Первый среди равных: Как руководить группой профессионалов

«Даже лучшие бизнес-школы не могут научить проведению эффективных совещаний. Единственная возможность научиться этому есть только у тех счастливчиков, которые работают в фирмах, где это принято в качестве стандарта, и у которых есть хороший руководитель. Я всегда планирую и провожу совещания вместе с моим ассистентом, который очень внимателен к деталям и может гарантировать, что будут рассмотрены все важные вопросы. Я рассылаю повестку дня только после того, как он поработает над ней. На общефирменных совещаниях именно лучший административный персонал задает самые трудные и интересные вопросы».

Частью вашего обсуждения должно стать достижение договоренности о том, что каждый должен взять на себя обязательства:

— присутствовать на совещаниях;

— приходить вовремя, чтобы совещание начиналось точно в назначенный час;

— рассылать всем свои материалы за несколько дней до совещания;

— выполнять к этому моменту все задачи, порученные ранее. (Да, это может показаться очевидным. Но это обязательство должно быть взято в явном виде!)

После того как группа определила приемлемые для всех правила, лидер должен раздать или разослать их всем участникам. Более того, он должен периодически напоминать всем о взятых ими на себя обязательствах и в конце каждого совещания находить момент для того, чтобы оценить, правильно ли оно было проведено и все ли довольны им.

Если у вас не хватает времени или группа очень большая, вам стоит привлечь к работе ассистента, секретаря или просто одного из сотрудников, который сможет вам помогать. Ваш заместитель может вести протокол совещания, а между совещаниями отслеживать деятельность членов группы и сообщать, какие из проектов идут по плану, а какие требуют вашего личного внимания.

Совещания для распространения знаний и выработки навыков

Один из лучших способов удовлетворения разнообразных интересов вашей группы — чередование совещаний, посвященных распространению знаний и выработке навыков, с совещаниями, посвященными планированию деятельности и решению важных проблем, определяющих направление движения группы и (или) ее постепенное развитие.

Хотя члены группы должны делиться с остальными информацией, относящейся к ее деятельности, это надо делать с долей осторожности. Некоторые люди считают, что истинная

цель любого совещания группы состоит в предоставлении им трибуны для неограниченной демонстрации их впечатляющих достижений.

Помните, что информация может быть распространена бесчисленным количеством способов: записки, электронные доски объявлений, интранет, электронная почта, бумажные отчеты и даже неформальные устные обсуждения, вплоть до разговоров в курилке. Время совещаний будет потрачено с пользой, только если в ход будет пущен коллективный разум всех присутствующих, и только при том условии, что это поможет продвижению группы вперед.

Высший приоритет для этого типа совещаний — это разработка такой повестки дня, которая будет способствовать обучению и развитию навыков. Лучшее использование времени группы — это разбор уроков и ситуаций, гипотетически возможных или возникших при обслуживании клиентов и решении их проблем, которые могут оказать влияние на практику группы.

Дэниел Фенсин использует очень простой способ:

«Мы придумали «консалтинговые капсулы». Что это такое? Мы просим каждого консультанта составить конспект того, что он сделал за прошлый месяц, и раздаем эти конспекты всем сотрудникам. Так что все наши люди, во всех департаментах, очень хорошо знают, что делают консультанты».

А Джек Ньюмэн из Morgan, Lewis & Bockius описывает это так:

«Мы хотим быть уверены в том, что все результаты работы группы известны всем ее членам. Это не так просто сделать, как может показаться на первый взгляд. Представьте, что юрист сделал набросок презентации для клиента. Для него будет совершенно естественным положить этот набросок в папку на своем столе. Но нам-то нужно, чтобы все остальные тоже извлекли пользу из его работы! Пусть это всего лишь набросок, но, увидев его, другой член группы сможет сделать что-то похожее. Информация в наброске может оказаться ценной и сама по себе: многие наши клиенты, как правило, находятся в схожих ситуациях. Другими словами, если все смогут ознакомиться с этим наброском, они почувствуют, что деятельность и результаты каждого важны для всех нас».

Одно дело — услышать, что люди говорят (в общих терминах) о задаче, над которой они сейчас работают. И совсем другое — узнать, чему они научились у других.

И все же слишком часто, когда совещание начинается, лидер группы начинает круговой опрос со слов: «Итак, Айван, расскажи нам, над чем ты работаешь в последнее время». Это не задает никакого конкретного направления для групповой дискуссии, позволяя некоторым сотрудникам читать длительные проповеди о вещах, которые мало интересны группе в целом, и часто приводит к тому, что остальные начинают потихоньку испаряться из комнаты или принимаются громким шепотом обсуждать между собой более занимательные вопросы.