Секреты приложений Google

Рисунок 3.42. Адресная книга появляется в новом окне или закладке браузера

Если в контакт-менеджере вы создавали группы, то между ними можно переключаться с помощью выпадающего списка (он находится как раз под поисковой строкой). Щелчок мыши по контакту помечает его для добавления в список работающих над таблицей, после чего рядом с ним появляется зеленая галочка. Переключаться между группами контактов можно с помощью выпадающего списка в верхней части экрана. Кроме созданных вами групп здесь присутствуют и сформированные автоматически: «Все контакты» (All contacts), «Предлагаемые контакты» (Suggested contacts) – здесь находятся все адресаты, с кем вы обменялись хотя бы пятью письмами, «Мои контакты» (My contacts) – адресаты, самостоятельно перенесенные вами из «Всех контактов», а также «Самые популярные» (Most contacted) – напомню, что это 20 человек, с которыми вы чаще всего общаетесь по электронной почте. Естественно, доступен здесь и привычный поиск по контактам.

После выбора «братьев по оружию» нажимаем кнопку «Готово» и возвращаемся обратно в форму настроек доступа. Выбираем его уровень – «На просмотр» или «На редактирование». В первом случае участники смогут лишь просматривать содержимое таблицы – мы будем называть их читателями. Доступ же «На редактирование» делает приглашенных настоящими соавторами таблицы – они смогут проводить с ней любые действия по добавлению, изменению и удалению данных. Приглашение к работе над таблицей будет отправлено электронным письмом, поэтому в форме можно отредактировать его тему, а также добавить пару слов к стандартному содержанию письма, которое будет вставлено автоматически.

После отправки пригласительных система автоматически переключит вас на вторую закладку формы, где будут показаны все работающие над таблицей люди. С помощью пункта «Отправить сообщения пользователям» их можно уведомить, к примеру, о том, как будет проходить работа над данными, если вы забыли сделать это в пригласительном письме. Функция «Создать событие с этими пользователями» позволяет настроить мероприятие в Календаре Google, где можно указать точное время начала работы над таблицей, после чего всем участникам будут заблаговременно разосланы напоминания по электронной почте или SMS (рис. 3.43). (Подробно о функциональности Календаря Google мы расскажем в главе 5.)

Рисунок 3.43 В компании этих замечательных людей можно общаться, работать и даже планировать совместные события (например, для того чтобы начать совместную работу над таблицей в одно и то же время. А может быть, совсем для другого)

Перейдем на закладку «Расширенные права». Важный параметр там – «Разрешить редакторам приглашать других пользователей для просмотра или редактирования». Если флажок напротив опции установлен, то все соавторы, имеющие доступ к редактированию, получат доступ и к опции «Совместный доступ – Открыть доступ другим пользователям» и смогут, таким образом, выдавать права на работу с таблицей уже без нашего участия. Данная опция включена по умолчанию, поэтому не забудьте отменить ее, если не хотите, чтобы одним прекрасным днем таблицу начали просматривать или редактировать совершенно не знакомые лично вам люди.

Наконец все настройки произведены, а участники добавлены. Нажимаем кнопку «Сохранить и закрыть» и ждем появления соавторов и читателей. Об их приходе известит всплывающее окошко в правом нижнем углу экрана (рис. 3.44).

Рисунок 3.44. Доступ открыт. Можно работать

После этого о совместной работе и количестве соавторов будет извещать информационная полоска справа от главного меню. Если щелкнуть по ней, то откроется окошко чата, где все участники могут обсуждать подробности работы. Обратите внимание на цветовую легенду активных пользователей в чате. Она не даст вам перепутать, кто в тот или иной момент работает над определенным участком таблицы. Ведь ячейка в этот момент будет выкрашена в «фирменный цвет» соавтора! Если цветовых обозначений станет недостаточно, то понять, кто же именно редактирует определенную ячейку, можно будет по всплывающей подсказке (рис. 3.45).

Рисунок 3.45. В ходе работы можно активно общаться, помогая друг другу советом или незло подтрунивая