Практический курс

тратить время на какое-то письмо или документ, чем потратить его зря.

Кстати, для общения сотрудников к руководителям давно разработана специальная форма

- «Законченное решение сотрудника», которая сильно облегчает жизнь. Она состоит из

трех пунктов:

1. В первом излагается , что произошло

2. Во втором - сотрудник описывает, что по его мнению следует сделать

3. В третьем - руководитель ставит визу или отвергает документ

Если к вам приходит такой документ, то нет необходимости вникать в ситуацию и тратить

время на ее анализ. Описание ситуации и предлагаемое решение уже готовы. Вам нужно

утвердить его либо вернуть на доработку. Это не снимает с руководителя ответственности

за происходящее, но повышает самостоятельность и сообразительность сотрудников.

Задание 2

Распечатайте алгоритм, откройте список задач, которые вы записали ранее и проработайте

каждую. Будьте скрупулезны и настойчивы, повторяйте вопросы вслух. Это скучно, выглядит

странно и утомляет, но это необходимо. Без этого пользоваться GTD невозможно.

Если действие не требуется

Часто бывает, что пришедшие данные не требуют действия, но нужны на будущее. Вопрос :

«связанно ли с этим какое-либо действие?» позволяет их выявить.

Точка «Нет» первого ветвления, возможно, вызовет вопросы у тех, кому знакома технология

Аллена. Его термин «система хранения» подразумевает хорошо и сложно организованный архив

электронной и бумажной документации. Множество папок, определенные правила вложенности

и т.д. К счастью, сейчас бумажными документами редко пользуются(по крайней мере, в таких

объемах, как раньше). Так же, к счастью, в современные операционные системы встроен

хороший поиск.

Это позволяет отказаться от:

архивов с макулатурой7 и

электронных архивов со сложной структурой и многими уровнями вложенности.

Большинству достаточно иметь простой электронный архив, который хранится в одной

материнской папке. В ней можно сделать подпапки, если очень хочется. Например, по проектам

или другим признакам, но нужно ограничиться одним уровнем вложенности. То есть, в

материнской папке «Архив» могут быть подпапки «Проект 1» и «Проект 2», но уже к ним делать

подпапки не рекомендуется

Эта система работает, когда соблюдается одно правило: файлы должны называться подробно.

Если вы привыкли именовать их «Отчет» или, что еще хуже (но, к сожалению, не редко

встречается) – «1.doc» - так не пойдет. Для корректного поиска нужны пространные названия.

Например, «Отчет по продажам стекловолокна за 1 квартал 2012 года».

Такие документы искать просто – достаточно вбить в поисковую строку ключевое слово, и система

выдаст все документы с этим словом в названии. Это гораздо быстрее, чем блуждать по древу

каталогов. И тем актуальнее, чем старше компьютер. Ведь чем дольше на нем работают, тем

сильнее разрастается структура папок и через пару месяцев трудно вспомнить, куда вы сохранили

файл.

Дополнительным препятствием в этом случае служит разный принцип хранения данных в

компьютере и мозге. Папки (или категории) позволяют сохранить файл только в какой-то одной из

них. Если файл сохранен в папке «Елки», его уже не может быть в папке «Палки» и любой другой.

В памяти, напротив, объекты снабжаются множеством меток (тегов8), по каждому из которых их

можно найти. Например, ручка на вашем столе имеет метки «серебристая», «пишет синим»,

«перьевая», «подарок», «parker» и т.д. 9 Скорее всего, вы уже поняли, что вообще все

характеристики, по которым можно определить предмет, являются метками (без них предмет не

распознается).

Когда папок становится много, появляются папки-дубликаты. Просто потому, что забылось, что

папка под эти задачи уже есть. Или вы ее просто не нашли. Это еще больше все усложняет. Мало

7 Допускаю, что у многих может быть множество рабочих бумаг. Я имею ввиду, что рабочих бумаг, к

которыми часто пользуются – мало. Поэтому сейчас тратить на них время не стоит.

8 Грубая аналогия, зато интуитивно понятная

9 Причем, если мозг ничего не нашел по тегу «пишет синим», то будет искать и по соседним «пишет

черным» и «пишет голубым». Компьютер так не умеет.

кто способен, используя папки, создать упорядоченную и органичную структуру, в которой легко

ориентироваться. Тем более, если их много.

С появлением хорошего встроенного поиска в операционных системах10 все стало намного проще.

С ним больше не нужно искать файл «руками», достаточно указать ключевое слово и система

выдаст список файлов с таким словом в названии или теле (если файл текстовый или, если это

файл задачи).

Синхронизация и безопасность

Наверное, всем хочется, чтобы нужные файлы, а в идеале, и весь архив, были под рукой в любой

момент. Эти документы можно хранить на флешке, которую следует постоянно носить с собой, и