Тайм-драйв. Как успевать жить и работать

Следующий шаг после выделения центра внимания и сигнальной области — организовать «места хаоса» для документов. Я называю их входящим и исходящим накопителями. Во входящий накопитель документы поступают в течение дня, с ними ведется активная работа. Отработанные документы отправляются в исходящий накопитель. Благодаря исходящему накопителю при завершении работы с документом вам не обязательно вдумываться, в какую тематическую папку его отправить. Достаточно один раз вечером взять все документы в исходящем накопителе и разбросать их по нужным папкам. Конечно, если какой-то документ вам легко сразу отправить в тематическую папку, минуя исходящий накопитель, никто не мешает вам это сделать.

Рядом с исходящим накопителем желательно разместить лотки или просто пачки (есди площадь стола позволяет), в которые документы раскладываются вечером из исходящего накопителя. В этих лотках рекомендую выделить две группы: контрольную и контекстную.

Контрольная группа лотков устроена по тому же принципу, что и контрольные папки в электронной почте: «контроль ежедневный» и «контроль еженедельный». Эти два лотка просматриваются с соответствующей периодичностью, в них лежат документы, связанные с делами, требующими активного контроля. Возможен также третий лоток, «контроль ежемесячный».

Контекстная группа структурирует документы по проектам, людям и любым другим «кайросам». Например, на моем рабочем столе в домашнем кабинете есть «кайросовая» пачка «Документы, которые нужно отдать в офис»; когда я отправляюсь в офис или когда ко мне домой приходит курьер из офиса, я обращаюсь к этой пачке.

Контекстный и контрольный принципы могут быть совмещены. Например, три основных лотка на рабочем столе Александра Селютина, зам. директора Департамента информатизации РАО «ЕЭС», после проекта ТМ-консультирования оказались организованы следующим образом: 1. Документы по департаменту — лоток просматривается раз в день. 2. Документы по большому проекту — просматриваются раз в неделю. 3. Документы по реформе электроэнергетики и другие тематические источники для ознакомления — просматриваются раз в месяц.

Я изобразил расположение лотков или групп документов таким образом, что движение в течение дня происходит справа налево, и затем — из исходящего накопителя «вдаль», в тематические папки. Мне такое расположение представляется более удобным, т. к. в течение дня идет работа в основном с входящим накопителем, и с этими документами удобнее работать правой рукой; а левая остается для телефона и технических средств. Но возможна и обратная логика, при которой входящий накопитель находится слева — такая логика будет ближе к нашему привычному движению слева направо при чтении, письме и т. п.

Наконец, над рабочим столом или рядом с ним на стене, боковой стенке шкафа и т. п. можно разместить доску планирования со стикерами, разделенными на группы по «кайросам», контекстам (люди, места, проекты); там же может находиться справочная информация (например, телефоны сотрудников), элементы долгосрочного планирования (например, график ключевого проекта) и обзорные таблицы регулярных дел. Дополнительная «доска» (это может быть лист ватмана, пробковая доска или просто участок стены) может выполнять мотивирующую функцию. Поместите на ней фотографию вашей будущей дачи или машины, вдохновляющие высказывания и т. п. Там же могут находиться семейные фотографии и другие сигналы, помогающие на минутку забыть о работе. Не рекомендую помещать их близко к центру внимания, т. к. глаз «замыливается» и перестает их замечать. А вот когда они находятся далеко от центра внимания, обращение к ним помогает хорошо переключиться с текущих рабочих проблем на что-то приятное.

Объединю все сказанное в наглядной схеме. Проектируйте ваш рабочий стол, продумывайте направление потоков информации. Тогда вы гарантируете себе способность справиться с любым рабочим информационным хаосом, не прилагая к этому чрезмерных усилий и не пытаясь слишком уж «разложить все по полочкам».

Седьмой шаг создания личной ТМ-системы

Внедрите техники фильтрации, хранения и оперативного перемещения информации, позволяющие держать ее под контролем без слишком детального раскладывания по полочкам.

Краткие рекомендации:

— Спланируйте ритм и методы чтения деловой и другой серьезной литературы.

— Отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ.

— Настройте автофильтрацию электронной почты.