Тайм-менеджмент

Во-первых, отметьте все свои дела, связанные с потерей времени, в частности ту самую утреннюю чашку кофе, которую вы выпиваете, прежде чем приступить к работе, чтение не имеющего отношения к работе журнала, обычный получасовой разговор с Фредом из соседнего офиса и т. д. Все эти занятия могут быть исключены полностью. Если не можете заставить себя сразу отказаться от лишних занятий, действуйте постепенно. Пейте свой кофе прямо за рабочим столом, одновременно принимаясь за дела; отложите чтение журнала на конец дня; время от времени обедайте вместе с Фредом, и у вас будет возможность вволю с ним пообщаться.

Исключение всех бесполезных занятий не означает отказа от всех нерабочих видов деятельности. Время отдыха необходимо, чтобы расслабиться и восстановить силы. Только сделайте так, чтобы отдых не выпадал на рабочие часы и чтобы ваш досуг действительно вам нравился. Посещение по вечерам школы степа не доставит вам радости, если вы занимаетесь танцами исключительно ради поддержания физической формы. Для этих целей больше подойдет, например, плавание или теннис, тогда как для собственного удовольствия лучше заняться обычными танцами.

Как уже было сказано, изменение отдельных видов деятельности является элементом практики управления временем. Если ваше время заполнено делами, которые не идут на пользу работе и никак не приближают вас к достижению жизненных целей, какой смысл ими заниматься? Если вы слишком много времени посвящаете непродуктивным делам, найдите иной способ их выполнения или вовсе от них откажитесь.

Джим, менеджер рекламной компании, выяснил, что тратит больше времени на обхаживание и умасливание клиентов, чем на работу со счетами. Его творческий потенциал оказывался все менее и менее задействованным. Он понимал всю важность встреч с клиентами, а совместное застолье действительно часто создает наилучшую атмосферу для поддержания контактов. Джим решил установить жесткие временные рамки совместных с клиентами обедов, а на повторные встречи посылать своего заместителя. В итоге число застолий сократилось почти вдвое, при том что клиенты по-прежнему пользовались привилегией неформальной беседы с главным исполнителем. Вдобавок заместитель Джима получил возможность совершенствоваться в практике общения с клиентами.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Сделайте пометку в ежедневнике о производимом вами изменении. Ставьте ее всякий раз, когда действуете в соответствии со вновь заведенным порядком, это позволит выработать привычку.

Контролируйте порядок использования времени

Вот еще один способ выяснения, сколько времени уходит у вас на незначительные дела, которые мало что дают вам как в личном, так и в профессиональном плане.

В течение недели заполняйте дневник или график расхода времени с использованием цветных карандашей. Для каждого вида деятельности определите свой цвет. Затушевывайте красным карандашом все малозначительные дела или время, потраченное впустую. Если в итоге ежедневник будет испещрен красными пометками — значит, вы тратите много времени без пользы. Подумайте, как можно избавиться от «красных» дел. Далее перераспределите свои занятия так, чтобы непродуктивные дела были плотно сгруппированы по времени. В итоге время будет использоваться вами более эффективно. К примеру, заниматься подготовкой писем вы будете в течение получаса утром, а не как прежде — десять минут утром и двадцать после обеда.

Если страница ежедневника окажется заполненной перемежающимися цветными строками, то ваша работа чрезвычайно фрагментирована. Если же в результате вы получите широкие полосы одного цвета — значит, вам уже с успехом удается консолидировать рабочие операции и группировать вместе однородные виды деятельности.

Какую часть времени вы контролируете?

Учет времени поможет вам выяснить, какое количество своего времени вы в действительности контролируете. Отмечайте все отвлекающие моменты своей работы, все случаи, когда другие люди или телефонные звонки отрывают вас от дел. Какая часть вашего рабочего времени определяется чужими приоритетами? Выяснив для себя этот вопрос, вы сможете сделать так, чтобы преобладали ваши собственные приоритеты. Примите меры к предотвращению непродуктивного расходования времени (о контроле телефонных звонков читайте в главе 8).

Если действительно хотите иметь больше времени, будьте непреклонны