Продвижение людей и команд

Британская организация The Work Foundation рекомендует для брифингов повестку дня из четырех пунктов: прогресс, политика, персонал, план действий. Начните брифинг с ключевой информации. Обсудите ее применительно к вашей команде, а затем переходите к другим пунктам.

8. Выделите время на дискуссии

Схема проведения брифинга должна предусматривать время для дискуссий. И если нет возможности ответить на все возникшие во время брифинга вопросы, определите конкретный срок их рассмотрения.

9. Контролируйте систему

Отдел внутренних коммуникаций следит, чтобы командные брифинги проводились во всей организации, и проверяет восприятие ключевой информации. Это делается посредством:

• присутствия менеджеров на командных брифингах;

• изучения мнений и отношения работников;

• форм обратной связи;

• специальных проверок.

Как менеджер старайтесь:

• не совмещать брифинги с другими мероприятиями;

• не допускать, чтобы брифинг превращался в затяжные разговоры о проблемах команды или нечто подобное;

• не вводить готовые системы, не адаптировав их к конкретным потребностям организации;

• не внедрять механизм брифинга без согласования с отделом внутренних коммуникаций;

• не отдавать предпочтение исключительно новой информации, считая только ее достойной внимания и распространения; не менее важно модифицировать прежние данные.

Эффективная вербальная коммуникация с группами

Приведенный ниже чек-лист охватывает межличностную коммуникацию для всех типов групп. Диапазон коммуникации с группой широк: от больших официальных командных брифингов до повседневных неформальных обсуждений в кругу двух-трех коллег из разных отделов. Внешние группы могут включать, например, поставщиков, заказчиков, конкурентов и представителей регулирующих органов. В зависимости от контекста роль менеджера незначительно меняется, но принципы эффективной коммуникации остаются теми же.

Иерархия организаций становится все менее жесткой. В этих условиях для менеджеров особенно важно заинтересовывать людей и сотрудничать с ними, а не просто отдавать приказы подчиненным. Чтобы дело не стояло на месте, нужно уметь примерять разные роли, использовать разнообразные стили и приемы, быть эффективным членом одновременно многих групп как внутри, так и вне организации. Например, это могут быть виртуальные и международные команды, представители которых имеют профессиональные и культурные различия.

Мы предлагаем вам ознакомиться с навыками и приемами устной коммуникации с группами.

Чек-лист

1. Определите цель коммуникации

Вначале определите цель коммуникации и уточните формат предстоящей встречи. Например, это может быть совещание с принятием решения, короткий брифинг для ознакомления с информацией или мозговой штурм в целях генерирования новых идей. Некоторые задачи лучше всего выполнять в группах. В частности, группа хорошо подходит для поиска и фильтрации новых идей или для обсуждения какого-то ключевого решения. С другими задачами легче справиться в ходе личной встречи или с помощью письменной коммуникации, особенно если речь идет о передаче конфиденциальных сведений или большого объема информации. Но независимо от цели следует понимать, на каком этапе процесса коммуникации вы находитесь, и умело направлять его к логическому концу.

2. Выберите способ коммуникации

Выберите подходящий способ коммуникации. В наше время все более широкое распространение получают теле- и видеоконференции. Хотя эти методы относятся к разряду межличностной коммуникации, у них есть очевидные объективные ограничения: трудно «считывать» собеседников из-за задержки сигнала или меньшего объема невербальных сообщений. Кроме того, старайтесь организовать удаленную конференцию таким образом, чтобы в обсуждении могли активно участвовать все присутствующие.

3. Ограничьте время коммуникации

Установите лимит времени (в том числе для личных встреч) и повестку дня (пусть даже устно). Будьте реалистами в своих ожиданиях: результат работы группы зависит от «качества» ее участников. Берегите время других людей: не заставляйте их нервничать из-за задержек.

4. Пригласите нужных людей

Успех коммуникации определяется тем, кто в ней участвует. Это должны быть люди с соответствующими полномочиями, способные внести вклад в решение вопроса и заинтересованные в результате. Если такие специалисты не могут присутствовать, отложите дискуссию. Это лучше, чем впустую тратить время на бесполезные споры.

5. Соберите достаточное количество людей