Внедрение SAP R/3: Руководство для менеджеров и инженеров

• Приобретение и плановая установка серверов и терминалов, сетевого и коммуникационного оборудования, программного обеспечения для управления сетью и мониторинга коммуникаций, операционных систем, систем автоматизации офиса, и, наконец, системы SAP R/3.

• Формирование персонала проекта путем перевода или делегирования сотрудников подразделений компании, а также набора новых для комплектации функциональных и технических команд, администраторов ресурсов, команд по обучению и логистике, а также привилегированных и обычных пользователей в целях обучения и повторения курсов непосредственно перед пуском системы.

• Сбор данных из существующих на предприятии систем (или систем ключевых деловых партнеров). Загрузка данных может быть одновременным мероприятием перед непосредственным запуском системы или проходить на регулярной основе в заранее установленные сроки ежемесячно. Сам процесс загрузки данных может проводиться по пакетному принципу, или с помощью интерфейса реального времени, который обновляет данные и осуществляет обмен данными между SAP и другими системами на постоянной основе.

Требования по обучению

Проекты внедрения SAP подразумевают серьезные требования к обучению пользователей, в то время как традиционные проекты обычно администрируются одним централизованным компьютером и подразумевают гораздо меньшее число конечных пользователей. Более того, эти конечные пользователи едва ли участвуют в деловых операциях — как раз наоборот, такой персонал зачастую отвечает всего лишь за ввод в систему данных о транзакциях и другой информации.

Системы ERP в прямом смысле доносят компьютеризацию до рабочих мест непосредственных исполнителей деловых операций. Именно поэтому требования к обучению персонала в рамках проекта SAP столь обширны и могут потребовать участия 10–20 % кадрового состава компании. Обучение SAP может затрагивать три группы:

• Выборочная группа менеджеров — ключевых работников различных департаментов, которые направляются в функциональную команду.

• Группа ключевых пользователей из состава привилегированных пользователей, которым будет доверено полномасштабное тестирование системы и обучение конечных пользователей.

• Остальные пользователи, которые будут использовать систему при выполнении своих повседневных обязанностей. Важная часть стратегии поддержки после внедрения состоит в том, чтобы эта третья группа пользователей обучалась пользователями второй группы.

Обучение управленческой группы персонала будет состоять из общего обзора системы SAP и модулей, имеющих отношение к их работе. Обучение группы ключевых пользователей будет состоять из обзора конкретного модуля или модулей, имеющих отношение к их работе, а также соответствующих важнейших бизнес-процессов. Обучение группы конечных пользователей будет заключаться в изучении только тех бизнес-процессов, которые они будут использовать при выполнении своих повседневных обязанностей.

Управление рисками в проекте SAP

Так как проект SAP — это внедрение стандартного пакета программного обеспечения, связанные с проектом риски отличаются от рисков, традиционно ассоциируемых с внедрением программного обеспечения. Перечень основных рисков, связанных с внедрением традиционного ПО:

• Недостаток ресурсов

• Недостаток ясности, полноты и уверенности в отношении рамок проекта и желаемой функциональности

• Определение и анализ требований

• Эффективный, результативный, но в тоже время достаточно гибкий для будущих изменений системный проект

• Разработка системы на основе этого проекта и ее тестирование для справочных целей

• Обучение различных групп пользователей работе с новой системой

• Взаимодействие с другими приложениями и системами в режиме реального времени

• Загрузка всех необходимых данных в новую систему

• Параллельная работа старой и новой систем

• Переход на другую систему

• Превышение крайних сроков

• Споры относительно обязанностей, ответственности и критериев определения характеристик работы

• Несогласие пользователей, их нежелание принимать участие в проекте

• Сбои в инфраструктуре или программном обеспечении.

В дополнение к вышеперечисленным рискам, проект SAP может столкнуться со следующими факторами риска:

• Определение и анализ требований компании

• Понимание того, что может обеспечить система SAP

• Обнаружение пробелов в функциональности и заострение на них внимания

• Правильная конфигурация системы SAP и корректное осуществление настроек

• Тестирование интеграции системы SAP

• Почти одновременное обучение всех групп пользователей

• Загрузка всех необходимых данных в новую систему

• Быстрое переключение на новую систему без периода параллельной работы.

Риски, связанные с начальным определением и анализом требований к системе, мало чем отличаются от рисков в традиционных проектах. Для предприятий нового тысячелетия особенно важно сокращать сроки внедрения.