Тайм-драйв. Как успевать жить и работать

Пример применения метода структурирования внимания из личной практики. Планирование у меня ведется в Outlook, но в течение дня ключевые задачи мне комфортно писать на цветных бумажках — добавляется мотивация-настройка на выполнение, плюс приятно по выполнении рвать эти бумажки и выкидывать. На поверхностимоего рабочего ноутбука помещается ровно 9 бумажек моего любимого формата (клавиатурой я пользуюсь внешней). Через некоторое время после начала рабочего дня поверхность ноутбука заполнена. Если появляется новая задача, я пишу ее на бумажку и, чтобы положить на поверхность, просто вынужден что-то оттуда снять и убрать в «подсознание» (пространство рядом с ноутбуком). Таким образом, я гарантирую, что в «предсознании» у меня всегда не больше 9 напоминалок и нужная будет замечена в подходящий момент.

Это похоже на японскую систему управления складскими остатками «канбан». Вашему подразделению выделяется несколько квадратных метров склада, они обводятся хорошо заметной линией. Вы можете как угодно управлять вашими складскими остатками, но не имеете права выходить за эту линию и занимать больше квадратных метров, чем вам отведено. Как говорится, «крутись, теща, как хочешь, а похороны завтра».

Организация рабочего стола

Один из ключевых аспектов «личного информационного менеджмента» — организация рабочего стола. Это место, за которым вы проводите примерно треть вашей жизни, в котором сходятся все информационные потоки. Исходя из метода ограниченного хаоса и метода структурирования внимания, предложу вашему вниманию простую ориентировочную схему организации рабочего стола.

Применительно к типичному рабочему столу принцип структурирования внимания означает следующее. Центр внимания — как правило, монитор компьютера (иногда — телефон). Пространство непосредственно рядом с центром внимания — «предсознание». Типичная картина: в «предсознании» кроме стикеров-напоминалок находятся еще степлер, калькулятор, стаканчик с карандашами и т. п., никаким сигналом-напоминанием не являющиеся, но отнимающие ресурс внимания. Здесь же — какой-нибудь блокнот, который ни о чем не сигналит, обращение к которому происходит всегда сознательно (например, при необходимости найти номер телефона). Всем этим вещам в «предсознании» не место — оно должно быть хорошо расчищено, и в нем должны находиться 7±2 ключевых сигнала (стикера, документа), напоминающих вам о наиболее приоритетных задачах.

Таким образом, первый шаг в оптимизации стола — четко выделить центр внимания и «предсознание», расчистить «предсознание» от всего постороннего и оставить в нем только 7–9 сигнальных элементов (стикеров, визиток, документов). Как правило, эту сигнальную область удобно поместить между монитором и клавиатурой. Хотя все варианты размещения, о которых я буду далее говорить, конечно же, ориентировочны — ориентируйтесь на собственный вкус, удобство для вас и особенности вашего рабочего пространства.

Где-то рядом с сигнальной областью стоит выделить «подсознание» сигнальной области — место для тех стикеров, визиток и других сигналов, которые вы отдаляете от центра внимания, убираете из сигнальной области. Если сигнальная область должна обязательно расчищаться в конце рабочего дня, то «подсознание» сигнальной области стоит расчищать около одного раза в неделю.

Также рядом с сигнальной областью, на расстоянии досягаемости руки, желательно выделить отдельное пространство для технически необходимых вещей: калькулятора, степлера, телефона, письменных приборов, справочников и т. п. Вам должно быть легко брать все эти вещи, но они должны быть четко отделены от сигнальной области, не отнимать на себя ваше внимание.