PR: 100 вопросов – 100 ответов

Вопрос:

Я начинающий PR-менеджер, работаю на магазин молодежной одежды, открытие которого состоится через 2 месяца. За это время мы планируем провести два PR-мероприятия (фестиваль и презентация в ночном клубе). Моя задача – договориться с артистами и другими людьми, которые будут участвовать в этих развлекательных программах. Я впервые сталкиваюсь с подобной задачей, подскажите, что и как лучше делать, с чего начинать?

Как лучше связываться с лицами, которые будут участвовать в этих мероприятиях (ведущими, диджеями, хореографическими коллективами и т. д.)?Как поставить себя так перед ними, чтобы вызвать доверие, договориться о нужной мне цене и прочих нюансах?

Дмитрий Третьяков

Кирилл Ладыгин Поставьте себя на место гостя

Первое, что я бы посоветовал, – обратиться к агентствам, занимающимся BTL или организацией праздничных мероприятий.

В первую очередь вам нужен будет ведущий, необходимо изучить его портфолио, послушать голос. План мероприятия лучше всего составлять вместе с ним: у этих людей богатый опыт работы с аудиторией, и они хорошо представляют себе, когда какие элементы программы лучше поставить, какова должна быть их продолжительность, в каком формате могут присутствовать ваши лица. Следует съездить на место проведения мероприятия и изучить его на предмет размещения ваших материалов, баннеров и т. п. Узнать у администрации помещения цены на размещение.

Если вы хотите обращаться в агентство, можно воспользоваться услугами самого клуба – они часто предлагают свои услуги по организации мероприятий и ведущих.

Необходимо решить, какие элементы вы заложите в свою акцию, возможно, имеет смысл организовать розыгрыши призов, какие-то смешные или, скажем, эротические конкурсы с переодеванием в одежду, которой торгует магазин. Чтобы дать более точный совет, необходимо представлять вашу целевую аудиторию.

Строго алгоритма организации, полагаю, лучше не придерживаться. Просто представьте себя на месте гостя вашего мероприятия. Как вы узнаете о вечеринке? Как будете добираться, входить, чем, кто и как вас встретит? Что вы увидите внутри? Какую музыку услышите? Предложат ли вам напитки? Как вас будут развлекать? Что нужно, чтобы вам было весело и в то же время организатор вечеринки – магазин – запомнился как место, в которое вы обязательно должны прийти? Как вас будут провожать, сделают ли вам какой-нибудь сюрприз напоследок? Именно постановка себя на место клиента – единственный ключ к успеху. А для этого вам лично самому нужно поехать туда, пройтись по залу, буквально проделать все то, что будет делать ваш гость.

Общаясь с участниками мероприятия, важно помнить, что будет достаточно один раз не выполнить обязательств по соглашению с кем-то из них, чтобы впоследствии с вами не работал вообще никто. Не принято также держать сразу много вариантов в подвешенном состоянии. Необходимо сначала определиться, кого бы вы хотели видеть, а затем обзвонить либо компании, занимающиеся непосредственно музыкантами, либо самих продюсеров. Найти их контакты не так сложно, у многих есть сайты, одноименные с названием групп или исполнителя, а там контактная информация.

Все они – люди, такие же, как и вы, поэтому ставить себя никак не надо. Но перед звонком необходимо собрать информацию о расценках, а потом, разговаривая с конкретными персонами, следовать линии “У меня в бюджете есть N тысяч долларов. Нам нужно Ваше выступление такого числа, там-то, во столько-то. Вы сможете?”.