Офисный компьютер для женщин: Изучаем Word, Excel, Outlook, PowerPoint

4. Щелкните и, удерживая нажатой кнопку мыши, протяните рамку до появления на всплывающей подсказке возле указателя мыши последнего числа, которое будет вставлено в последнюю ячейку (рис. 2.7, б). Протаскивать рамку можно в любом направлении (вверх-вниз, влево-вправо).

5. Отпустите кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился (рис. 2.7, в).

Рис. 2.7. Автозаполнение ячеек последовательностью чисел

Автозаполнение очень полезно при копировании формулы в ряд ячеек. Давайте вернемся к рис. 2.2. В столбце D находятся формулы перемножения чисел из двух соседних ячеек. Для ввода каждой из них вручную потребовалось бы немало времени. Но мы можем ввести только формулу в ячейку D2, а за «плюсик» перетащить эту формулу на весь столбец. Умный Excel даже заменит буквы в названии ячеек. Вы попробуйте, это совсем не сложно!

Автозаполнение можно применять при вводе времени, дат, дней недели, месяцев, а также комбинаций текста с числом. На рис. 2.8 достаточно было ввести первую строчку, дальше выделяем ее, за «плюсик» тащим вниз. Excel все сделал сам, он просто увеличил каждое значение на единицу. А если бы лабораторные работы шли не каждый день, а через день или через три дня, то нужно было бы ввести две строки, чтобы Excel определил разницу между значениями в ячейках. И дальше он все заполнит автоматически, только увеличивать значение в ячейках будет не на единицу, а на ту разницу, которую вы ему задали.

Рис. 2.8. Автозаполнение ячеек различными данными

С помощью автозаполнения вы можете скопировать содержимое ячейки в строку или столбец. Возьмите любую ячейку, найдите «плюсик» и тащите в произвольном направлении. Во всех ячейках, до которых вы дотащите выделение, будет дублироваться ваша первая ячейка.

С помощью волшебного «плюсика» вы можете копировать не только значение ячейки, но и формат данных ячейки. Помните, что это такое?

Например, вы ввели в ячейку время (то есть эта ячейка у вас в формате Время) и хотите, чтобы во всем столбце был точно такой же формат. Что делать? Для этого выделяете ячейку и тащите за «плюсик» рамку на весь столбец. После того как вы отпустите кнопку мыши, в правом нижнем углу ряда появится кнопка Параметры автозаполнения  . Щелкнув на ней, вы откроете меню, в котором можно выбрать способ заполнения ячеек (рис. 2.9). Выбираем Заполнить только форматы. Весь столбец у вас теперь в формате Время.

Если же вы хотите сделать наоборот, не сохранять формат, а просто заполнить содержимое ячеек, выбираете Заполнить только значения.

Рис. 2.9. Выбор способа автозаполнения

Если вы ничего не выбираете, то Excel копирует и содержимое ячеек и формат.

Работа с ячейками

Все, что содержится в ячейках Excel, вы можете копировать, перемещать, удалять – одним словом, проделывать со всем этим счастьем все то же самое, что и с текстом в Word.

Многие действия в Excel удобнее выполнять не с каждой ячейкой по отдельности, а с группой ячеек. Так что мы с вами сейчас рассмотрим способы выделения ячеек и основные приемы работы с ними.

Выделение ячеек

Как вам уже известно, чтобы сделать активной одну ячейку, нужно ее выделить. В Excel также можно делать активными группы ячеек, или, как принято говорить, диапазоны ячеек.

Чтобы выделить прямоугольный диапазон ячеек, то есть ячейки, которые находятся рядом, щелкните на левой верхней ячейке выделяемой области (рис. 2.10, слева, ячейка А5), только смотрите, чтобы указатель мышки был в виде белого крестика, и протяните рамку до нижней правой ячейки, удерживая нажатой кнопку мыши (до ячейки В8). Отпустите мышь для закрепления рамки.

Вы можете сделать активными и ячейки, которые находятся совсем не рядом, а в разных местах таблицы. Для этого щелкайте по ячейкам, удерживая нажатой клавишу Ctrl (рис. 2.10, справа).

Рис. 2.10. Выделение прямоугольного диапазона ячеек (слева) и ячеек в разных частях таблицы (справа)

Для выделения строки или столбца нужно навести указатель мыши на заголовок строки или столбца, и когда он примет вид маленькой черной стрелочки, щелкнуть (рис 2.11). Если хотите выделить несколько строк или столбцов, то тяните мышь, не отпуская от первого заголовка до последнего. Сколько протянете, столько строк или столбцов и выделится.

Рис. 2.11. Выделение строки и столбца

Чтобы выделить все ячейки таблицы, щелкните на кнопке с треугольником , которая находится в верхнем левом углу таблицы, или нажмите сочетание клавиш Ctrl+A.

Отменить любое выделение можно, щелкнув кнопкой мышки на любой ячейке.