Офисный компьютер для женщин: Изучаем Word, Excel, Outlook, PowerPoint

Это только кажется, что компьютер такой умный и надежный. На самом деле малейший сбой в системе, и вы получаете сообщение о том, что работа Word прекращена, и программа закрывается (рис. 1.125). Это весьма неутешительные сведения, учитывая то, что все, что мы не записали в память (то есть не сохранили), просто пропадает. И бесполезно рассказывать железному ящику, что вы этот текст три часа набирали. Он совершенно безжалостный и беспощадный.

Рис. 1.125. Такое окошко появляется, когда в работе программы происходит сбой

Выход один – как можно чаще сохранять документ. Просто нажимайте Ctrl+S или щелкайте вверху на кнопке . Много сил это не отнимет, зато нервов и времени сбережет достаточно.

ПРИМЕЧАНИЕ

Вообще в Word есть функция автоматического сохранения документа, если ее никто не отключил. И срабатывает она каждые 10 минут. Так что в случае чего пропадет ну максимум 10 минут работы.

Сохранить как

Эта кнопка открывает такое меню (рис. 1.126).

Если щелкнуть на пункте Сохранить как в меню Кнопки «Office», то откроется окно сохранения файла. Эта команда позволяет переименовать файл или записать его в другое место. Попробуйте ввести новое название (щелкните в строке Имя файла мышкой и набирайте) и нажмите Сохранить. Сохранили? Здорово! Но учтите, что теперь у нас есть два одинаковых файла с разными названиями. Изменения в одном файле никак не повлияют на другой. То есть мы взяли наш файл и сохранили его еще раз, но с другим именем.

Рис. 1.126. Меню Сохранить как

А теперь очень важная информация к размышлению.

Документы, сохраненные в формате Word 2007 (а именно в таком формате мы их и сохраняли, наши файлы имеют расширение DOCX), нельзя открыть на компьютере, где установлена одна из предыдущих версий Word. Помните об этом при отправке документа коллегам или друзьям и в том случае, если собираетесь работать с ним на другом компьютере. В таких случаях для сохранения нужно использовать формат, поддерживаемый предыдущими версиями Word. Чтобы сохранить документ в формате предыдущих версий Word, нажмите Кнопку «Office» и наведите указатель мыши на строку Сохранить как. Появится список, в котором нужно щелкнуть на пункте Документ Word 97-2003. А дальше все как обычно – вы увидите окно сохранения, в котором уже знаете, что делать.

Чтобы вы не пугались, документы, созданные в Word более ранних версий, без проблем открываются в Word 2007. Но открываются они в режиме ограниченной функциональности (рис. 1.127).

Рис. 1.127. Документ из «старого» Word

Многие пункты меню в таком режиме просто не будут работать. Но, если понадобится, вам уже не составит никакого труда взять и пересохранить этот документ в формате Word 2007.

Кстати, когда открыт такой «ограниченный» документ, в меню Кнопки «Office» появляется новая кнопка Преобразовать (рис. 1.128).

Рис. 1.128. Можем сразу преобразовать документ

Так что вы справитесь с задачей легким движением руки.

Остальные форматы, в которых можно сохранить ваш документ, мы рассматривать не будем.

Печать

Список команды Печать включает следующие команды (рис. 1.129).

Рис. 1.129. Меню Печать

• Печать. Откроет диалоговое окно, в котором вы сможете настроить все параметры печати (рис. 1.130).

Рис. 1.130. Окно Печать

Вы сможете выбрать принтер, решить, какие страницы печатать, задать количество копий и число страниц на напечатанном листе. Когда все выберете, не забудьте нажать ОК.

• Быстрая печать. Если вы хотите распечатать документ без всех этих дополнительных настроек, то просто нажмите эту кнопку.

• Предварительный просмотр. Выбрав эту команду, вы сможете увидеть, как будет выглядеть текст на листе бумаги. Вот такой вид будет иметь файл, если его распечатать (рис. 1.131). В этом режиме сразу будут видны все недостатки (например, что название расположено не по центру). Указатель мыши при этом примет вид лупы. Щелкнув на странице, вы сможете увеличить ее для более детального просмотра. Повторный щелчок приведет к уменьшению масштаба.

Рис. 1.131. Предварительный просмотр документа

Чтобы закрыть окно предварительного просмотра, щелкните на большой красной кнопке с крестиком справа на ленте.

Подготовить

Эта строка меню содержит команды, которые помогут вам подготовить ваш файл к рассылке.

Отправить

Здесь находятся команды, которые помогут вам отправить файл. По электронной почте, используя Bluetooth или по факсу.

Опубликовать