Часто руководители сами слишком заняты и перегружены и не осознают, какой объем работы взваливают на вас. Или их ожидания так велики, что они не позволят вам использовать ни одно из четырех правил. Вы должны демонстрировать те же результаты, только с меньшим количеством ресурсов, иначе с вас сдерут шкуру.
Однажды воскресным вечером я обдумывала план трех предстоящих дней, которые должны были стать очень напряженными. Понедельник я должна была провести в офисе. Во вторник мне надо было лететь в Мэн. В среду я должна была принять участие в конференции по менеджменту, прочитать основной доклад и участвовать в закрытом заседании. Четверг и пятницу я проведу в офисе, но, отдав всю свою энергию на речи и путешествия, вряд ли можно ожидать, что я буду работать в полную силу.
В это время на меня давили несколько предельных сроков. Эта книга была написана до половины, моя ежемесячная колонка в журнале
Вот что я надеялась сделать в понедельник.
ЗАДАЧА
• Сделать набросок третьей главы.
• Отшлифовать журнальную колонку за октябрь.
• Повторить доклад к среде.
• Дать интервью для СМИ.
• Проверить платежные ведомости.
• Подписать контракт с компьютерной фирмой.
• Посетить курсы повышения квалификации, проводимые штатными сотрудниками.
• Встретиться с двумя клиентами.
• Ответить волонтерскому совету по деловому сотрудничеству.
• Заказать ресторан для празднования окончания школы Джесси.
На один день у меня было запланировано слишком много. Очевидно, некоторые дела придется вычеркнуть. Мне было трудно решить, что можно сделать, пока я не взяла список дел и не проанализировала его с точки зрения трех вопросов.
Если все сложить, получается около девяти часов. Хотя я обычно работаю девять часов в день, это расписание было очень насыщенным. Оно не оставляло свободных промежутков для неожиданных вопросов и дел, которые могут внезапно возникнуть и потребовать немедленного внимания. Итак, я воспользовалась четырьмя правилами, чтобы облегчить свой список и оставить место для сюрпризов. Просмотрите свой список дел на завтра или на следующую неделю, распределив его по следующим разделам: «Степень важности», «Время, необходимое для выполнения», «Рентабельность инвестиций» и «Предельные сроки окончания работы». Как это изменило ваш взгляд на план? Достаточно ли ваши планы реалистичны? Можете ли вы облегчить свой список дел, применив одно из четырех правил?