Самоорганизация по принципу „изнутри наружу“. Система эффективной организации пространства, предметной среды, информации и времени

Проходя через перемены, прежде чем начать процесс самоорганизации, лучше всего подождать до тех пор, пока у вас не будет более ясной картины новых приоритетов и потребностей, если вы можете еще немного потерпеть этот хаос. Или установить временную систему, понимая при этом, что она может измениться, когда новая ситуация прояснится. Например, одному клиенту, который находился в процессе поиска работы и в то же время давал некоторые консультации, я предложила установить временную систему хранения документов с помощью папок и нескольких картотечных ящиков. Так он мог упорядочить все, что относилось к разным его проектам. Это позволяло ему оставаться организованным и управлять документами, в то же время, исследуя разные возможности своей жизни. Пока он не получил новую работу, было преждевременно решать, какие ящики для документов или какая постоянная система организации ему нужны.

Внешний фактор № 4. Партнер, который не хочет сотрудничать

Нет ничего более неприятного, чем жить или работать вместе с кем-то, чья привычка к беспорядку уничтожает все ваши усилия по организации пространства. Это может быть шеф, подчиненный, сосед по комнате или член семьи.

В этом случае советую вам напрямую прояснить ситуацию и попытаться мотивировать этого человека сотрудничать с вами, апеллируя при этом к его приоритетам, а не к своим.

Например, если ваш неорганизованный шеф пытается достичь определенного уровня продаж или получить награду за выдающееся обслуживание клиентов, скажите ему, что, если он будет постоянно отвлекать вас от преодоления очередного созданного им кризиса, эти цели могут так и остаться недостигнутыми. Затем предложите разработать систему, которая облегчит кризисы и которую ему будет легко поддерживать. (В Частях III и IV этой книги содержится множество идей для создания простых способов поддержания системы организации в офисах любого типа.)

Если ваш подчиненный отказывается следовать вашей системе, возможно, вы ожидаете, что он будет следовать схеме, которую ему недостаточно подробно разъяснили. Уделите время тому, чтобы донести до подчиненного, чего именно вы от него хотите, и объясните, как важно следовать вашей системе организации. В конце концов, именно благодаря ей вы заработали столько денег, что теперь можете платить ему зарплату!

Наконец, если источник вашего раздражения — сосед по комнате или член семьи, убедитесь, что вашу систему организации легко понять и поддерживать (вы найдете здесь для этого множество надежных приемов). Позвольте ему самому определить, во что обходится беспорядок. Спросите, не приходится ли ему расстраиваться из-за того, что он не может найти нужную вещь, транжирит деньги, опаздывает, ссорится с вами. Исследуйте, почему вам обоим важно, чтобы вещи возвращались на свои места. Примите во внимание разницу между личным пространством и местами общего пользования, а затем договоритесь с этим человеком поддерживать порядок хотя бы в тех местах, которыми вы пользуетесь совместно.

Внешний фактор № 5. Ограниченность пространства

Сандра попросила меня привести в порядок ее маленькую квартиру, которая, как она сказала, «лопалась по швам». Быстрый осмотр помещения показал, что она провела значительную работу по максимизации всего доступного пространства, и сделала это разумно и со вкусом. В ее квартире не было никаких признаков беспорядка.

Сначала я сообщила ей хорошие новости: чтобы наилучшим образом использовать пространство, она проделала такую огромную работу, что я готова взять ее в свою команду профессиональных организаторов. Потом я сообщила ей плохие новости: возможность хранения вещей в ее квартире достигла предела. Очевидно, ей нужно было сократить количество вещей, оставив только то, что она любила и использовала. Единственный выход — хранить вещи за пределами квартиры или переехать в более просторное жилье.

Важно понимать разницу между подобным внешним фактором и технической ошибкой № 1 («вещей больше, чем места для хранения»), потому что иногда места действительно больше нет. Как узнать, достигли ли вы абсолютных пределов своего пространства? Обычные признаки этого таковы:

• У вас дома или в офисе нет лишних вещей: вы действительно пользуетесь всем, что у вас есть.

• Вы очень организованный человек: все имеет свое место и вы знаете, где найти каждую вещь.

• Вы добились максимума от каждого сантиметра своего пространства. Вы используете вертикальные полки и шкафы, мебель, приспособления для экономии места и разделители, чтобы стопроцентно использовать место в ящиках и шкафах.

Если все эти условия соблюдаются, но вещи все равно «выпадают» из помещения, вероятно, вы достигли его пределов. Попытки хранить больше вещей, чем это физически возможно, приведут только к раздражению и разочарованию.

ТРЕТИЙ УРОВЕНЬ: ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ ПРЕПЯТСТВИЯ