Office 2007. Мультимедийный курс

Возможности программы предусматривают настройку и выполнение оповещений (напоминаний) о предстоящей встрече за определенное время до ее начала (например, за 15 минут, за час и т. д.). Чтобы выполнить такую настройку, выберите из раскрывающегося списка Напоминание группы Параметры вкладки Встреча требуемый интервал времени.

В поле Показать как (вкладка Встреча, группа Параметры) можно указать информацию о вашей занятости для пользователей, просматривающих ваше расписание. Из раскрывающегося списка выберите один из следующих вариантов: Свободен, Под вопросом, Занят или Нет на работе.

В большое текстовое поле, которое расположено в нижней части окна, можно ввести дополнительную информацию произвольного характера о предстоящей встрече. Например, информацию, подробно раскрывающую суть встречи, либо обращающую внимание на те или иные аспекты предстоящей встречи (особенности собеседника, нежелательные для обсуждения темы и т. д.).

Все изменения, выполненные в окне ввода и редактирования информации о встрече, вступают в силу, как только вы нажмете кнопку Сохранить и закрыть, которая расположена слева вверху окна на вкладке Встреча.

Если необходимо сохранить выполненные изменения без закрытия окна редактирования встречи, то для этого в меню Кнопки «Office» выполните команду Сохранить либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S. При необходимости можно сохранить информацию о данной встрече в отдельном файле. Для этого в меню Кнопки «Office» выполните команду Сохранить как и в открывшемся окне по обычным правилам Windows укажите путь для сохранения и имя файла. При этом можно выбрать один из следующих форматов: текстовый формат, формат RTF, шаблон Outlook, формат сообщения, формат iCalendar или формат vCalendar.

ПРИМЕЧАНИЕ

В программе Microsoft Outlook 2007 событие – это мероприятие, которое по времени продолжается не менее 24 часов, а встреча – это мероприятие, которое продолжается не более 24 часов.

Для удаления текущей встречи, находясь в окне редактирования, выполните команду меню Кнопка «Office» → Удалить либо нажмите комбинацию клавиш Ctrl+D. Чтобы удалить встречу из списка встреч, выделите ее и выполните команду Удалить контекстного меню. Как в первом, так и во втором случае при удалении встречи следует соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, а сразу удаляет встречу без предупреждения (однако если перед удалением в окне редактирования встречи были выполнены какие-то изменения и они не были сохранены, то приложение выдаст дополнительный запрос).

Если для проведения встречи приглашаются лица либо привлекаются дополнительные ресурсы, то она называется собранием. Информацию о собрании вводят в окне редактирования в режиме Планирование (рис. 5.14).

Рис. 5.14. Планирование собрания

Список участников предстоящего собрания формируется в поле Все участники. Чтобы добавить в это поле нового участника, щелкните кнопкой мыши в ячейке Щелчок добавит имя и введите фамилию участника. Если информация о добавляемом участнике ранее была введена в программу, то вам будет предложено ввести полное наименование участника (например, фамилия, имя, отчество и электронный адрес). Кнопкой Другие вы можете выбрать участников собрания из адресной книги.

Кнопка Автовыбор предназначена для автоматического выбора времени собрания, которое устраивало бы всех его участников. Однако данный механизм можно использовать, только если все участники совещания доступны в сети и отражают информацию о своих планах в программе Microsoft Outlook 2007.

В поле Время начала укажите дату начала проведения собрания, а правее от этого поля – конкретное время начала встречи. Требуемую дату задают в календаре, который открываются нажатием кнопки выбора. Время начала встречи выбирают из раскрывающегося списка либо вводят с клавиатуры. Аналогичным образом в поля Время окончания вводят дату и точное время окончания собрания.