Перед переговорами: подготовка
Задача: разъяснение.
Изложите свою позицию по трем вышеназванным пунктам. Кроме того, уточните время, место, присутствующих участников, средства общения и распределение задач.
На переговорах: фазы
Задача: создать позитивную атмосферу.
Средства: беседа, вопросы и внимание к партнеру по переговорам, спокойные жесты, приятная обстановка.
Задача: прийти к общему решению. Средства: аргументы, вопросы, внимание к говорящему, сравнение мнений, поиск компромиссов, принятие решений.
Задача: обсудить, как осуществить принятое решение, сохранить хорошие отношения. Средства: подвести итоги, распределить задачи, не осложнять ситуацию при разногласиях, вежливо попрощаться.
После переговоров: подготовка после переговоров
Задача: осуществить принятые решения, оценить переговоры. Что было хорошо? Что можно улучшить? Как?
Средства: самоанализ, записи; короткая встреча с другими участниками и обмен мнениями; записать главное.
Первая фаза
Первая фаза переговоров, то есть подготовка, выглядит у Зины следующим образом.
• Три пункта разъяснены – см. выше.
• Время: установлено. Место: кабинет шефа.
• Другие участники отсутствуют.
• Средства: два листа формата А4: один с обзором всех заданий и проектов, над которыми работает Зина, другой – с информацией о кандидате на должность Зины.
• Прочие задачи при подготовке: отсутствуют.
Вторая фаза
Зина продумала и вторую фазу – сами переговоры. Начало (1) не займет много времени. Зина знает своего шефа, он всегда дружелюбно настроен и общителен, что свойственно экстравертам, но из-за большой рабочей нагрузки нередко бывает нетерпелив. Зина понимает, что должна быстрее переходить к основному пункту. И она быстро перейдет к сути переговоров (2). Ее шеф обычно не любит ограничиваться одним способом решения проблемы, у него всегда много дополнительных предложений. Поэтому она собирается сообщить, что у нее недостаточно времени для новых заданий (в качестве подсказки у нее есть обзор) и ее это беспокоит. Затем она внимательно выслушает ответ. Она надеется, что сможет в этой фазе убедить руководителя принять оптимальное решение (новый сотрудник) или хотя бы сократить количество часов работы с магистрами.
Сохранять приятную атмосферу
В течение переговоров (с первой по третью фазу) необходимо заботиться о сохранении приятной атмосферы:
– Настаивайте на том, чтобы каждый смог высказаться. В том числе вы сами. Этот принцип также должен действовать при разговоре с вышестоящими, когда они вас перебивают. Просто скажите вежливо: «Позвольте мне закончить…»
– Если собеседник отступает от темы, постарайтесь вежливо вернуться к ней.
– Настройте свою речь на собеседника, подберите нужные слова.
– При общении смотрите в глаза собеседнику, следите, чтобы ваши жесты были спокойными. Если вы сидите, старайтесь не скрещивать руки и ноги[11].
– Сохраняйте как внешнее, так и внутреннее спокойствие при напряженной ситуации или если общение становится слишком шумным. Дышите глубоко и ровно, если испытываете стресс или сердитесь.