.

Система SAP поддерживает мониторинг и менеджмент сотен задаваемых пользователем измерений характеристик (Measures of Performances, MOP), которые служат индикаторами качества процессов. МОР могут изменяться в зависимости от условий рынка или по причине смещения акцентов и направленности ранее внедренных измерений. Важности оценки процессов предприятия, работающего на SAP, посвящена глава 20.

Приспособленность к переменам организаций, работающих на SAP

Организации, в которых SAP является движущей силой, обладают фундаментальной способностью управлять изменениями в деловых операциях. Эти изменения могут быть вызваны внешними условиями рынка, или могут быть запланированы и осуществлены по инициативе самой организации. Многие аспекты этой способности уже обсуждались в главе 1, «Предприятие нового тысячелетия». В этом разделе я расскажу о двух характеристиках предприятий, работающих с SAP, которые всего лишь внедрив SAP, добиваются эффекта реинжиниринга бизнес-процессов.

Операции SAP в режиме реального времени делают процессы прозрачными

Транзакции SAP в соответствующих функциональных областях обновляются сразу, будь то инвентаризация, учетные книги, бухгалтерия и т. д. Система SAP ведет к непосредственному реинжинирингу бизнеса с целью устранения всех задержек, отсрочек и минимизации времени, необходимого для обмена информацией между разными функциональными областями. Все записи фиксируются одновременно, чтобы обеспечить полный, согласованный вид всех транзакций; более того, это обеспечивает полную отчетность по управлению, материалам и финансам, что ведет к ясности, прозрачности всех функций системы SAP, и как следствие, самого предприятия.

В традиционных системах, которым не хватало интеграции, и которые ориентировались на пакетный принцип обработки данных, полная, согласованная картина транзакций и данных предприятия была доступна лишь в определенные, достаточно короткие периоды времени — обычно в конце месяца или года. В результате оставалась возможность «разболтанности» различных управленческих функций, что иногда даже приносило ущерб общей функциональности предприятия.

Осуществляя все транзакции в режиме реального времени, SAP минимизирует время, необходимое для реакции на изменения ситуации на рынке и принятия соответствующих мер. Как это ведет к увеличению эффективности работы предприятия, рассматривается в следующем подразделе.

Интеграция операций в SAP ликвидирует необходимость передавать задачи от одного исполнителя к другому.

Интеграция функций и процессов организации, которую обеспечивает SAP, ликвидирует необходимость передавать задачи из одного подразделения в другое. Последнее подразумевает составление и копирование соответствующих документов и передачу их в другое подразделение для обработки. На каждой стадии это порождает необходимость согласований, переговоров, перемещений вверх и вниз по цепочке шагов процесса и т. д. В целом это ведет к увеличению затрат времени и труда, росту накладных расходов, перегрузке путей передачи информации, и, в результате, к увеличению затрат. Интеграция, эта неотъемлемая характеристика SAP, ведет к исключению не прибавляющих ценности процессов и накладных расходов. Уменьшение длительности циклов ведет к тому, что ответственные за решения лица больше не раздувают планы, проекты, заявки и заказы на материалы и закупки, наряды-заказы и т. д. на случай непредвиденных обстоятельств. В целом, SAP помогает компаниям рационализовать расход ресурсов и повысить его эффективность. Однако, трудно дать гарантию того, что организация в порыве борьбы за строгую ответственность и отчетность не составит слишком строгие профили авторизации и прав доступа, что может негативно сказаться на преимуществах, которые дает заложенные в SAP прозрачность, интеграция и интерфейсы для взаимодействия в режиме реального времени.

SAP и управление изменениями