Тайм-менеджмент

Нет смысла заниматься учетом времени и раздумывать о наиболее рациональном его использовании, если у вас отсутствуют осознанные намерения предпринять конкретные действия. Если вы действительно хотите сэкономить время, то что-то из своей жизни должны исключить, а что-то в ней изменить. Проанализируйте выполненный хронометраж и решите, где должны и могут быть произведены позитивные изменения. Итогом работы станет общая картина того, что предстоит изменить.

Если вы уверены, что осилите все изменения разом (а это потребует поистине сверхчеловеческой решимости, которой большинство из нас не обладает), то производите по одному изменению в день или в неделю. При поэтапном внедрении изменений с течением времени ваша жизнь будет постепенно, как бы сама собой совершенствоваться, и процесс перемен не будет вызывать у вас стрессового состояния.

Таблица срочности/важности

Решения по поводу использования времени вы можете принимать, исходя из критериев важности дел и их срочности, а также сочетания этих двух факторов. Таблица имеет следующий вид:

Рассмотрите каждый вид деятельности по следующим пунктам:

1. Важно и срочно

2. Важно, но не срочно

3. Не важно, но срочно

4. Не важно и не срочно

По итогам классификации будет определена приоритетность работы, а следовательно, и ваше к ней отношение. Если работа является важной и срочной, ей необходимо отдавать безусловный приоритет и выполнять незамедлительно. Примером может служить подготовка текста выступления начальника на вечернем заседании совета директоров. Задача может быть важной, но не требующей немедленных действий — если связана, к примеру, с долгосрочным проектом. В этом случае вы составляете протяженный во времени график ее выполнения, ориентируясь на установленный срок завершения проекта. Когда работа срочная, но не слишком важная, как, например, рассылка коллегам уведомления о предстоящем собрании за сутки до его проведения, можно поручить ее кому-то из персонала или отвести время после первоочередных дел. Помните, что если кто-то поручает вам работу и говорит о ее срочности, то это его оценка приоритетности. Наконец, если работа не важная и не срочная, стоит ли ее вообще делать?

Когда вы взглянете на результаты хронометража и оцените дела с использованием предлагаемой таблицы, то сможете оценить, сколько времени уходит у вас в заботах о вещах малозначительных. При появлении новой задачи решите, каково ее место в таблице, и соответственно отведите время для выполнения. Вы увидите, что в итоге станете в большей степени концентрировать усилия на вещах важных, продвигающих вас к достижению поставленных целей.

Польза привычки

Некоторые привычки плохи, но по большей части они все же идут нам на пользу, упорядочивая жизнь, позволяя избегать многих ошибок, действовать быстрее. Например, у большинства людей сложился привычный ритуал утреннего туалета и выхода на работу. В его отсутствие нам пришлось бы всякий раз осмысливать каждое действие, а потому терять массу времени. Одежда готова, ключи от машины всегда на одном и том же месте, завтрак накрыт, при необходимости можно в считанные минуты подняться с постели и выйти из дома.

Лучший способ внедрить в практику новый порядок выполнения работы — встроить его в привычный ход жизни, сделать элементом каждодневной рутины. Если хотите, к примеру, прекратить терять время за пресловутой утренней чашкой кофе, сделайте над собой усилие — поставьте чашку на рабочий стол и не притрагивайтесь к напитку, пока не вскроете поступившую почту. В течение нескольких последующих дней вы будете, спохватившись, опускать чашку на стол после первого глотка, и еще несколько дней вам придется мысленно контролировать эту новую для вас процедуру, но затем нужная очередность действий будет соблюдаться автоматически.

На формирование привычки уходит от трех до четырех недель. Такие мелочи, как чашка кофе, требуют меньше времени, а приобретение привычки, скажем, к ежевечернему заполнению ежедневника или измененному подходу к телефонным звонкам займет больше времени. Решите, что вам следует изменить, и каждый день уделяйте этим вещам внимание. Если терпите неудачу, не отчаивайтесь, не опускайте руки. Начните заново на следующий день, сознательно заставляя себя действовать нужным образом. Со временем станет легче.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Попросите приятеля одергивать вас, когда вы по старой привычке начнете заниматься бесполезным делом.

Соотношение целей и времени