Управление вниманием. 4 приема стать продуктивнее, меньше работать и все успевать

На своих собраниях я обычно прошу людей представиться. К этому меня подтолкнула великолепная книга Нэнси Клайн «Время думать», в которой она рассказывает о создании идеальной для слушания и мышления рабочей среды. Такое простое приветствие позволяет каждому высказаться и комфортно себя почувствовать в тот момент, когда внимание остальных направлено на него. Это сплачивает группу и повышает эффективность совещания.

Обычно я задаю три-четыре вопроса:

• Имя.

• Функция (и место работы, если на совещании присутствуют представители нескольких организаций или офисов).

• Причина приглашения.

• Что вам особенно хорошо удается (формулировка этого вопроса довольно расплывчата, что позволяет человеку высказаться в профессиональном или личном плане и почувствовать себя комфортнее).

Я больше всего люблю последний вопрос. Отвечая на него, люди немного раскрываются, идут на определенный риск, чтобы привлечь внимание группы и в дальнейшем общении почувствовать себя увереннее. Это очень важно для продуктивного обсуждения реальных проблем. Многие исследования говорят о благотворном влиянии смеха на процесс принятия решений. Последний вопрос всегда вызывает хотя бы одну улыбку, поскольку люди стараются сказать что-то интересное. Это очень простое, но весьма эффективное средство.

Темп

Председатель совещания управляет темпом. Здесь нужно сохранить баланс: не старайтесь быть слишком жестким и кратким, чтобы сэкономить время. Нередко из-за такой экономии люди просто предпочитают отмолчаться. Они не ощущают своей вовлеченности в процесс принятия решений. И это обязательно отзовется в будущем, когда сотрудники начнут оспаривать обязательства и заявлять, что их мнение не было выслушано. Но в то же время мы собираемся для принятия решений, а не для групповой психотерапии, поэтому стоит следить за тем, чтобы участники придерживались темы и не повторялись. Подумайте, какого рода встреча вам требуется, какого консенсуса вы хотите добиться. Темп совещания должен соответствовать индивидуальному темпу самого медлительного участника. Разумно оцените возможности всех приглашенных и определите, можно ли такого участника опередить.

Легкий дискомфорт = быстрые решения

Легкий дискомфорт может послужить прекрасным катализатором для принятия решений в группе. Когда будете проводить совещание, подумайте об этом. Вот несколько полезных фраз:

• «Понимаю, что все хотят выпить кофе, поэтому давайте быстро решим этот вопрос и двинемся дальше».

• «Я знаю, что здесь слегка жарковато. Как только мы покончим с этим вопросом, я попрошу кого-нибудь заняться кондиционером».

• «Давайте еще пять минут посвятим этому вопросу, и можно будет размять ноги».

Существуют и более экстремальные способы использования легкого дискомфорта с целью сосредоточенного и быстрого принятия решений. Совещание можно провести в необычном месте. Можно даже не предлагать участникам садиться. Стоячие совещания – средство полезное, но не забывайте о напряженности внимания, о чем мы говорили в начале этой главы. Иногда дискомфорт является наилучшим подходом, но порой неудобство значительно снижает способность людей слушать и активно участвовать в обсуждении.

Следование курсу

Во время совещания роль председателя заключается в том, чтобы строго следовать курсу. Решения и действия должны быть понятны и четко определены. Если на вашем совещании каждый участник имеет строго отведенное время для выступления (лично я не считаю такой подход эффективным всегда, он бывает полезен лишь иногда), можно в ходе совещания упоминать о минутах, чтобы окончательно прояснить принятые решения («Хорошо, а теперь давайте сформулируем это за несколько минут»). Согласованная, краткая и ясная формулировка способствует большей концентрации внимания и обеспечивает уверенность в полном и однозначном понимании.

Никто не должен бояться сделать ошибку

Мы привыкли считать ошибки промахами и чем-то однозначно плохим. Но прогресс без ошибок невозможен. Мы должны убеждаться в том, что одно работает, а другое нет. Однажды я услышал от руководителя такие слова: «У меня нет проблем с теми, кто ошибается. Главные мои проблемы возникают с теми, кто не признается в своих ошибках и не хочет их исправлять». Поощряйте эксперименты и инновации и старайтесь сделать их «безопасными».

Все хорошо, что хорошо кончается

Очень важно правильно закончить совещание. Обычно люди лучше всего запоминают последние несколько минут, поэтому вы должны вселить в них ощущение общей цели, гармонии и потока. Объясните, что произойдет дальше, и убедитесь в том, что все хорошо представляют себе следующие шаги – особенно те, которые они должны осуществить сами.

Публично принятые обязательства