По словам Дэвида Аллена (автора классического труда о продуктивности «Как привести дела в порядок» [70]), правило «Если задача занимает меньше двух минут — сделай ее не откладывая» оказывается чуть ли не самым эффективным, по отзывам студентов и слушателей. По крайней мере, те, кто доволен методикой GTD[91], очень часто упоминают эту практику как максимально полезную. Но мы же помним, что в нашем мире не все везде и всегда.
На мой взгляд, это довольно продуктивный прием, но он противопоказан на ранних уровнях зрелости.
Все дело в том, что (видимо, повторюсь уже в тысячный раз): мы не видим вещи такими, какими они являются.
Задача, которая кажется нам двухминутной, не обязательно является таковой. Очень хорошим вопросом для самонаблюдения будет следующий: «Как часто я замечал себя в ситуации, когда брался за двухминутную задачу и через полчаса понимал, что еще 15–20 минут, и я ее доделаю?»
Рис. 92. Задача на две минуты
В состоянии беспокойного мозга наши прогнозы далеки от истинных. Хуже того, если мы через 15–20 минут обнаружим, что ошиблись в оценке, нам будет сложнее бросить недоделанную задачу, и мы потратим еще 15 минут… и еще… И чем больше времени мы уже провели с этой задачей, тем сложнее не вложить в нее «ну еще 10 минут, и точно все».
И это мы еще не учитываем «эффекты второго порядка»: ведь по результатам выполнения первой двухминутной задачи с большой вероятностью появятся смежные задачи, и какие-то из них также будут казаться нам двухминутными, да еще и нести бонус к ощущению важности (из предыдущего раздела). В итоге велик риск закопаться в двухминутных мелочах, оставив все важное… на завтра. А завтра ведь тоже действует правило двух минут…
Для начала я бы порекомендовал шаблон «доза мелкой фигни» из «Джедайских техник» (см. раздел 5.8) или следование этому правилу в рамках практики «Делать задачи только из списка»: записали и тут же начали делать.
Не смейте недооценивать возможности тупых людей, собравшихся в большие группы.
Аналогично: не стоит недооценивать ценность простых задач, выполненных в большом количестве.
В «Джедайских техниках» этой практике был посвящен целый раздел. В частности, описывались четыре критерия правильной формулировки задачи.
1. Формулировка задачи звучит как грамматически верная форма полного ответа на вопрос «Что нужно сделать?».
2. Формулировка начинается с глагола в неопределенной форме.
3. Задача выполнима с минимально возможным использованием мозга.
4. Формулировка задачи максимально приближена к непосредственному физическому действию.
Про 4-й пункт расскажу чуть подробнее.
Часто мы пишем в список одну формулировку, а в реальной жизни нужно выполнять что-то другое. При этом задача может быть сформулирована в полном соответствии с первыми тремя пунктами.
Пример. Мы пишем: «Отправить руководителю отчет», хотя на деле нужно: «Запросить у Николая данные по продажам за январь» (эти данные лягут в основу отчета).
В этом случае различие между записанной формулировкой и непосредственным действием я называю прокрастинационным зазором. Чем шире этот зазор, тем выше вероятность прокрастинации задачи (см. раздел 6.4.5).
Я встречал альтернативное описание критерия правильной формулировки задачи: «Нужно описывать задачу так, чтобы, когда придет время / место / настроение ее делать, я быстро понял, что нужно и зачем»[92]. Это менее формальный критерий, но он побуждает задуматься о себе в будущем и сделать этому человеку приятное. Если быть совсем честным, правильные формулировки задач можно использовать и как практику, и как индикатор. Сейчас поясню. С одной стороны, вроде как среди правильно сформулированных задач больше завершенных. А среди завершенных задач правильно сформулированные закрывались быстрее остальных. Может сложиться впечатление, что причинно-следственные связи выглядят примерно так:
Рис. 93. Кажущаяся связь
Но, скорее всего, все несколько сложнее.
Рис. 94. Связь в действительности
Этим «чем-то важным» является совокупность факторов. Во-первых, факторов, имеющих непосредственное отношение к самой задаче:
• настолько полное понимание самой задачи (ее смысла и ожидаемого результата), что «проще уже взять и сделать, чем записывать в такой подробной формулировке»;
• наличие всего необходимого для начала работы над задачей (ресурсы, информация, инструменты, желание).
А во-вторых, факторов, характеризующих самого человека и контекст, в котором он работает:
• общее состояние усталости;
• понимание смысла выполняемой задачи и желание получить результаты ее выполнения;
• отсутствие страхов и предвкушения неприятностей, связанных с этой задачей и ее последствиями.