Путь джедая. Поиск собственной методики продуктивности

При этом люди часто забывают мелочи (что-то крупное и существенное крепко въедается в мозг и не отпускает), но это для них они мелочи, а у нас без этих мелочей может не склеиться целое. И тут, опять же, стоит учесть, что в большинстве случаев люди забывают об этих мелочах не со зла. Они искренне пытаются всем ответить и никого не забыть, в результате чего подставляют свой мозг под какой-то безумный поток информации… И из-за этого всё забывают.

В одном из подкастов Тима Ферриса (по-моему, с Сетом Годином) проскочила очень хорошая метафора интенсивности коммуникаций: «Это не очень умная идея — пытаться напиться из пожарного гидранта».

Рис. 115. Главное — не забыть…

В итоге, связываясь с теми людьми, кто так и не научился (или не понял важность этого действия) аккуратно записывать в свой список задач перечень взятых на себя обязательств (даже самых мелких), вы волей-неволей будете вынуждены частично вести и их список обязательств тоже.

Таким образом, как только вы возьмете под контроль свои обязательства, вы тут же заметите, что иногда придется приглядывать и за чужими…

Одна из практик заключается в том, что, как только вы отправляете запрос ненадежному человеку, вы заносите его в список должников, регулярно просматриваете этот список и по каждой записи принимаете одно из трех решений

• вычеркнуть запись (ответ получен или вопрос более не актуален);

• напомнить человеку (ответа нет, хотя уже пора бы);

• вернуться к записи в следующий раз.

Эту практику можно реализовать как еще один пункт в ежедневном чек-листе, а можно — в виде повторяющейся задачи в списке задач, как делаю я. По вторникам и пятницам я выполняю задачу под названием «Пропинать всех, кто мне не ответил», в описании которой указаны все, кого надо пропинать.

Вторник и пятница — эмпирически подобранные дни. По опыту я заметил, что, если человек необязательный, нет смысла пинать его в понедельник — там и так напинали. А пятница… Ну раз за неделю он мне так и не ответил, почему бы не вбить человеку гвоздь в голову перед выходными… Продалбывание не должно быть комфортным.

Конечно, если вам приходится иметь дело только с надежными людьми (а работать с людьми, кого не надо брать на контроль, — это удовольствие), то практика ведения и ревизии списка долгов становится избыточной.

Иногда можно выстроить сам процесс таким образом, чтобы минимизировать вероятность забыть взятые на себя обязательства.

В одной из компаний, которой я помогал повысить уровень зрелости, мы пришли к такому инструменту, как треп-листок. Он был нацелен на то, чтобы снизить вероятность забывания задач, к которым мы приходили во время собраний. Треп-листок — это обычный лист А4, на первой половине которого располагалась повестка встречи, а вторая половина была озаглавлена «Мне надо сделать по результатам встречи» и отводилась под список задач.

Рис. 116. Треп-листок

Правила обращения с листком.

1. Организатор совещания готовит шаблон и рассылает его участникам вместе с приглашением (это повышает вероятность того, что хоть что-то будет написано в качестве повестки).

2. Каждый участник самостоятельно распечатывает свой экземпляр листка и приходит с ним на встречу (благодаря этому участники ознакомятся с повесткой заранее — хотя бы по дороге от принтера к переговорке).

3. Во время встречи участники на обратной стороне могут писать что угодно, а на лицевой стороне — список своих задач.

4. В завершение встречи каждый зачитывает, что он взял себе в качестве задачи, а организатор встречи сверяет это со своим пониманием.

5. По желанию каждый участник присылает фотографию своего треп-листка организатору встречи, в итоге у организатора имеются собственноручно записанные обязательства участников. Это страхует от распространенной ситуации, когда все согласны, что «это» надо делать, но ни в одном списке задач не появилось ничего с этим связанного.

Немного занудно, но кому-то может оказаться полезным — по крайней мере, облегчит поддержание списка долгов в актуальном состоянии.

6.3.10. Практика: провести ревизию неявных списков задач

Очень часто мы называем списком задач тот перечень, который хранится в программе для хранения списка задач, но концептуально список задач — то, что содержит в себе четкие и конкретные (в меру собственных способностей) указания нашей внутренней обезьяне на то, что надо сделать. И это может быть не только то, что лежит в программе для списка задач…

Рис. 117. Неявные списки задач

Очень часто указания нашей обезьянке могут приходить из незакрытой вкладки браузера (мы же хотели выбрать велосипед), из папки с фотографиями на рабочем столе (да-да, мы же хотели заказать печать альбома), из незакрытой Excel-таблицы («Точно! Отчет же надо доделать!»), а уж непрочитанные сообщения в чате — так те и вовсе рассадник приказов обезьяне.