Удаленная работа на компьютере: как работать из дома комфортно и эффективно

Работа с документами, расположенными в рабочей области

Документы, расположенные в рабочей области, могут редактироваться сразу несколькими пользователями. При этом, в отличие от проекта «Документы Google», рассмотренного ранее, каждый пользователь видит содержимое только того документа, который открыл. Изменения же, сделанные другими пользователями, не отображаются в редактируемом им документе в режиме реального времени. Эти изменения могут быть добавлены только после того, как другой пользователь, работающий с документом, сохранит его измененную версию в рабочей области. После этого программа, в которой вы в данный момент редактируете документ из рабочей области, сообщит вам о том, что ваша версия не является самой новой, и предложит вам загрузить более новую версию.

Одновременная работа нескольких пользователей над одним документом может привести к различным конфликтам. При обнаружении таких конфликтов программа, в которой вы редактируете документ из рабочей области, спросит у вас, какую именно версию документа нужно оставить (либо нужно объединить изменения, сделанные разными пользователями).

Несмотря на то что сервер SharePoint и продукты Office довольно корректно обрабатывают возникающие конфликты, их желательно избегать. Специально для этого создана специальная форма открытия документа из рабочей области – открытие с извлечением документа. Если вы извлекли документ из рабочей области, то никто другой не сможет работать с ним до тех пор, пока вы не поместите его обратно в рабочую область. Имеется в виду, что другие пользователи не смогут изменять содержимое документа до тех пор, пока вы не поместите излеченный документ в рабочую область. А вот открывать документ в режиме чтения они смогут.

По умолчанию документ, извлеченный из рабочей области, сохраняется в папке Черновики SharePoint (%userprofile%\Document\SharePoint\Черновики SharePoint), однако вы можете самостоятельно определить папку, где будут сохраняться извлеченные документы, либо же выбрать вариант их сохранения на самом веб-сервере SharePoint. Для этого применяется область Параметры автономного редактирования для файлов на сервере управления документами, расположенная на вкладке Сохранить окна Параметры Word (для его открытия нужно нажать Кнопку Office, а в открывшемся меню – кнопку Параметры Word).

Но перейдем непосредственно к рассмотрению способов открытия документа из рабочей области. Мы разберем только два таких способа: при помощи веб-страницы рабочей области и при помощи папки Shared Documents на <имя компьютера с SharePoint>.

Папка Shared Documents на <имя компьютера с SharePoint>. Еще раз напомню, что для открытия документов из рабочей области при помощи папки Shared Documents на <имя компьютера с SharePoint> необходимо использовать пункт Открыть контекстного меню нужного документа.

Если файл, который вы пытаетесь открыть, не был извлечен другим пользователем, то его открытие из рабочей области не будет ничем отличаться от открытия обычного файла. В противном случае перед вами отобразится окно с предложением либо открыть файл только для чтения, либо создать локальную копию файла и внести изменения в него из рабочей области позже, либо уведомить вас, когда файл будет доступен.

По умолчанию файл, открытый таким способом, из рабочей области не извлекается. Однако вы можете извлечь его из рабочей области самостоятельно. Для этого достаточно воспользоваться пунктом Сервер ► Извлечь кнопки Microsoft Office (рис. 3.18).

Рассмотрим назначение других пунктов списка Сервер.

○ Вернуть – появляется только после извлечения документа из рабочей области и предназначен для возвращения измененного документа в рабочую область. Вы можете и не пользоваться этим пунктом – как только вы попытаетесь закрыть извлеченный из рабочей области документ, программа сама предложит вам вернуть его в рабочую область.

○ Отменить извлечение – также появляется только после извлечения документа из рабочей области. С его помощью вы можете вернуть в рабочую область извлеченный документ без тех изменений, которые вы сделали после его извлечения из рабочей области.

○ Просмотреть журнал версий – веб-сервер SharePoint следит за версиями документов рабочей области, предоставляя вам возможность просматривать список всех версий документа, а также позволяя их между собой сравнивать и открывать любую из доступных версий документов. Все это делается при помощи данного пункта.

Рис. 3.18. Команды для работы с документами из рабочей области